Työaikaseuranta on pakollista joka yritykselle. Työajanseurantalaki on sen puolesta harvinaisen selvä, keplottelu ei onnistu oikein millään.
Eikä se kannatakaan, sillä hyvin hoidettuna firman toiminta pyörii työaikalainkin puolesta kuin rasvattuna.
Lakisääteinen työaikaseuranta on mahdollista todella monella eri tavalla. Vaikka lähes automaattisesti tai sulovilenmäisesti (eli kun sain halvalla).
Jos pakollinen työaikaseuranta tuntuu rasittavalta, niin ei hätää. On olemassa myös helppoja (ja jopa mukavia) tapoja hoitaa työaikaseuranta.
Tässä jutussa kerromme sinulle vaihtoehtosi työaikakirjanpidon hoitamiseen, vaikeasta helppoon ja halvasta mukavaan.
Etkö jaksa lukea loppuun?
Hoida työaikaseuranta lain vaatimalla tavalla laakista kuntoon Deltabitin työajanseurantajärjestelmällä.
Työaikalaki sanoo: työaikakirjanpito kuntoon
Kertauksena vielä kerran: työaikaseuranta on pakollista jokaiselle yritykselle.
Työaikalaissa lukee, että työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritettavat korvaukset työntekijöittäin.
Korvaukset tarkoittavat selkosuomella yleensä palkkaa tai vapaata, jos työt ovat menneet ylitöiden puolelle.
Kirjanpitoon on merkittävä säännöllisten työtuntien lisäksi myös esimerkiksi ylityötunnit.
Vaikka työaika ei olisi säännöllinen, on tunnit silti kirjattava. Vaikka tekisit satunnaista keikkatyötä tai sinulla ei ole säännöllistä työaikaa, työmäärää pitää silti valvoa.
Ylimääräistä ei saa tehdä edes sopimalla
Mitä jos sinulla olisi intoa tehdä töitä reilumminkin? Raha kun tulee aina tarpeeseen.
Liikaa töitä ei silti saa tehdä. Siitä ei edes saa sopia yhdessä työntekijän ja työnantajan kanssa.
Mukavan joustavasti laki ei kerro, kuinka tuntien kirjaaminen tehdään. Tekemisen voi antaa työntekijälle itselleen tai esimies saa kysellä niiden perään.
Yrityksellä on silti vastuu seurata, että töitä tehdään lain mukaan. Viimeinen vastuu on tässäkin asiassa toimitusjohtajalla.
Tietojen kirjaamisen pitää olla myös säännöllistä. Ei riitä, että tunnit kirjataan kerran vuodessa. Eikä niitä tietenkään voi raapustaa paperille etukäteen.
Työsuojelutarkastuksessa tarkastetaan myös työaikakirjanpito
Työaikojen valvonta tehdään useimmiten samalla, kun yritykseen tehdään työsuojelutarkastus.
Työsuojelutarkastuksen sattuessa työnantajan on pyydettäessä esitettävä työntekijöitä koskeva työaikakirjanpito, eli päivittäiset työtunnit.
Täydellistä työaikakirjanpitoa on hankala taikoa tyhjästä. Se vaatii systemaattisuutta ja pitkäjänteisyyttä.
Työntekijäkin voi tarkastaa kirjauksensa
Työsuojelutarkastajan lisäksi myös työntekijällä on oikeus tietää hänestä tehdyt kirjaukset. Vastauksien antaminen voi olla joskus aika kimuranttia, jos työajat ovat kovin epäsäännölliset.
Tärkeimmät tiedot näkyvät yleensä palkkakuitilla, joten kerran kuussa työntekijä näkee työaikakirjanpidon tilanteensa.
Tässä työsuojeluviranomaisten ohje:
Näin valmistaudut työsuojelutarkastukseen
Kuulostaako tutulta? Työsuojelutarkastuksessa tarvitaan työaikakirjanpito. Eli se on automaattisesti pakollinen.
Asiaa voi miettiä myös toisin päin: mitä jos työaikaseuranta olisikin työkalu firman tekemisen parantamiseen? Sekin on mahdollista.
Kunnon järjestelmällä lakisääteinen työaikaseuranta on teoriassa helppoa. Kaikki riippuu kuitenkin työntekijöiden sitoutumisesta tuntien kirjaamiseen. Jos motivaatio ei ole kohdallaan, yrittäjälle tulee tuntien setvimisestä paljon ylimääräistä hommaa.
Jos työaikaseuranta tehdään huolellisesti, siitä on oikeaa hyötyä sinullekin. Ja onhan se hyvä, että tämäkin lakisääteinen asia on teillä hoidossa.
Eikä sen tarvitse olla vaikeaa.
Työaikakirjanpito säästää hermoja
Työaikaseurannasta voi saada paljon irti, jos sen tekee oikein. Pakollisuus ei tarkoita, että se olisi turhanpäiväistä ajan tuhlaamista.
Työaikakirjanpidon hyötyjä on paljon:
- Työntekijät eivät pala loppuun, kun työtunnit ja vapaat ovat sopivassa suhteessa.
- Palkat maksetaan oikein toteutuneiden tuntien mukaan.
- Tasapuolinen kaikille, kun kaikkien työtä seurataan samalla lailla.
- Työhyvinvointi paranee, sillä turha vertailu jää pois.
- Raportointi ja palkanlaskenta helpottuvat, kun tiedot ovat tallessa.
Hyvä työaikaseuranta säästää aikaa ja rahaa. Ja hermoja. Sen lisäksi se parantaa ainakin tunnollisten työntekijöiden viihtyvyyttä.
Koska työaikaseuranta on pakollista, se kannattaa hoitaa kerralla kunnolla, eikä jättää ”sitten joskus” tehtäväksi.
Työsuojelutarkastuksistakin tulee ylpeilyn aiheita, kun hommat on tehty esimerkillisesti. Pienellä vaivalla saa suuren hyödyn.
Työaikalain rikkomisen seuraukset: korjauskehotus, sakko tai vankila
Yrityksiin tehdään työsuojelutarkastuksia työsuojeluviranomaisten toimesta. Työhön liittyvien lakisääteisten asioiden tulisi olla kunnossa, jotta tarkastuksesta pääsee läpi.
Myös työaikaseuranta syynätään tarkastuksessa.
Tarkastuksessa tarkastajat voivat pyytää nähtäväkseen työaikakirjanpidon. Jos se löytyy ja ylityöt ja vapaat ovat lain mukaisia, kaikki on kunnossa.
Pienistä puutteista pääsee helpolla. Riittää, kun ongelman korjaa kehotuksen mukaisesti.
Jos epäkohtaa ei kuitenkaan korjata, asia voi edetä työsuojeluviranomaisen käsiteltäväksi ja johtaa jatkotoimenpiteisiin.
Seurauksia tulee myös silloin, jos lakia on rikottu oikein reilusti. Ylitöitä on tehty enemmän kuin laki sallii. Tai viikkovapaista ei ole huolehdittu.
Seuraukset riippuvat tilanteesta. Sakkoa voi napsahtaa enemmän tai vähemmän.
Erittäin vakavissa tapauksissa on mahdollista joutua jopa vankilaan ja liiketoimintakieltoon. Se on kuitenkin erittäin harvinaista, sillä silloin toiminnan on pitänyt olla todella törkeää.
Työaikalain rikkominen ei tee hyvää firman maineelle. Siksi työajan seuraaminen kannattaa.
Työajan kirjaamisen ja seuraamisen voi hoitaa sähköisesti tai käsin
On monta tapaa toteuttaa työaikaseuranta niin, että se täyttää lain vaatimukset. Laki ei määrittele toteutustapaa. Riittää, kun homma hoituu.
- Työntekijät arvostavat helppoa tuntien kirjaamista.
- Työnantajalle tärkeää on tietojen vaivaton seuranta.
Helpoin ja luotettavin: sähköinen työajanseurantajärjestelmä
Kätevimmin työaikakirjanpito onnistuu hyvällä työajanseurantajärjestelmällä.
Työtuntien seuranta tapahtuu kahdessa vaiheessa:
- Työntekijät kirjaavat työtunnit joko työaikapäätteellä tai internet-selaimella.
- Työaikavastaava seuraa työaikaa automaattisesti luotujen raporttien perusteella.
Näiden kahden vaiheen välissä automaattinen laskenta tekee ihmeitään seuraamalla etukäteen tehtyjä automatiikkamäärityksiä.
Raportteja voi lakisääteisen työaikakirjanpidon lisäksi käyttää myös palkanlaskennan apuna ja työn sisällön analysointiin. Työtunnit voi eritellä palkkalajeihin ja työajan lajitella eri tehtäviin kuluneen ajan mukaan.
Halvempi, mutta vaivalloinen: käsin hoidettu työaikakirjanpito
Perinteinen tuntilapun täyttökin käy. Kätevää se ei välttämättä ole, mutta täyttää työaikalain vaatimukset.
- Työntekijät kirjaavat tunnit käsin esimerkiksi paperille tai Excel-taulukkoon
- Työaikavastaava laskeskelee tunteja ja katsoo vastaavatko ne lakia (ja työehtosopimuksia).
Tässä tapauksessa välivaiheen tehtäviin kuuluu lappujen keräily. Hieman luovaakin työtä saatetaan tarvita, jos lappuja on hukassa tai käsiala ei ole aivan priimaa.
Kirjaaminen, seuranta ja raportointi onnistuvat, kun siihen käyttää aikaa. Jos käytetyn työajan jättää pois, niin tämä on edullisin vaihtoehto.
Valmiit Excel-pohjat käyttöösi ilmaiseksi
Jos ”ilmainen” työaikaseuranta kiinnostaa, meiltä löytyy valmiita pohjia käyttöösi:
Ilmainen työajanseuranta: tuntilista- ja Excel-pohjat käyttöösi
Deltabitin tuotteilla työaikalain seuraaminen käy helpommin
Yritykset ovat erilaisia. Siksi vaihtoehtojakin pitää olla, sekä työajan kirjauksiin että työajan seurantaan.
Kirjaukset sormenjäljellä, leimaustunnisteella tai koodilla
Tietyssä paikassa tehdylle säännölliselle työlle sopii parhaiten työajanleimaus päätteellä. Jos työtä tehdään tietokoneella tai matkustetaan paljon, selaimella tehtävä työaikakirjaus toimii parhaiten.
Toteutamme haluamasi leimaukset haluamallasi tavalla: sormenjäljellä, leimaustunnisteella tai koodilla. Projekti- tai työtehtäväkohtainen kirjaaminen onnistuu myös.
Kerro vain, mitä haluat ja tarvitset.
Raporteille tunnit, palkkalajit, poissaolot ja projektit
Raportit voidaan suunnitella toiveidesi mukaisiksi.
Riittävätkö pelkät tehdyt työtunnit lakisääteiseen seurantaan? Haluatko nähdä myös poissaolot?
Voimme myös lajitella tunnit palkkalajeittain palkanlaskennan avuksi.
Haluaisitko tietää, miten paljon työaikaa on käytetty yhteen projektiin?
Kaikki käy.
Ammattilaisemme hoitavat automatisoinnin
Tulo- ja lähtökirjausten ja valmiin raportin välillä automatisointi hoitaa lähes kaiken puolestasi. Saat reaaliaikaisen ja tarkan raportin muutamalla klikkauksella kun tarvitset.
Mahdolliset ongelmatilanteetkin on helpompi ratkaista, kun on mustaa valkoisella.
Me hoidamme automatisoinnin puolestasi ja räätälöimme raportit tarpeisiisi sopivaksi. Riittää, kun kerrot meille työvuorot tulo- ja lähtöaikoineen sekä palkkalajit ja poissaolotyypit laskentasääntöineen.
Käyttöönotto sujuu nopeasti. Toisinaan yksi puhelu riittää ja saamme tehtyä kaiken valmiiksi puhelun aikana. Joskus tarvitaan enemmän hommia.
Lakisääteinen pakko muuttuu hetkessä helpoksi ja mukavaksi työajanhallinnaksi. Katso vaikka videolta. Työsuojelutarkastaja saa tulla!
Ota yhteyttä!
Sähköposti: [email protected]
Puhelin: 010 8358550
Klikkaa itsesi takaisin blogiin! 👉
Sinua saattaisi kiinnostaa myös nämä jutut!
Työvuorosuunnittelun perusteet
Ota talteen vinkit, joilla saat
työvuorosuunnittelun perusteet haltuusi.
Lue lisää!
Kuinka automatisoit
hälytysjärjestelmien hallinnan?
Deltabitin kulunvalvontajärjestelmän avulla
onnistuu myös hälytysjärjestelmän hallinta.
Lue lisää!
