Ilmainen työajanseuranta toimii, jos yrityksesi työajat ovat selkeitä eikä arjessa ole paljon vaihtelua. Silloin paperinen tuntilista, Excel-pohja tai kevyt nettipohjainen ilmaisohjelma voi olla aivan riittävä tapa hoitaa asia.
Täältä löydät ilmaisia tuntilista- ja Excel-pohjia sekä esimerkkejä siitä, millaisissa tilanteissa ilmainen työajanseuranta toimii hyvin ja missä vaiheessa sen käyttö alkaa viedä enemmän aikaa kuin säästää.
Milloin ilmainen työajanseuranta riittää?
Ilmainen työajanseuranta sopii parhaiten tilanteisiin, joissa työntekijöitä on vähän, työajat pysyvät pääosin samoina ja kirjaukset ovat melko suoraviivaisia.
Tällöin kyse on usein siitä, että työaikoja tarvitsee vain merkitä ylös ja varmistaa, että tunnit löytyvät työntekijäkohtaisesti. Tämä täyttää työajanseurannan vähimmäisvaatimuksen.
Työajanseurannan vähimmäisvaatimus
Lain mukaan työnantajan on pidettävä kirjaa tehdyistä työtunneista ja niistä maksetuista korvauksista työntekijöittäin. Toisin sanoen työajanseuranta on järjestettävä jokaisessa yli yhden hengen yrityksessä – tavalla tai toisella.
Kyse ei ole vain hyödyllisestä työkalusta, vaan myös lakisääteisestä velvoitteesta. Työnantajan pitää pystyä osoittamaan jokaisen työntekijän kohdalla, paljonko työtä on tehty ja mitä korvauksia siitä on maksettu.
Lue lisää työajanseurannasta ja laista
Kolme ilmaista vaihtoehtoa työajanseurantaan
Voit hoitaa ilmaisen työajanseurannan kolmella tavalla:
- Kirjaamalla tunnit paperille.
- Kirjaamalla tunnit Exceliin tai muuhun taulukkoon.
- Kirjaamalla tunnit ilmaisella nettipohjaisella työkalulla.
1. Paperinen tuntilista
Perinteisin tapa hoitaa työajanseuranta on paperinen tuntilista. Siinä työntekijä merkitsee työaikansa käsin ylös päivittäin, ja kuun lopussa tiedot tarkistetaan.
Tämä voi toimia hyvin pienessä yrityksessä, jossa työajat ovat selkeät ja kirjaukset tehdään säännöllisesti.
Haittapuolena on, että kaikki tieto pitää käsitellä käsin. Jos merkintöjä puuttuu, niiden selvittäminen vie aikaa. Paperiset tuntilaput myös unohtuvat ja hukkuvat helposti. Lisäksi tietojen hyödyntäminen muualla, kuten palkanlaskennassa, on vaivalloista.
Ilmainen tuntilistapohja
Jos etsit mahdollisimman yksinkertaista tapaa kirjata tunnit ylös, ota käyttöösi tämä ilmainen tuntilistapohja.
Lataa ilmainen tuntilistapohja
2. Ilmainen työajanseuranta Excelillä
Moni hoitaa ilmaisen työajanseurannan Excelillä, koska tiedot pysyvät siinä sähköisessä muodossa ja laskentaa voi tehdä ainakin osittain automaattisesti.
Excel-pohja on paperia käytännöllisempi silloin, kun haluat pitää kirjaukset siististi yhdessä paikassa ja työaikoihin liittyy jonkin verran toistuvaa laskentaa.
Ilmainen Excel-pohja
Jos haluat kirjata työajat ylös ilman automaattista laskentaa, tämä pohja sopii siihen hyvin.
Ilmainen Excel-pohja laskennalla
Tämä versio sopii paremmin tilanteisiin, joissa tarvitset jo jonkin verran laskentaominaisuuksia, kuten tulo- ja lähtöajan erotuksen tai lounastauon vähentämisen.
Lataa ilmainen laskentataulukkopohja
Excel toimii hyvin tiettyyn pisteeseen asti. Kun mukaan tulee enemmän sääntöjä, poikkeuksia ja laskentaa, kokonaisuus muuttuu helposti raskaaksi ja virheiden mahdollisuus kasvaa.
3. Nettipohjainen ilmainen työajanseuranta
Kolmas vaihtoehto on nettipohjainen ilmaisohjelma. Silloin kirjauksiin riittää yleensä selain, mikä helpottaa käyttöä erityisesti silloin, kun työaikoja halutaan merkitä eri paikoissa tai liikkuvassa työssä.
Monet ilmaiset ohjelmat on kuitenkin suunniteltu enemmän freelancereille tai laskutettavien tuntien seurantaan kuin yrityksen työaikojen hallintaan. Siksi ne voivat sopia kevyeseen käyttöön, mutta eivät aina tilanteisiin, joissa työaikojen käsittelyyn liittyy enemmän ehtoja ja poikkeuksia.
Jos ilmainen ohjelma ei ihan riitä yrityksesi tarpeisiin, Deltabitin mobiili työajanseuranta voi olla hyvä vaihtoehto. Se on kevyt käyttää, mutta tarjoaa enemmän mahdollisuuksia kuin ilmaisohjelmat.
Tutustu Deltabitin mobiiliin työajanseurantaan
Esimerkkipohjia ylitöiden laskentaan
Tässä on pari esimerkkiä siitä, miten voit helpottaa ylitöiden laskentaa ilmaisessa työajanseurannassa.
Kiinteä tai liukuva työaika ja vuorokautiset ylityöt
Jos työpaikalla tehdään välillä ylitöitä, niiden seuranta voi onnistua myös Excel-pohjalla. Kirjaa taulukkoon päivämäärä, tulo- ja lähtöajat sekä päivän aikana pidetyt palkattomat tauot.
Näiden tietojen pohjalta voit laskea työajan sekä 50 %:n ja 100 %:n ylityöt. Pohja toimii parhaiten silloin, kun ylityölaskenta pysyy melko selkeänä eikä samaan taulukkoon tarvitse mahduttaa kovin monta erilaista sääntöä.
Lataa tuntilistapohja (PDF)
Lataa tuntilistapohja (Excel)
Taulukossa ei ole valmista laskentaa, vaan laskenta tehdään itse. Näin pohja pysyy yksinkertaisempana ja virheiden riski pienempänä.
Säännöllinen työaika ja viikkoylityöt
Jos yrityksessäsi käytetään viikkoylityötä päivittäisen ylityön sijaan, alla olevasta taulukosta voi olla apua. Voit määrittää taulukkoon jakson oletustuntimäärän, jonka ylittävät tunnit tulkitaan ylityöksi.
Tätä taulukkoa käyttäessäsi sinun on tehtävä jokaiselle seurantajaksolle oma taulukko, jotta laskenta pysyy oikeana.
Milloin ilmainen työajanseuranta ei enää riitä?
Ilmainen työajanseuranta alkaa tuntua raskaalta yleensä silloin, kun työaikojen kirjaaminen ei ole enää pelkkää tuntien merkitsemistä ylös.
Jo pelkästään se, että yrityksessä on käytössä työehtosopimus, voi lisätä työaikojen käsittelyyn niin paljon ehtoja, että ilmainen ratkaisu muuttuu nopeasti työlääksi pienessäkin yrityksessä.
Tällainen tilanne on usein käsillä, kun:
- Joudut selvittelemään puuttuvia kirjauksia jatkuvasti.
- Joudut käyttämään paljon aikaa työaikojen laskemiseen.
- Joudut käyttämään paljon aikaa työaikojen tarkistamiseen.
- Haluat saada käyttöösi työaikaraportteja.
- Haluat hoitaa lakisääteisen työaikakirjanpidon helpommin.
Kiinnostaisiko valmiimpi ratkaisu?
Jos ilmainen työajanseuranta tuntuu liian rajalliselta, mutta tavoitteena on edelleen selkeä ja suoraviivainen tapa hoitaa työajat, kannattaa tutustua myös valmiimpiin vaihtoehtoihin.
Deltabitin työajanseuranta on oikea ratkaisu, kun haluat vähentää käsin tehtävää työtä, helpottaa työaikojen tarkistusta ja pitää työaikojen hallinnan selkeänä ilman turhaa monimutkaisuutta.
Ota yhteyttä, niin mietitään yhdessä millainen ratkaisu sopisi yrityksesi käyttöön. Yhteydenotto ei vielä sido mihinkään.
Sähköposti: info@deltabit.fi
Puhelin: 010 8358550