Työajanseuranta ja kulunvalvonta huolettomasti pilvipalveluna vai omilla koneilla?

Kunnon yrittäjä koittaa aina päästä mahdollisimman helpolla rutiinihommista. Tai ainakin hänen pitäisi. Pakolliset hommat täytyy tehdä, mutta mieluiten ne hoituisivat itsestään.

Sama pätee myös työntekijöihin. On turha tehdä asioita monimutkaisemmin kuin on pakko. Mielummin tehdään oikeita töitä kuin junnataan rutiinien kanssa.

Oikeat valinnat järjestelmiä hankittaessa voivat säästää reilusti vaivoja myöhemmin – ja erityisesti hermoja.

Tässä jutussa kerromme, mitä hyötyjä saat, kun hoidat työajanseurannan ja kulunvalvonnan pilvipalveluna.

Kerromme myös, missä tapauksissa sinun kannattaa vastata itse laitteiden ja ohjelmien hallinnasta. Sekin on joskus järkevää!

Kuva työntekijä rentoutuu
Kuva: Hutomo Abrianto

Automatisoi työajanseuranta ja kulunvalvonta – ja unohda ne

Deltabitin osaaminen keskittyy toistuivien tehtävien sujuvoittamiseen: kuinka saat hoidettua pakolliset rutiinihommat työajanseurannassa ja kulunvalvonnassa mahdollisimman yksinkertaisesti ja helposti.

Toteutamme yksinkertaisuutta monipuolisesti ja helppoutta jatkuvasti parantaen. Mutta kuitenkin siten, että emme rajoita valinnan mahdollisuuksiasi.

Se voi tarkoittaa esimerkiksi näitä asioita:

  • Henkilöt tunnistetaan sormenjäljellä, jotta heidän ei tarvitse muistaa ottaa mitään mukaan eikä kenenkään tarvitse huolehtia unohduksista. Mutta myös avaimenperätunnisteita ja koodia voi käyttää.
  • Voit automatisoida koko työajanseurannan leimauksesta siihen asti, että työtunnit ilmestyvät raportille valmiiksi laskettuna. Automatisointi hoituu vaivatta, kun teemme määrittelyt puolestasi minimiajassa.
  • Ajasta lukot aukeamaan automaattisesti haluamaasi aikaan ja salli kulku muina aikoina tietyille henkilöille. Jos tarvitaan käsisäätöä, voit hoitaa lukkojen tilan seurannan ja satunnaiset availut etänä omalta koneelta.

Älykäs hallinta keskitetysti

Jotta hommat toimivat helposti ja huolettomasti, tarvitaan taustalle yllättävän osaava järjestelmä. Äly, joka tekee monimutkaisesta yksinkertaista.

Luotettavuuden takaa keskitetty palvelin, joka hoitaa viestinnän järjestelmän eri osien kanssa, tallentaa tiedot ja seuraa toimintaa. Se on järjestelmän aivot.

Kun taustalla pyörivä järjestelmä on päällä, kaikki toimii hienosti. Mutta kun sen kanssa on ongelmia, se alkaa pikkuhiljaa näkyä käytössä. Tai toisinaan saman tien.

Pienetkin ongelmat ärsyttävät. Isot voivat pahimmillaan estää käytön kokonaan.

Tavoitteena on tottakai, että näin ei kävisi koskaan. Jotta kaikki toimii jatkuvasti kunnolla, järjestelmän toimintaa pitää valvoa, ammattimaisesti ja säännöllisesti.

Näin huomaat ajoissa, jos esimerkiksi verkkoyhteyden kanssa on ongelmia tai ukkosen aiheuttama sähköpiikki on rikkonut tietokoneen osia.

Pilvipalvelu vai omat koneet?

Järjestelmässä pitää siis olla älyä. Ohjelmoitu älykkyys ei kuitenkaan riitä, vaan myös ihmisten osaamista tarvitaan.

Mitä vaihtoehtoja sinulla on?

Käytännössä kysymys on siitä, kuinka hoidat keskitetyn palvelimen pyörityksen ja kuka siitä vastaa. Sen voi hoitaa kahdella tavalla:

  1. Pilvipalveluna Deltabitin toimesta
  2. Omilla koneilla omassa verkossa

Molemmilla on faninsa. Toinen on huoleton ja toinen tarjoaa kontrollia. Tässä lyhyesti näiden vaihtoehtojen vertailu.

Pilvipalvelu – huoletonta meininkiä

  • Deltabit vastaa täysin palvelimesta – sekä laitteista että ohjelmista
  • Ohjelmat ja laitteet ovat yhteydessä palvelimeen internet-yhteyden kautta
  • Deltabit valvoo järjestelmän toimintaa ja korjaa ongelmia

Järjestelmäkuva Deltabit tyoajanseuranta- ja kulunvalvontajärjestelmä pilvipalveluna

Omat koneet – tee se itse -yrityksille

  • Vastaat itse täysin palvelimesta tietokoneen hankinnasta ohjelmien ylläpitoon
  • Yleensä koko järjestelmä on yrityksenne sisäverkossa
  • Valvot itse järjestelmän toimintaa ja reagoit ongelmiin

Järjestelmäkuva Deltabit tyoajanseuranta- ja kulunvalvontajärjestelmä omalla koneella

Kumpi on sinulle parempi vaihtoehto?

Kun kulunvalvonta tai työajanseuranta on pilvipalveluna, voit keskittyä tekemiseen, eivätkä tietokoneiden hallintahommat rasita. Omia tietokoneita käytettäessä olet taas riippumattomampi ulkopuolisista, mutta sinun pitää vastata myös ylläpidosta.

Pilvipalvelu tarjoaa helppoutta ja luotettavuutta. Omilla koneilla saat hallintaa ja vastuuta.

Yksinkertaistettuna voisi sanoa, että jos teillä ei ole yrityksenne palkkalistoilla ATK- tai IT-vastaavaa, pilvipalvelu on ehdottomasti oikea ratkaisu.

Jos teiltä löytyy oma ATK-guru, niin pilvipalvelu on silti useimmiten kätevämpi. Kun Deltabit huolehtii palvelun pyörittämisestä ja päivityksistä, niin luotettavuus on tasaisesti hyvällä tasolla.

Oma asennus on paras vaihtoehto silloin, kun haluatte kaiken toimivan omassa verkossanne ja omassa hallinnassanne. Tässä tapauksessa teidän pitää varautua käyttämään enemmän aikaa toiminnan seuraamiseen.

Miten vaihtoehtojen erot näkyvät päivittäisessä tekemisessä?

Pilvipalvelu

Pilvipalvelussa Deltabit seuraa järjestelmän toimivuutta ja katsoo, että yhteydet ovat kunnossa. Tavoitteena on, että työajanseuranta ja kulunvalvonta toimivat teidän näkökulmastanne kuin itsestään.

Jos ongelmia tulee, ne havaitaan usein ennen kuin ne näkyvät käyttäjille millään tavalla. Ongelmien sattuessa Deltabit joko korjaa sen itse tai ottaa teihin yhteyttä, jos se vaatii teidän toimenpiteitänne.

Tällainen tilanne voi tulla esimerkiksi, jos verkkoyhteys jollekin laitteelle on jostakin syystä poikki.

Jos huomaatte ongelman omissa tiloissanne, ettekä saa sitä korjattua voitte ottaa yhteyttä Deltabitiin. Ilmoituksen jälkeen voimme analysoida tilannetta itsenäisesti ja korjata ongelman usein etänä ilman, että teidän tarvitsee tehdä mitään muuta kuin ilmoittaa meille ongelmasta.

Asennus omalle koneelle omassa verkossa

Tässä tapauksessa Deltabit ei valvo järjestelmää, vaan se on teidän vastuullanne. Koska ongelmia tulee harvoin, useimmiten ongelma huomataan vasta, kun jokin ei toimi.

Silloin ongelmaan pitää yleensä reagoida välittömästi, koska tilanne on päällä.

Jos ette saa ratkaistua ongelmaa itse, voitte ottaa yhteyttä Deltabitiin, jolloin voimme antaa ohjeita ongelman ratkaisemiseksi.

Seuraava askel on, että sovimme ajan etätapaamiselle. Siinä käynnistätte etäyhteysohjelmiston halutulla tietokoneella ja otamme etäyhteyden analysoidaksemme ongelmaa paremmin ja mahdollisesti myös ratkomme sitä saman tien.

Kun ongelma on ratkaistu, teidän kannattaa valvoa tilannetta vielä hetki, jotta on selvää, että se ei toistu.

Mikä on käyttäjien valinta?

Kuva mies levittelee käsiään blogiKuva: Elevate

Ei ole kovin yllättävää, että kun esitämme vaihtoehdot, niin likipitäen kaikki valitsevat pilvipalvelun. Koska kulunvalvonta- tai työajanseurantajärjestelmä muutenkin hankitaan yleensä vaivattomuuden vuoksi, niin myös ylläpito ja valvonta halutaan tehdä mahdollisimman helpoksi.

Kun Deltabitin ammattilaiset valvovat järjestelmän toimintaa ja ratkovat ongelmia ennakoivasti, on käyttäminen helpompaa ja ennen kaikkea huolettomampaa.

Kuten kaikessa muussakin toiminnassamme, koitamme tehdä asiat helposti, mutta ilman, että rajoitamme vaihtoehtoja. Jos omatoiminen järjestelmän pyörittäminen sopii teille paremmin, sekin onnistuu.

Kysy, niin me vastaamme

Pilvi vai omat koneet? Jos et osaa päättää, niin kysy vinkkejä. Me autamme aina mielellämme.

 

Ota yhteyttä

Varaa esittely tai kysy lisääinfo@deltabit.fi

Tai soita
010 8358500

 

 

Maatalouden ja elintarvikealan työajanseuranta ja kulunvalvonta

Ruoan saaminen pöytään asti vaatii paljon osaamista ja tekijöitä.

Raaka-aineet pitää kasvattaa ja korjata. Eläimet pitää ruokkia ja hoitaa. Raaka-aineista pitää jalostaa jotakin, mistä ihmiset ovat kiinnostuneita. Ruoat pitää pakata ja ne pitää saada kauppoihin ja ravintoloihin.

Kilpailu on armotonta ja tämä kaikki pitää tehdä todella tehokkaasti. Muuten homma ei kannata.

Jotta nälkäiset ihmiset saisivat vatsansa täyteen, ruoan tekijöillä on paljon tehtävää. Tärkeitä, tuottavia hommia.

Mutta myös paljon niitä, jotka eivät tuota mitään, mutta jotka kuitenkin pitää saada tehtyä alta pois.

Jotta elintarvikkeiden tekijät saisivat keskittyä niihin tärkeämpiin asioihin, Deltabit Gatekeeper koittaa hoitaa pari pakollista asiaa alta pois mahdollisimman vähällä vaivalla, nimittäin työajanseurannan ja kulunvalvonnan.

Kuluntavalvonta ja työajanseuranta maataloudessa ja elintarviketeollisuudessa

Työajanseuranta

Työajanseuranta on lain mukaan pakko hoitaa jokaisessa yrityksessä. Työtunnit pitää kerätä talteen, niitä pitää seurata ja tarkastuksen tullessa ne pitää pystyä myös raportoimaan.

Työtä pitäisi tehdä tarpeeksi, jotta työnantaja saa vastinetta palkalleen. Mutta sitä ei kuitenkaan saa tehdä liikaa.

Vaikka intoa työntekoon riittää, niin taukoja pitää pitää ja niiden pitämistä valvoa. Muuten tulee tupenrapinat työsuojelutarkastuksen osuessa kohdalle.

Työaikaa voi seurata käsipelillä, eli kirjoittaa lapuille tunnit. Kuukauden jälkeen käyt laput läpi ja kasaat niistä yhteenvedon. Tai hieman kehittyneemmin voit käyttää siihen myös Exceliä. Jos tällainen ”ilmainen” työajanseuranta kiinnostaa, kannattaa lukea juttumme täältä: Ilmainen työajanseuranta: tuntilista- ja Excel-pohjat käyttöösi.

Kuva Deltabit - Käsin tehty tuntilistapohja

”Ilmainen” on lainausmerkeissä, koska käsin tehtävä työajanseuranta on vain näennäisesti ilmaista.

Siihen kuluu työaikaa, joskus paljonkin, jos lappuja hukkuu tai käsialasta ei saa selvää. Päälle tulee vielä tietojen jalostus, vaikka palkkojen laskemista varten. Jokainen lappu pitää käydä erikseen läpi ja laskea, paljonko työtunteja tuli ja menikö ylitöiksi.

Toinen vaihtoehto on, että työajanseurannan hoitaa sähköisesti. Sähköisessä työajanseurannassa tunnit kirjataan työajanseurantalaitteella tai mobiilisti puhelimella keskitettyyn järjestelmään. Sen jälkeen työajanseurantaohjelma pureskelee ne automaattisesti etukäteen määritettyjen sääntöjen perusteella tuntiraporteiksi.

Sähköisessä työajanseurannassa on vielä sekin etu, että se helpottaa paperihommia työajanseurannan lisäksi myös palkkojen maksussa. Kun tunnit on eritelty palkkalajeittain, palkat saa laskettua ja maksettua paljon kätevämmin.

Kulunvalvonta

Ruoan tuotannossa turvallisuus on yllättävän tärkeässä osassa. Säädöksiä on paljon. Tiloihin saa mennä vain puhtaana ja varusteet pitää olla kunnossa. Kulkua pitää pystyä valvomaan ja hallitsemaan.

Vaihtoehtoja on käytännössä kaksi:

  1. Avaimet
  2. Kulunvalvontajärjestelmä

Kun annat avaimet kaikille työntekijöille, jotka niitä tarvitsevat, niin homma on sillä hoidettu. Mutta avaimien hallitsemisessa on oma vaivansa. Vaiva ei ole suuri, jos töitä tekevät isäntä, emäntä ja pari muuta.

Mutta kun siirrytään suuremmalle tilalle tai tehtaaseen, niin aikaa alkaa kulua reilusti enemmän. Plus huolet lisääntyvät, kun avaimia hukkuu. Tilakoot ovat koko ajan suurenemassa ja jalostamoidenkin pitäisi kasvaa, jotta saadaan tulosta aikaiseksi. Kausityövoimaakin on pilvin pimein.

Vaikka hygienia ja turvallisuus ovat tärkeitä, niin kulkemisen pitäisi silti olla helppoa. Mieltä ei paljoa lämmitä, kun kulkulätkä tai avaimet putoavat kymmenennen kerran lietealtaaseen. Tai kun ne ovat pukuhuoneessa juuri sen väärän takin taskussa.

Maatalous kulunvalvonta epätoivoinen mies

Deltabit tekee kulkemisesta ja työajan seurannasta helpompaa

Deltabit on vääntänyt tuotteita pitkään. Matkan varrella kyytiin on tullut yllättävän suuri määrä firmoja, jotka ovat jollakin tavalla ruoan kanssa tekemisissä.

Olemme päässeet heidän kanssaan parantamaan tuotteitamme vuosi vuodelta paremmin ruoan tuotantoon ja jalostukseen sopiviksi. Siksi tuotteidemme hankinta, käyttöönotto ja käyttö sujuvat yllättävänkin kätevästi.

Tuotteet ja osaaminen työajanseurantaan

Työajanseurannassa meiltä löytyy valmiiksi laskentasääntöjä ja osaamista, jotta saamme laitettua systeeminne laskemaan työajan automaattisesti oikein. Etenkin työajan kanssa pelatessa käyttöönotto käy nopeammin ja helpommin, kun kaikkea ei tarvitse selittää ja suunnitella alusta asti.

Tämän päälle voimme vielä tarjota helppokäyttöiset työaikapäätteet. Sormenjälkitunnistus tarjoaa niihin helppouden lisäksi myös varmuuden siitä, että leimaukset menevät aina oikealle henkilölle.

Mobiilikirjaus puhelimella puolestaan sopii mainiosti liikkuvaan työhön. Mukana tallentuu haluttaessa myös paikkatieto leimauksesta, jolloin raporteista voi nähdä, missä leimaukset on tehty.

Deltabit Idis -kellokorttilaite RFID-tunnisteella

Kulunvalvontalaitteet ja ohjelmistot

Kulunvalvonnassa ei sormenjälki­tunnistuksen ansiosta mukana tarvitse kanniskella mitään, minkä voisi hukata tai hävittää. Koska tuotteet on kehitetty Suomessa suomalaisiin olosuhteisiin, ne toimivat kesät talvet.

Tai jos haluat, niin oven voi avata myös avaimenperätunnisteella tai koodilla. Se sopii hyvin esimerkiksi vaihtuville tavarantoimittajille.

Kausityöntekijöiden kulkeminen on tehty helpoksi. Kun kulkemiseen käytetään sormenjälkeä, niin riittää, kun jäljet tallennetaan kerran.

Kun hommat loppuvat, ei tarvitse keräillä mitään takaisin. Riittää, kun klikkaa kulkuoikeudet päättyneeksi. Sen voi tehdä jo etukäteen, jos tiedät, milloin työsuhde päättyy. Jos sama työntekijä tulee myöhemmin uudestaan, niin voit taas vain klikata oikeudet päälle.

Kuva kolme Deltabit Dooris -kulunvalvontalukijaa

Luotettava ja nopea tuki

Entä sitten, jos jotakin menee pieleen? No, koska teemme tuotteemme omakätisesti itse, meidän on helppo auttaa sinua, kun tiedämme täydellisesti, kuinka ne toimivat. Meitä on kiitetty erityisesti nopeasta reagoinnista ja ystävällisestä palvelusta

Tuki toimii, emmekä jätä sinua pulaan.

Kuva tandem-laskuvarjohyppääjästä

Käyttäjiä sikaloista suussa sulaviin leivonnaisiin

Ketkä kaikki käyttävät Deltabitin tuotteita ruoan toimittamiseen pöytiin?

Listaa on kertynyt. Valitsimme alle muutaman maukkaan esimerkin.

Maatalous

Heikkilän tila on Suomen suurin sikatila. Eläintila työllistää kymmeniä henkilöitä, jotka huolehtivat muutamien tuhansien sikojen hyvinvoinnista.

Öströmin Perunatuote on elintarvikealan perheyritys, joka tuottaa erilaisia ruokaperunasta jalostettuja tuotteita. Päätuotteita ovat eri tarkoituksiin soveltuvat veitsikuoritut perunat sekä esikeitetyt perunatuotteet.

Farmi Nummela kasvattaa broilereita niin myytäväksi kuin jalostettavaksi omassa Zici-kanapikaravintolaketjussa.

Jalostus

Munax on Suomen innovatiivisin kananmunatalo. Munax Oy tarjoaa kaikki munatuotteet mm. kananmunat, salaattivalkuaisen, sinkkumunan, smoothiet ja munamassat saman katon alta.

Kalaneuvos on kotimaisten kalamarkkinoiden suurin toimija. Kalaneuvos harjoittaa kalanjalostusta ja kalan tukkukauppaa, maahantuontia sekä vientiä.

T & T Food tekee kakkupohjia ja karjalanpiirakoita aidoista ja puhtaista raaka-aineista, ilman lisäaineita, tuoreista, omalla tilalla tuotetuista kananmunista.

Vanajan Keksit on perinteikäs, innovatiivinen ja kehittyvä vohveli-, keksi- ja korpputehdas, joka jatkaa Kantolan vuosikymmenien leivontaperinteitä.

Mikon Leipä on perheleipomo, joka pitää yllä lähileipomoperinnettä. Mikon Leipä toimittaa tuoreita ja perinteisiä ruokaleipiä kuten he ovat tehneet jo yli 100 vuoden ajan.

Orat palvelee elintarviketeollisuutta maahantuomalla ja markkinoimalla teollisuuden tarvitsemia koneita ja laitteita, materiaaleja sekä tarvikkeita.

Kauppa

JH Vihannes on erikoistunut tuoreiden hedelmien, vihannesten, sienten, marjojen sekä esikäsiteltyjen tuotteiden toimittamiseen.

Elintarviketukku Rikainen on tamperelainen täyden palvelun elintarvikkeiden tukkuliike. Rikainen tarjoaa hyvän tuotevalikoiman, nopeat ja luotettavat toimitukset sekä edulliset hinnat.

Liedon Lihakauppa myy laadukasta, taidokkaasti leikattua lihaa. Kaupan omassa keittiössä valmistetaan lisäksi lihapullia, kiusauksia, laatikoita, salaatteja ja muita valmisruokia.

Haluatko sinäkin päästä helpolla? Pyydä meidät paikalle.

Autamme mielellämme sinuakin pääsemään helpommalla tylsien hommien kanssa.

Pyydä eksperttimme paikalle, niin katsotaan, kuinka voimme auttaa.

 

Varaa esittely tai kysy lisääinfo@deltabit.fi

Tai soita
010 8358500

 

DELTABIT GATEKEEPERTYÖAJANSEURANTA    DELTABIT GATEKEEPERKULUNVALVONTA

 

Ilmainen työajanseuranta: tuntilista- ja Excel-pohjat käyttöösi

Deltabit ilmainen työajanseuranta

Useimmissa yrityksissä työajanseurantaa käytetään kahteen asiaan:

  1. työaikatietojen keräämiseen ja
  2. työtuntien laskemiseen palkanlaskentaa varten.

Minimivaatimuksena työajanseurantalaki vaatii, että työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Eli ilman työajanseurantaa ei yksikään yli yhden hengen yritys voi toimia.

Tässä jutussa annamme muutamia esimerkkejä siitä, mitä vaihtoehtoja sinulla on, jos haluat päästä halvalla. Samalla listaamme myös minkälaisia rajoituksia kussakin tapauksessa on.

Mukana on myös ilmaisia tuntilista- ja Excel-mallipohjia työajanseurantaan, joita voit muokata ja käyttää vapaasti.

Pohjat ovat esimerkkejä ja aina kun niissä on laskentaa, haluamasi laskentaehdot voivat olla erilaisia kuin pohjassa olevat kaavat. Siksi emme voi ottaa vastuuta laskennan toimivuudesta juuri sinun käytössäsi. Mutta kannattaa silti kokeilla sopisivatko ne sinulle.

Ilmainen työajanseuranta yksinkertaiselle firmalle

Jos firmassasi työajan määrittelyt ovat yksinkertaistettu minimiin, saattaa hyvinkin olla, että löydät käyttöösi ilmaisia työkaluja työajan seurantaan. Voit ulkoistaa tuntien kirjauksen suoraan työntekijöille ja saat tarvittaessa näytettyä, että kirjaukset ovat kunnossa.

Mitä vaaditaan, että tämä onnistuu? Aloitetaan yksinkertaisimmasta tapauksesta:

Kiinteä työaika, lounastauko vähennetään automaattisesti työajasta eikä ylitöitä tehdä

Kaikkein helpoimmalla pääset, jos kaikki nämä säännöt täyttyvät suurimman osan ajasta:

  • kaikilla työntekijöillänne on kiinteä työaika
  • lounastauko vähennetään automaattisesti työajasta eikä muita taukoja seurata
  • teillä ei tehdä ylitöitä, sunnuntaitöitä eikä muita perustyöajan päälle tulevia töitä
  • palkan päälle ei makseta lisiä.

Silloin sinun tarvitsee ainoastaan kirjata tehdyt työtunnit ja seurata, että kukaan ei tee liikaa tai liian vähän töitä.

Kun sinulla on tuntikirjanpito, niin lain lisäksi vaatima lista suoritetuista korvauksista (eli palkasta) työntekijöittäin muodostuu palkkakuiteista tai palkkayhteenvedosta.

Kolme vaihtoehtoa

Tässä tapauksessa sinulla on kolme ilmaista vaihtoehtoa tuntien seuraamiseen:

  1. Jokainen työntekijä kirjaa itse tunnit paperille
  2. Työntekijä kirjaa tunnit tietokoneella taulukkoon.
  3. Työntekijä käyttää nettipohjaista työkalua tuntien kirjaukseen.

Käymme seuraavaksi nämä vaihtoehdot läpi yksityiskohtaisemmin. Löydät myös joka kohdasta ilmaiset esimerkkipohjat, jotka voit ladata omaan käyttöösi.

1. Jokainen työntekijä kirjaa itse tunnit paperille

Tämä on klassinen tapa hoitaa työajanseuranta. Vastuu on työntekijöillä, eikä turhaa automaatiota käytetä.

Työntekijä kirjaa tunnollisesti tunnit paperille joka päivä ja kuun lopussa esimies vilkaisee ne läpi ja kiittää hyvästä työstä. Sitten palkanlaskija katsoo, että taas meni kaikki hienosti, laskee palkan ja toteaa, että laitetaan palkka maksuun.

Tähän riittää yksinkertainen paperinen tuntilappu, jota sitten monistetaan jokaiselle työntekijälle kuukausittain. Tässä yksi esimerkki, miltä tuntilistapohja voisi näyttää.

Deltabitin ilmainen tuntilistapohjaLataa tuntilistapohja

Teimme tästä myös toisen version oikein vanhanaikaisesti käsityönä, jos kaipaat persoonallisempaa otetta. Sillä voi saada rennomman olon kun täyttää tunteja…

Kuva Deltabit - Käsin tehty tuntilistapohja

Lataa tuntilistapohjaKäsin tehty 🙂

Tämä tapa toimii hienosti, kun luottamus työntekijöihin ja heidän tunnollisuuteensa lappujen täyttämisessä on kunnossa. Se on kuitenkin aika työläs muistettava työntekijöille, eikä tietoja voi suoraan käyttää mihinkään muuhun kuin tietojen katseluun.

2. Työntekijä kirjaa tunnit tietokoneella taulukkoon

Seuraavassa kehitysversiossa työntekijä kirjaa tiedot taulukkolaskentaohjelman työaikataulukkoon tietokoneella tai verkossa esimerkiksi Microsoft Excelillä tai Google Sheetsissä.

Ero paperisiin tuntilappuihin on se, että tyhjiä tuntilappuja ei tarvitse kopioida kopiokoneella, vaan tiedosto kopioidaan joka kuukausi tietokoneella jokaiselle työntekijälle. Bonuksena tietoja on mahdollista käyttää muuhunkin, koska ne ovat sähköisessä muodossa.

OIkein aktiivinen työajan hallintomestari voi helpottaa työntekijöiden hommaa täyttämällä päivämäärät taulukkoon jo valmiiksi, jotta paperilappujen täyttämiseen verrattuna säästyy taas muutama sekunti.

Tämä malli ei sovi jokaiseen työpaikkaan, sillä se vaatii, että työntekijöillä on pääsy tietokoneelle tietojen täyttämistä varten. Hommia, joissa tietokonetta ei käytetä löytyy yllättävän paljon.

Alla on tätä tarkoitusta varten ladattava ilmainen työaika-Excel-pohja.

Deltabit ilmainen tuntilista Excel-pohjaLataa Excel-pohja

Taulukossa ei ole mitään laskentaa, vaan se on tarkoitettu ainoastaan tehtyjen tuntien kirjaukseen käsin.

Periaate on se, että jos vaikka työaika jää jostakin syystä vajaaksi, työntekijä voi itse laskea taulukkoon kyseisen päivän työajan. Työajan voi tottakai myös laskea ja vahvistaa normaalitapauksessakin.

Yksinkertainen laskentataulukko päivittäisen työajan laskentaan

Jos sinulla on tarve laskea työaika tarkasti tulosta lähtöön tai lounastaukoa seurataan toteutuneen ajan mukaan, voit käyttää alla olevaa taulukkoa. (Alkuperäinen Microsoftin tekemä taulukko, josta tämä taulukko on muokattu, löytyy täältä.)

Siinä lasketaan tulo- ja lähtöajan erotus ja siihen voi lisätä yhden tauon (oletuksena lounas) tulo- ja lähtöajan. Taukoon käytetty aika vähennetään työajasta.

Huomaa, että lasketut työtunnit näytetään desimaalilukuna, eli tunteina ja minuutteina. Näin sitä voi tarvittaessa käyttää muussa laskennassa. Esimerkiksi 7 tuntia 30 minuuttia on desimaalilukuna 7,50 tuntia.

Deltabitin ilmainen työajanseuranta Excel-pohjaLataalaskentataulukkopohja

Tämä on siis hieman edistyneempi versio edellisestä taulukosta, koska siihen on mahdollista kirjata myös yksi tauko pelkän tulo- ja lähtöajan lisäksi ja päivittäinen työaika lasketaan automaattisesti.

3. Työntekijä käyttää nettipohjaista työkalua tuntien kirjaukseen.

Tunnit voi kirjata myös nettipalveluun taulukkolaskentaohjelman sijasta. Tällöin ei tarvita muuta kuin selain ja kirjaus onnistuu yleensä myös älypuhelimella.

Nettityökaluja tuntien kirjaamiseen löytyy paljon. Useimmat niistä ovat englanninkielisiä. Ne ovat yleensä tarkoitettu laskutettavien tuntien kirjaamiseen ja siksi kohderyhmänä ovat freelancerit ja alihankintatyötä tekevät. Siksi ominaisuuksia löytyy jopa turhankin paljon.

Hinta on pienille käyttäjämäärille yksinkertaisilla ominaisuuksilla ilmainen. Siksi se on toimiva vaihtoehto, jos tarpeet ovat yksinkertaiset, eikä sinun tarvitse välittää Suomen työaikalainsäädännöstä tai työehtosopimuksista.

Yksi edustava esimerkki on Toggl. Siitä löytyy eritasoisia versioita, joista yksinkertaisin on ilmainen (jos sitä osaa etsiä 😊). Tuntien kirjaus onnistuu sekä selaimella että puhelimella ja raportteja löytyy monenlaisia. Tiedot voi myös siirtää muihin järjestelmiin.

Esimerkkipohjia ylitöiden laskentaan

Tässä on pari esimerkkiä siitä, kuinka ylitöiden laskentaa voi helpottaa yksinkertaisimmissa tapauksissa.

Kiinteä tai liukuva työaika, vuorokautiset ylityöt, ei lisiä.

Jos työpaikallasi tehdään yksinkertaisia ylitöitä, sen hallinta saattaa olla mahdollista yksinkertaisella Excel-mallilla. Taulukkoon kirjataan päivämäärä, tulo- ja lähtöajat sekä päivän aikana pidetyt palkattomat tauot, kuten lounastauko.

Näiden pohjalta joko työntekijä itse, esimies tai palkanlaskija voi laskea työajan ja 50% sekä 100% ylityöt.

Jotta laskenta pysyy yksinkertaisena, niin työehtojen tulee olla jopa hieman yksinkertaisempia kuin laissa sallitaan. Esimerkiksi viikkoylitöitä ja päivittäisiä ylitöitä on hankala yhdistää samaan taulukkoon. Näiden yhdistäminen yhteen taulukkoon tekisi siitä sekavan jommallekummalle käyttäjäryhmälle.

Alla oleva taulukko on päittäisten ylitöiden käsin kirjaamiseen. Siihen on helppo laskea itse päivittäiset ylityöt ja sunnuntaiylitöiden 100% lisät. Sitä voi myös käyttää yksinkertaiseen joustavan työajan saldon laskemiseen.

Deltabitin ilmainen tuntilista pohja joustava työaika ja ylityöt

Lataa tuntilistapohja(pdf) Lataa tuntilistapohja(Excel)

Taulukossa ei ole laskentaa, vaan työ pitää tehdä itse. Laskenta puuttuu, koska siitä tulee helposti niin monimutkaista, että jos joillakin käyttäjillä on erilaiset ehdot, niin laskenta menee väärin ilman, että käyttäjä edes huomaa sitä.

Säännöllinen työaika ja viikkoylityöt

Jos yrityksessänne on käytössä viikkoylityöt päivittäisten ylitöiden sijaan, alla olevasta taulukosta voi olla teille apua. (Alkuperäinen Microsoftin tekemä taulukko, josta tämä taulukko on muokattu, löytyy täältä.)

Taulukkoon voi määrittää jakson oletustuntimäärän, jonka perusteella taulukko laskee sen yli menevät tunnit ylityötunneiksi.

Deltabitin ilmainen työajanseuranta Excel-pohja viikkoylityötLataalaskentataulukkopohja

Tätä taulukkoa käytettäessä jokaiselle ylitöiden seurantajaksolle pitää tehdä oma taulukko, jotta laskenta menee oikein. Jonkin verran käsityötä siis tarvitaan.

Työpaikat, joissa seurataan tietyn alan työehtosopimusta

Jos yrityksessäsi on käytössä työehtosopimus, hommasta tulee yleensä paljon monimutkaisempaa.

Jo pelkästään se, jos työehtosopimuksissa on sovittu erityyppisistä erikoislisistä, aiheuttaa sen, että laskenta tuskin onnistuu ilmaiseksi. Rahaa menee joko palkanlaskijalle tai työajanlaskentajärjestelmään.

Tässä tapauksessa sinulla on (ainakin) kolme vaihtoehtoa:

  1. Kerää tunnit joko manuaalisesti tai työajanseurantajärjestelmällä (esimerkiksi Deltabit Gatekeeper) ja lähetä ne palkanlaskijalle.
  2. Kerää tunnit ja erittele ne työaikalajeihin työajanseurantajärjestelmässä ja lähetä ne palkanlaskijalle.
  3. Kerää tunnit työajanseurantajärjestelmällä ja siirrä ne sähköiseen palkanlaskentajärjestelmään.

Jokaisen vaihtoehdon suhteellinen edullisuus vaihtelee riippuen yrityksesi koosta ja työehtosopimuksen ehdoista. Kun teet päätöksiä, kannattaa verrata sähköisen järjestelmän hintaa palkanlaskijan palkkakustannuksiin. Kaikilla vaihtoehdoilla on kustannuksensa.

Toinen pohdittava asia on luotettavuus. Sähköisten järjestelmien virittely kohdalleen on oma taiteenlajinsa, mutta kun se on tehty, laskenta toimii joka kerta samalla lailla. Ihmisten tekemänä poikkeukset on helpompi hallita, mutta rutiineissa tapahtuu helpommin virheitä.

Voiko työajanseurannan hoitaa ilmaiseksi?

Hyviä uutisia! Tietyn tyyppisissä on mahdollista hoitaa työajanseuranta ilmaiseksi (jos työntekijöiden käyttämää aikaa ei lasketa).

Se vaatii, että työaikaehdot ovat todella yksinkertaiset. Silloin yksinkertainen taulukko tietokoneella tai vaikka paperillakin riittää täyttämään työaikalain vaatimukset työaikakirjanpidolle. Palkanlaskija hoitaa korvausten kirjauksen, koska palkkaa pitää maksaa joka tapauksessa.

Yllä on useampia esimerkkitaulukoita käyttöösi. Ne ovat kuitenkin vain esimerkkejä, sillä työaikalaskennasta saa helposti todella monimutkaista, jos sen haluaa automatisoida. Jokaisen yrityksen vaatimukset ovat hieman erilaiset, jopa työntekijäryhmittäin. Siksi yleispätevää taulukkoa on mahdotonta tehdä.

Kiinnostaisiko kuitenkin työajanseurantajärjestelmä?

Jos taulukon teko tuntuu monimutkaiselta, kannattaa harkita yksinkertaisen työajanseurantajärjestelmän hankkimista. Pienissäkin firmoissa työajanseurantajärjestelmä helpottaa työtä, vaikka se hieman maksaakin.

Raportoinnin automatisointi säästä vaivaa ja vähentää samalla inhimillisiä virheitä. Ja se saattaa loppujen lopuksi tulla halvemmaksi, jos työntekijöiden työajan kirjaamiseen käyttämä aika lasketaan mukaan. Puhumattakaan epäselvyyksien selvittelyyn käytetystä ajasta.

Kun hankit työajanseurantajärjestelmän, saat toimittajan koko asiantuntemuksen käyttöön. Silloin sinun ei tarvitse huolehtia monimutkaisesta laskenta-automatiikasta, vaan spesialistit hoitavat sen kuntoon.

Meilläkin on reilusti kokemusta työajan hallinnan helpottamisesta ja autamme mielellämme sinuakin. Ota yhteyttä, niin katsotaan kuinka voimme auttaa.

 

Varaa esittely tai kysy lisääinfo@deltabit.fi

Tai soita
010 8358500

LUE TYÖAJANSEURANTA-JÄRJESTELMÄN HANKINTAOPAS

Suomalaista osaamista – myös sinulle

Deltabit on suomalainen firma. Siksi toimintamme periaatteita on, että tuemme kotimaatamme kaikin mahdollisin keinoin. Kai meitä voisi kutsua jopa isänmaallisiksi, siinä positiivisessa mielessä.

Kuva Atacan Ergin Tammerkoski
Kuva: Atacan Ergin

Päämäärämme on tehdä ihmisten elämästä parempaa ja helpompaa. Teemme sen tuotteittemme kautta, mutta myös yrityksenä haluamme parantaa suomalaisten elämää.

Eurot suomalaisille kumppaneille

Yritämme euroillamme antaa töitä muille firmoille. Siksi olemme tarkkoja siitä, että käytämme suomalaista osaamista aina kun mahdollista – myös tilanteissa, joissa moni muu on todennut sen mahdottomaksi.

Haluamme osaltamme todistaa, että Suomesta löytyy osaamista myös huipputekniikan valmistukseen, ei pelkästään suunnitteluun. Siksi Deltabitin tuotteiden kotimaisuusaste on elektroniikkatuotteeksi poikkeuksellisen korkea.

Ohjelmistomme ja laitteemme on suunniteltu kokonaan Suomessa. Valmistuksemme työllistää ihmisiä eri puolilla Suomea: sormenjälkilukijoidemme kotelot valetaan Nurmijärvellä, piirilevyt ladotaan Forssassa ja Tyrnävällä ja kokoonpano tapahtuu Tampereella.

Näemme runsaasti vaivaa hyvien kumppanien löytämiseen, koska se on mielestämme vaivan arvoista. Saamme itse hyvän mielen ja kaupan päälle laadukkaat tuotteet. Suomalainen ammattiylpeys ja ammattitaito, nääs.

Suomi on pinta-alaltaan iso maa. Olisi kiva, jos monimuotoisuutta ja osaamista riittäisi ympäri Suomen. Siksi meille pieni on kaunista. Kun valitsemme kumppaneita, emme hae suurinta toimijaa, vaan sitä paikallista, jolle meidän toimintamme on tärkeää. Ja joka puhuu mukavasti paikallista murretta.

Suomi tunnetaan parhaiten Suomessa

Mutta loppujen lopuksi ainoa mikä merkitsee on tuotteen laatu. Suomalaiset ymmärtävät suomalaisten tarpeet ja Suomen olosuhteet paremmin kuin kukaan muu.

Tässä esimerkki: Yksinkertainen asia, johon törmäämme usein on se, että ilmastomme laittaa laitteet kovalle koetukselle.

Kiinasta saa tavaraa halvalla, mutta halpuudella on sitten se toinen puoli. Muualla voi olla vaikea ymmärtää mitä se tarkoittaa, kun ensin sataa räntää ja seuraavana päivänä on 15 astetta pakkasta. Jos vehjettä ei ole suunniteltu talvioloihin, niin rahat menevät hukkaan. Meille on tullut yksi jos toinenkin puhelu, jossa halvin ei ollutkaan paras ja meitä pyydetään laittamaan homma kuntoon.

Juha ja Jukka hoitavat hommat kuntoon

On kotimaisuudessa vielä sekin hyvä puoli, että firmalla on kasvot. Kun soitat meille Juhalle tai Jukalle, niin me otamme asiat tosissaan.

Asioille voidaan tehdä jotakin. Kun kaikki on omissa käsissä ja toimittajat automatkan päässä, asioiden hoitaminen on helppoa. Ja nopeaa.

Asumme hienossa maassa, josta tulee joka päivä hienompi. Sen kunniaksi:

Pasila – Porilaisten marssi!

 

Deltabit Idis -kellokorttilaite tunnistaa myös RFID-tunnisteet

Mielestämme työajanseurannan pitäisi olla mahdollisimman helppoa. Jos hankit työajanseurantajärjestelmän, niin sen tulee sopeutua käyttäjien tarpeisiin eikä toisin päin. Töiden pitää helpottua eikä hankaloitua.

Jotta vieläkin useammalla työpaikalla hommat helpottuisivat, lisäämme jälleen yhden ominaisuuden Deltabit Idis -kellokorttilaitteeseen:

Nyt voit tunnistautua sormenjäljen ja numerokoodin lisäksi myös RFID-pohjaisella avaimenperätunnisteella.

Tämä avaa taas uusia mahdollisuuksia työajanseurannan sujuvoittamiseen. Ei kaikille, mutta aika monille.

Deltabit Idis -kellokorttilaite RFID-tunnisteella

Työajanseurannan voi hoitaa työpaikasta tai jopa työtehtävästä riippuen erilaisilla tavoilla. Siksi monipuolisuus on valttia, jotta sekä järjestelmän käyttäjät että sitä hallinnoivat henkilöt ovat tyytyväisiä tehtävästä riippumatta.

Tässä pari esimerkkiä erilaisista tavoista seurata työaikaa.

Nettileimaukset pääte- ja reissutyöhön

Joillakin työpaikoilla työaika kirjataan nettiselaimen kautta. Tämä sopii hyvin työpaikkoihin, joissa työtä tehdään pääosin tietokoneella. Työt voivat olla vaikka tavallisia toimistohommia tai erilaisia suunnitteluhommia.

Myös silloin, kun työ on jatkuvaa reissaamista, on kätevää, jos työajan kirjaukset voi tehdä vaikka puhelimella. Myyntikaverit ja huoltomiehet tietävät hyvin, mistä puhun.

Kellokorttilaite tuottavaan työhön

Nettileimaukset sopivat siis hyvin tietotyöläisille. Mutta on myös paljon töitä, jotka tehdään yhdessä työpaikassa niin, että työntekijät käyttävät tietokonetta vain satunnaisesti tai eivät ollenkaan.

Ne ovet usein paikkoja, joissa valmistetaan tavaroita ja tuotetaan ruokaa. Tai huolletaan tavaroita, ilahdutetaan ihmisiä tai autetaan eläimiä. Esimerkiksi metalliverstaita, kokoonpanotehtaita, maatiloja, autokorjaamoita, teattereita ja eläinlääkäriasemia. (Voit katsoa täältä 100 esimerkkiä asiakkaistamme.)

Näihin sopii parhaiten erillinen kellokorttilaite, jota ei tarvitse käynnistellä tai kantaa mukanaan niin kuin tietokonetta tai puhelinta. Ei tarvitse muuta kuin kävellä työaikapäätteelle ja kertoa mitä on tekemässä.

Deltabit Idis = yksinkertainen työajanseuranta

Deltabitillä on tuotteet näihin kaikkiin tilanteisiin, niin nettileimauksiin kuin työaikapäätteellä hoidettaviin kirjauksiin.

Kellokorttilaitteemme on nimeltään Deltabit Idis. Se on kunnon suomalaista osaamista, suunniteltu ja valmistettu Tampereella. Suurella syrämmellä tietenkin.

Olemme tehneet Deltabit Idis -leimauslaitteemme alusta saakka mahdollisimman helpoksi ja yksinkertaiseksi käyttää. Hikeä ja pakaralihaksia säästämättä.

Deltabit Idiksellä henkilön tunnistaminen tapahtuu sormenjäljellä ja työkirjauksen tai projektin valinta tapahtuu herkällä kosketusnäytöllä. Näin työajan kirjaus onnistuu parilla kosketuksella. Tap ja tap.

Helpon käytön lisäksi Deltabit Idis on myös helppo ottaa käyttöön ja hallita. Näytöllä näkyvät kirjausmahdollisuudet määritellään hallintaohjelmassa, joten niitä pystyy muokkaamaan helposti saman tien. Määrittelyt ja muutokset hoituvat siis minimityöllä.

Sormenjälki, RFID-tunniste ja koodi

Deltabit Idiksessä on nyt tuki myös henkilön tunnistukselle leimaustunnisteella. Eli avaimenperätunnisteella. Eli RFID-tägillä. Eli kulkulätkällä. Rakkaalla lapsella on monta nimeä…

Nyt tunnistustapoja on valittavanasi kokonaista kolme kappaletta:

  • sormenjälki
  • leimaustunniste
  • numerokoodi

Mihin noin monta tunnistustapaa tarvitaan?

Sormenjälki on helpoin ja nopein tapa tunnistautua. Taskuista ei tarvitse kaivella mitään ja tunniste on aina mukana. Se on siksi useimmille ykkösvaihtoehto.

Leimaustunniste sopii hyvin työpaikoille, joissa kädet likaantuvat ja kellokorttilaitetta käytetään esimerkiksi työvaiheseurantaan, jolloin leimauksia tehdään usein työpäivän aikanakin eikä pelkästään töihin tullessa tai töistä lähtiessä.

Numerokoodi on puolestaan hyvä vaihtoehto silloin, jos henkilö pitää tunnistaa ennen kuin hänen sormenjälkensä on tallennettu tai hänelle on annettu leimaustunniste. Tällöin hänelle voi luoda henkilökohtaisen koodin. Viesti vain tekstarilla puhelimeen ja hän pystyy tunnistautumaan saman tien.

Ja onhan toki vielä henkilökohtainen valinnanvapaus. Jos haluat olla joustava työantaja, voit antaa työntekijöiden itse valita, mitä he haluavat käyttää. Kun kerran vaihtoehdot ovat saatavilla, niin miksi niitä ei käyttäisi?

Kiinnostaisiko sinua nähdä Deltabit Idis toiminnassa?

Kuulostaako Deltabit Idis hyvältä?

Jos yksinkertainen työajanseuranta houkuttaa, niin pyydä meidät käymään. Pääset näpräämään Idistä vaikka omalla työpöydälläsi.

Varaa esittely tai kysy lisääinfo@deltabit.fi

Tai soita
010 8358500

LUE LISÄÄ DELTABITINTYÖAJANSEURANNASTA