Ilmainen työajanseuranta: tuntilista- ja Excel-pohjat käyttöösi

Deltabit ilmainen työajanseuranta

Useimmissa yrityksissä työajanseurantaa käytetään kahteen asiaan:

  1. työaikatietojen keräämiseen ja
  2. työtuntien laskemiseen palkanlaskentaa varten.

Minimivaatimuksena työajanseurantalaki vaatii, että työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Eli ilman työajanseurantaa ei yksikään yli yhden hengen yritys voi toimia.

Tässä jutussa annamme muutamia esimerkkejä siitä, mitä vaihtoehtoja sinulla on, jos haluat päästä halvalla. Samalla listaamme myös minkälaisia rajoituksia kussakin tapauksessa on.

Mukana on myös ilmaisia tuntilista- ja Excel-mallipohjia työajanseurantaan, joita voit muokata ja käyttää vapaasti.

Pohjat ovat esimerkkejä ja aina kun niissä on laskentaa, haluamasi laskentaehdot voivat olla erilaisia kuin pohjassa olevat kaavat. Siksi emme voi ottaa vastuuta laskennan toimivuudesta juuri sinun käytössäsi. Mutta kannattaa silti kokeilla sopisivatko ne sinulle.

Ilmainen työajanseuranta yksinkertaiselle firmalle

Jos firmassasi työajan määrittelyt ovat yksinkertaistettu minimiin, saattaa hyvinkin olla, että löydät käyttöösi ilmaisia työkaluja työajan seurantaan. Voit ulkoistaa tuntien kirjauksen suoraan työntekijöille ja saat tarvittaessa näytettyä, että kirjaukset ovat kunnossa.

Mitä vaaditaan, että tämä onnistuu? Aloitetaan yksinkertaisimmasta tapauksesta:

Kiinteä työaika, lounastauko vähennetään automaattisesti työajasta eikä ylitöitä tehdä

Kaikkein helpoimmalla pääset, jos kaikki nämä säännöt täyttyvät suurimman osan ajasta:

  • kaikilla työntekijöillänne on kiinteä työaika
  • lounastauko vähennetään automaattisesti työajasta eikä muita taukoja seurata
  • teillä ei tehdä ylitöitä, sunnuntaitöitä eikä muita perustyöajan päälle tulevia töitä
  • palkan päälle ei makseta lisiä.

Silloin sinun tarvitsee ainoastaan kirjata tehdyt työtunnit ja seurata, että kukaan ei tee liikaa tai liian vähän töitä.

Kun sinulla on tuntikirjanpito, niin lain lisäksi vaatima lista suoritetuista korvauksista (eli palkasta) työntekijöittäin muodostuu palkkakuiteista tai palkkayhteenvedosta.

Kolme vaihtoehtoa

Tässä tapauksessa sinulla on kolme ilmaista vaihtoehtoa tuntien seuraamiseen:

  1. Jokainen työntekijä kirjaa itse tunnit paperille
  2. Työntekijä kirjaa tunnit tietokoneella taulukkoon.
  3. Työntekijä käyttää nettipohjaista työkalua tuntien kirjaukseen.

Käymme seuraavaksi nämä vaihtoehdot läpi yksityiskohtaisemmin. Löydät myös joka kohdasta ilmaiset esimerkkipohjat, jotka voit ladata omaan käyttöösi.

1. Jokainen työntekijä kirjaa itse tunnit paperille

Tämä on klassinen tapa hoitaa työajanseuranta. Vastuu on työntekijöillä, eikä turhaa automaatiota käytetä.

Työntekijä kirjaa tunnollisesti tunnit paperille joka päivä ja kuun lopussa esimies vilkaisee ne läpi ja kiittää hyvästä työstä. Sitten palkanlaskija katsoo, että taas meni kaikki hienosti, laskee palkan ja toteaa, että laitetaan palkka maksuun.

Tähän riittää yksinkertainen paperinen tuntilappu, jota sitten monistetaan jokaiselle työntekijälle kuukausittain. Tässä yksi esimerkki, miltä tuntilistapohja voisi näyttää.

Deltabitin ilmainen tuntilistapohjaLataa tuntilistapohja

Teimme tästä myös toisen version oikein vanhanaikaisesti käsityönä, jos kaipaat persoonallisempaa otetta. Sillä voi saada rennomman olon kun täyttää tunteja…

Kuva Deltabit - Käsin tehty tuntilistapohja

Lataa tuntilistapohjaKäsin tehty 🙂

Tämä tapa toimii hienosti, kun luottamus työntekijöihin ja heidän tunnollisuuteensa lappujen täyttämisessä on kunnossa. Se on kuitenkin aika työläs muistettava työntekijöille, eikä tietoja voi suoraan käyttää mihinkään muuhun kuin tietojen katseluun.

2. Työntekijä kirjaa tunnit tietokoneella taulukkoon

Seuraavassa kehitysversiossa työntekijä kirjaa tiedot taulukkolaskentaohjelman työaikataulukkoon tietokoneella tai verkossa esimerkiksi Microsoft Excelillä tai Google Sheetsissä.

Ero paperisiin tuntilappuihin on se, että tyhjiä tuntilappuja ei tarvitse kopioida kopiokoneella, vaan tiedosto kopioidaan joka kuukausi tietokoneella jokaiselle työntekijälle. Bonuksena tietoja on mahdollista käyttää muuhunkin, koska ne ovat sähköisessä muodossa.

OIkein aktiivinen työajan hallintomestari voi helpottaa työntekijöiden hommaa täyttämällä päivämäärät taulukkoon jo valmiiksi, jotta paperilappujen täyttämiseen verrattuna säästyy taas muutama sekunti.

Tämä malli ei sovi jokaiseen työpaikkaan, sillä se vaatii, että työntekijöillä on pääsy tietokoneelle tietojen täyttämistä varten. Hommia, joissa tietokonetta ei käytetä löytyy yllättävän paljon.

Alla on tätä tarkoitusta varten ladattava ilmainen työaika-Excel-pohja.

Deltabit ilmainen tuntilista Excel-pohjaLataa Excel-pohja

Taulukossa ei ole mitään laskentaa, vaan se on tarkoitettu ainoastaan tehtyjen tuntien kirjaukseen käsin.

Periaate on se, että jos vaikka työaika jää jostakin syystä vajaaksi, työntekijä voi itse laskea taulukkoon kyseisen päivän työajan. Työajan voi tottakai myös laskea ja vahvistaa normaalitapauksessakin.

Yksinkertainen laskentataulukko päivittäisen työajan laskentaan

Jos sinulla on tarve laskea työaika tarkasti tulosta lähtöön tai lounastaukoa seurataan toteutuneen ajan mukaan, voit käyttää alla olevaa taulukkoa. (Alkuperäinen Microsoftin tekemä taulukko, josta tämä taulukko on muokattu, löytyy täältä.)

Siinä lasketaan tulo- ja lähtöajan erotus ja siihen voi lisätä yhden tauon (oletuksena lounas) tulo- ja lähtöajan. Taukoon käytetty aika vähennetään työajasta.

Huomaa, että lasketut työtunnit näytetään desimaalilukuna, eli tunteina ja minuutteina. Näin sitä voi tarvittaessa käyttää muussa laskennassa. Esimerkiksi 7 tuntia 30 minuuttia on desimaalilukuna 7,50 tuntia.

Deltabitin ilmainen työajanseuranta Excel-pohjaLataalaskentataulukkopohja

Tämä on siis hieman edistyneempi versio edellisestä taulukosta, koska siihen on mahdollista kirjata myös yksi tauko pelkän tulo- ja lähtöajan lisäksi ja päivittäinen työaika lasketaan automaattisesti.

3. Työntekijä käyttää nettipohjaista työkalua tuntien kirjaukseen.

Tunnit voi kirjata myös nettipalveluun taulukkolaskentaohjelman sijasta. Tällöin ei tarvita muuta kuin selain ja kirjaus onnistuu yleensä myös älypuhelimella.

Nettityökaluja tuntien kirjaamiseen löytyy paljon. Useimmat niistä ovat englanninkielisiä. Ne ovat yleensä tarkoitettu laskutettavien tuntien kirjaamiseen ja siksi kohderyhmänä ovat freelancerit ja alihankintatyötä tekevät. Siksi ominaisuuksia löytyy jopa turhankin paljon.

Hinta on pienille käyttäjämäärille yksinkertaisilla ominaisuuksilla ilmainen. Siksi se on toimiva vaihtoehto, jos tarpeet ovat yksinkertaiset, eikä sinun tarvitse välittää Suomen työaikalainsäädännöstä tai työehtosopimuksista.

Yksi edustava esimerkki on Toggl. Siitä löytyy eritasoisia versioita, joista yksinkertaisin on ilmainen (jos sitä osaa etsiä 😊). Tuntien kirjaus onnistuu sekä selaimella että puhelimella ja raportteja löytyy monenlaisia. Tiedot voi myös siirtää muihin järjestelmiin.

Esimerkkipohjia ylitöiden laskentaan

Tässä on pari esimerkkiä siitä, kuinka ylitöiden laskentaa voi helpottaa yksinkertaisimmissa tapauksissa.

Kiinteä tai liukuva työaika, vuorokautiset ylityöt, ei lisiä.

Jos työpaikallasi tehdään yksinkertaisia ylitöitä, sen hallinta saattaa olla mahdollista yksinkertaisella Excel-mallilla. Taulukkoon kirjataan päivämäärä, tulo- ja lähtöajat sekä päivän aikana pidetyt palkattomat tauot, kuten lounastauko.

Näiden pohjalta joko työntekijä itse, esimies tai palkanlaskija voi laskea työajan ja 50% sekä 100% ylityöt.

Jotta laskenta pysyy yksinkertaisena, niin työehtojen tulee olla jopa hieman yksinkertaisempia kuin laissa sallitaan. Esimerkiksi viikkoylitöitä ja päivittäisiä ylitöitä on hankala yhdistää samaan taulukkoon. Näiden yhdistäminen yhteen taulukkoon tekisi siitä sekavan jommallekummalle käyttäjäryhmälle.

Alla oleva taulukko on päittäisten ylitöiden käsin kirjaamiseen. Siihen on helppo laskea itse päivittäiset ylityöt ja sunnuntaiylitöiden 100% lisät. Sitä voi myös käyttää yksinkertaiseen joustavan työajan saldon laskemiseen.

Deltabitin ilmainen tuntilista pohja joustava työaika ja ylityöt

Lataa tuntilistapohja(pdf) Lataa tuntilistapohja(Excel)

Taulukossa ei ole laskentaa, vaan työ pitää tehdä itse. Laskenta puuttuu, koska siitä tulee helposti niin monimutkaista, että jos joillakin käyttäjillä on erilaiset ehdot, niin laskenta menee väärin ilman, että käyttäjä edes huomaa sitä.

Säännöllinen työaika ja viikkoylityöt

Jos yrityksessänne on käytössä viikkoylityöt päivittäisten ylitöiden sijaan, alla olevasta taulukosta voi olla teille apua. (Alkuperäinen Microsoftin tekemä taulukko, josta tämä taulukko on muokattu, löytyy täältä.)

Taulukkoon voi määrittää jakson oletustuntimäärän, jonka perusteella taulukko laskee sen yli menevät tunnit ylityötunneiksi.

Deltabitin ilmainen työajanseuranta Excel-pohja viikkoylityötLataalaskentataulukkopohja

Tätä taulukkoa käytettäessä jokaiselle ylitöiden seurantajaksolle pitää tehdä oma taulukko, jotta laskenta menee oikein. Jonkin verran käsityötä siis tarvitaan.

Työpaikat, joissa seurataan tietyn alan työehtosopimusta

Jos yrityksessäsi on käytössä työehtosopimus, hommasta tulee yleensä paljon monimutkaisempaa.

Jo pelkästään se, jos työehtosopimuksissa on sovittu erityyppisistä erikoislisistä, aiheuttaa sen, että laskenta tuskin onnistuu ilmaiseksi. Rahaa menee joko palkanlaskijalle tai työajanlaskentajärjestelmään.

Tässä tapauksessa sinulla on (ainakin) kolme vaihtoehtoa:

  1. Kerää tunnit joko manuaalisesti tai työajanseurantajärjestelmällä (esimerkiksi Deltabit Gatekeeper) ja lähetä ne palkanlaskijalle.
  2. Kerää tunnit ja erittele ne työaikalajeihin työajanseurantajärjestelmässä ja lähetä ne palkanlaskijalle.
  3. Kerää tunnit työajanseurantajärjestelmällä ja siirrä ne sähköiseen palkanlaskentajärjestelmään.

Jokaisen vaihtoehdon suhteellinen edullisuus vaihtelee riippuen yrityksesi koosta ja työehtosopimuksen ehdoista. Kun teet päätöksiä, kannattaa verrata sähköisen järjestelmän hintaa palkanlaskijan palkkakustannuksiin. Kaikilla vaihtoehdoilla on kustannuksensa.

Toinen pohdittava asia on luotettavuus. Sähköisten järjestelmien virittely kohdalleen on oma taiteenlajinsa, mutta kun se on tehty, laskenta toimii joka kerta samalla lailla. Ihmisten tekemänä poikkeukset on helpompi hallita, mutta rutiineissa tapahtuu helpommin virheitä.

Voiko työajanseurannan hoitaa ilmaiseksi?

Hyviä uutisia! Tietyn tyyppisissä on mahdollista hoitaa työajanseuranta ilmaiseksi (jos työntekijöiden käyttämää aikaa ei lasketa).

Se vaatii, että työaikaehdot ovat todella yksinkertaiset. Silloin yksinkertainen taulukko tietokoneella tai vaikka paperillakin riittää täyttämään työaikalain vaatimukset työaikakirjanpidolle. Palkanlaskija hoitaa korvausten kirjauksen, koska palkkaa pitää maksaa joka tapauksessa.

Yllä on useampia esimerkkitaulukoita käyttöösi. Ne ovat kuitenkin vain esimerkkejä, sillä työaikalaskennasta saa helposti todella monimutkaista, jos sen haluaa automatisoida. Jokaisen yrityksen vaatimukset ovat hieman erilaiset, jopa työntekijäryhmittäin. Siksi yleispätevää taulukkoa on mahdotonta tehdä.

Kiinnostaisiko kuitenkin työajanseurantajärjestelmä?

Jos taulukon teko tuntuu monimutkaiselta, kannattaa harkita yksinkertaisen työajanseurantajärjestelmän hankkimista. Pienissäkin firmoissa työajanseurantajärjestelmä helpottaa työtä, vaikka se hieman maksaakin.

Raportoinnin automatisointi säästä vaivaa ja vähentää samalla inhimillisiä virheitä. Ja se saattaa loppujen lopuksi tulla halvemmaksi, jos työntekijöiden työajan kirjaamiseen käyttämä aika lasketaan mukaan. Puhumattakaan epäselvyyksien selvittelyyn käytetystä ajasta.

Kun hankit työajanseurantajärjestelmän, saat toimittajan koko asiantuntemuksen käyttöön. Silloin sinun ei tarvitse huolehtia monimutkaisesta laskenta-automatiikasta, vaan spesialistit hoitavat sen kuntoon.

Meilläkin on reilusti kokemusta työajan hallinnan helpottamisesta ja autamme mielellämme sinuakin. Ota yhteyttä, niin katsotaan kuinka voimme auttaa.

 

Varaa esittely tai kysy lisääinfo@deltabit.fi

Tai soita
010 8358500

LUE TYÖAJANSEURANTA-JÄRJESTELMÄN HANKINTAOPAS

Suomalaista osaamista – myös sinulle

Deltabit on suomalainen firma. Siksi toimintamme periaatteita on, että tuemme kotimaatamme kaikin mahdollisin keinoin. Kai meitä voisi kutsua jopa isänmaallisiksi, siinä positiivisessa mielessä.

Kuva Atacan Ergin Tammerkoski
Kuva: Atacan Ergin

Päämäärämme on tehdä ihmisten elämästä parempaa ja helpompaa. Teemme sen tuotteittemme kautta, mutta myös yrityksenä haluamme parantaa suomalaisten elämää.

Eurot suomalaisille kumppaneille

Yritämme euroillamme antaa töitä muille firmoille. Siksi olemme tarkkoja siitä, että käytämme suomalaista osaamista aina kun mahdollista – myös tilanteissa, joissa moni muu on todennut sen mahdottomaksi.

Haluamme osaltamme todistaa, että Suomesta löytyy osaamista myös huipputekniikan valmistukseen, ei pelkästään suunnitteluun. Siksi Deltabitin tuotteiden kotimaisuusaste on elektroniikkatuotteeksi poikkeuksellisen korkea.

Ohjelmistomme ja laitteemme on suunniteltu kokonaan Suomessa. Valmistuksemme työllistää ihmisiä eri puolilla Suomea: sormenjälkilukijoidemme kotelot valetaan Nurmijärvellä, piirilevyt ladotaan Forssassa ja Tyrnävällä ja kokoonpano tapahtuu Tampereella.

Näemme runsaasti vaivaa hyvien kumppanien löytämiseen, koska se on mielestämme vaivan arvoista. Saamme itse hyvän mielen ja kaupan päälle laadukkaat tuotteet. Suomalainen ammattiylpeys ja ammattitaito, nääs.

Suomi on pinta-alaltaan iso maa. Olisi kiva, jos monimuotoisuutta ja osaamista riittäisi ympäri Suomen. Siksi meille pieni on kaunista. Kun valitsemme kumppaneita, emme hae suurinta toimijaa, vaan sitä paikallista, jolle meidän toimintamme on tärkeää. Ja joka puhuu mukavasti paikallista murretta.

Suomi tunnetaan parhaiten Suomessa

Mutta loppujen lopuksi ainoa mikä merkitsee on tuotteen laatu. Suomalaiset ymmärtävät suomalaisten tarpeet ja Suomen olosuhteet paremmin kuin kukaan muu.

Tässä esimerkki: Yksinkertainen asia, johon törmäämme usein on se, että ilmastomme laittaa laitteet kovalle koetukselle.

Kiinasta saa tavaraa halvalla, mutta halpuudella on sitten se toinen puoli. Muualla voi olla vaikea ymmärtää mitä se tarkoittaa, kun ensin sataa räntää ja seuraavana päivänä on 15 astetta pakkasta. Jos vehjettä ei ole suunniteltu talvioloihin, niin rahat menevät hukkaan. Meille on tullut yksi jos toinenkin puhelu, jossa halvin ei ollutkaan paras ja meitä pyydetään laittamaan homma kuntoon.

Juha ja Jukka hoitavat hommat kuntoon

On kotimaisuudessa vielä sekin hyvä puoli, että firmalla on kasvot. Kun soitat meille Juhalle tai Jukalle, niin me otamme asiat tosissaan.

Asioille voidaan tehdä jotakin. Kun kaikki on omissa käsissä ja toimittajat automatkan päässä, asioiden hoitaminen on helppoa. Ja nopeaa.

Asumme hienossa maassa, josta tulee joka päivä hienompi. Sen kunniaksi:

Pasila – Porilaisten marssi!

 

Deltabit Idis -kellokorttilaite tunnistaa myös RFID-tunnisteet

Mielestämme työajanseurannan pitäisi olla mahdollisimman helppoa. Jos hankit työajanseurantajärjestelmän, niin sen tulee sopeutua käyttäjien tarpeisiin eikä toisin päin. Töiden pitää helpottua eikä hankaloitua.

Jotta vieläkin useammalla työpaikalla hommat helpottuisivat, lisäämme jälleen yhden ominaisuuden Deltabit Idis -kellokorttilaitteeseen:

Nyt voit tunnistautua sormenjäljen ja numerokoodin lisäksi myös RFID-pohjaisella avaimenperätunnisteella.

Tämä avaa taas uusia mahdollisuuksia työajanseurannan sujuvoittamiseen. Ei kaikille, mutta aika monille.

Deltabit Idis -kellokorttilaite RFID-tunnisteella

Työajanseurannan voi hoitaa työpaikasta tai jopa työtehtävästä riippuen erilaisilla tavoilla. Siksi monipuolisuus on valttia, jotta sekä järjestelmän käyttäjät että sitä hallinnoivat henkilöt ovat tyytyväisiä tehtävästä riippumatta.

Tässä pari esimerkkiä erilaisista tavoista seurata työaikaa.

Nettileimaukset pääte- ja reissutyöhön

Joillakin työpaikoilla työaika kirjataan nettiselaimen kautta. Tämä sopii hyvin työpaikkoihin, joissa työtä tehdään pääosin tietokoneella. Työt voivat olla vaikka tavallisia toimistohommia tai erilaisia suunnitteluhommia.

Myös silloin, kun työ on jatkuvaa reissaamista, on kätevää, jos työajan kirjaukset voi tehdä vaikka puhelimella. Myyntikaverit ja huoltomiehet tietävät hyvin, mistä puhun.

Kellokorttilaite tuottavaan työhön

Nettileimaukset sopivat siis hyvin tietotyöläisille. Mutta on myös paljon töitä, jotka tehdään yhdessä työpaikassa niin, että työntekijät käyttävät tietokonetta vain satunnaisesti tai eivät ollenkaan.

Ne ovet usein paikkoja, joissa valmistetaan tavaroita ja tuotetaan ruokaa. Tai huolletaan tavaroita, ilahdutetaan ihmisiä tai autetaan eläimiä. Esimerkiksi metalliverstaita, kokoonpanotehtaita, maatiloja, autokorjaamoita, teattereita ja eläinlääkäriasemia. (Voit katsoa täältä 100 esimerkkiä asiakkaistamme.)

Näihin sopii parhaiten erillinen kellokorttilaite, jota ei tarvitse käynnistellä tai kantaa mukanaan niin kuin tietokonetta tai puhelinta. Ei tarvitse muuta kuin kävellä työaikapäätteelle ja kertoa mitä on tekemässä.

Deltabit Idis = yksinkertainen työajanseuranta

Deltabitillä on tuotteet näihin kaikkiin tilanteisiin, niin nettileimauksiin kuin työaikapäätteellä hoidettaviin kirjauksiin.

Kellokorttilaitteemme on nimeltään Deltabit Idis. Se on kunnon suomalaista osaamista, suunniteltu ja valmistettu Tampereella. Suurella syrämmellä tietenkin.

Olemme tehneet Deltabit Idis -leimauslaitteemme alusta saakka mahdollisimman helpoksi ja yksinkertaiseksi käyttää. Hikeä ja pakaralihaksia säästämättä.

Deltabit Idiksellä henkilön tunnistaminen tapahtuu sormenjäljellä ja työkirjauksen tai projektin valinta tapahtuu herkällä kosketusnäytöllä. Näin työajan kirjaus onnistuu parilla kosketuksella. Tap ja tap.

Helpon käytön lisäksi Deltabit Idis on myös helppo ottaa käyttöön ja hallita. Näytöllä näkyvät kirjausmahdollisuudet määritellään hallintaohjelmassa, joten niitä pystyy muokkaamaan helposti saman tien. Määrittelyt ja muutokset hoituvat siis minimityöllä.

Sormenjälki, RFID-tunniste ja koodi

Deltabit Idiksessä on nyt tuki myös henkilön tunnistukselle leimaustunnisteella. Eli avaimenperätunnisteella. Eli RFID-tägillä. Eli kulkulätkällä. Rakkaalla lapsella on monta nimeä…

Nyt tunnistustapoja on valittavanasi kokonaista kolme kappaletta:

  • sormenjälki
  • leimaustunniste
  • numerokoodi

Mihin noin monta tunnistustapaa tarvitaan?

Sormenjälki on helpoin ja nopein tapa tunnistautua. Taskuista ei tarvitse kaivella mitään ja tunniste on aina mukana. Se on siksi useimmille ykkösvaihtoehto.

Leimaustunniste sopii hyvin työpaikoille, joissa kädet likaantuvat ja kellokorttilaitetta käytetään esimerkiksi työvaiheseurantaan, jolloin leimauksia tehdään usein työpäivän aikanakin eikä pelkästään töihin tullessa tai töistä lähtiessä.

Numerokoodi on puolestaan hyvä vaihtoehto silloin, jos henkilö pitää tunnistaa ennen kuin hänen sormenjälkensä on tallennettu tai hänelle on annettu leimaustunniste. Tällöin hänelle voi luoda henkilökohtaisen koodin. Viesti vain tekstarilla puhelimeen ja hän pystyy tunnistautumaan saman tien.

Ja onhan toki vielä henkilökohtainen valinnanvapaus. Jos haluat olla joustava työantaja, voit antaa työntekijöiden itse valita, mitä he haluavat käyttää. Kun kerran vaihtoehdot ovat saatavilla, niin miksi niitä ei käyttäisi?

Kiinnostaisiko sinua nähdä Deltabit Idis toiminnassa?

Kuulostaako Deltabit Idis hyvältä?

Jos yksinkertainen työajanseuranta houkuttaa, niin pyydä meidät käymään. Pääset näpräämään Idistä vaikka omalla työpöydälläsi.

Varaa esittely tai kysy lisääinfo@deltabit.fi

Tai soita
010 8358500

LUE LISÄÄ DELTABITINTYÖAJANSEURANNASTA

 

Työajanseuranta: mitä sinun kannattaa ottaa huomioon ennen hankintaa

Kuvituskuva työajanseurantajärjestelmän hankintaopas

Työajan seuraaminen on lakisääteinen velvollisuus. Vähimmillään siinä tarvitsee seurata ainoastaan, että työntekijät eivät tee liikaa töitä. Ja yrityksen kannalta kannattaa toki seurata, että tunteja tehdään sovittu määrä.

Toisaalta, työajanseuranta voi helpottaa ja tehostaa toimintaa todella paljon, jos se tehdään oikein.

Siksi työajanseurantajärjestelmän hankintaa tehdessä pitää ottaa huomioon paljon asioita, kuten nämä:

Mitä haluan järjestelmän tekevän?
Kuinka kätevästi työajan tallennus toimii, onko siitä paljon vaivaa työntekijöille?
Saanko järjestelmästä haluamani tiedot? Kuinka helppoa se on?
Mitä tietoja ylipäätänsä voisin tarvita?

Kokonaisuuden hallinta voi tuntua kovalta urakalta. Hankinta tehdään pitkäksi ajaksi, joka tarkoittaa, että se tehdään harvoin. Siksi yrityksen sisältä harvemmin löytyy rutinoitunutta asiantuntijaa.

Työajanseuranta­järjestelmän hankintaopas apunasi

Jotta työajanseurannan hankinta olisi helpompaa, laitoimme kaiken osaamisemme yhteen pakettiin. Siitä tuli työajanseurantajärjestelmän hankintaopas.

 

Työajanseurantajärjestelmänhankintaopas

 

Jos työajanseurannan käytön haluaa tehdä mahdollisimman helpoksi, siitä löytyy loputtomasti yksityiskohtia hiottavaksi. Aika monet niistä saimme mahdutettua oppaaseemme.

Teimme paljon töitä sen eteen, että hurja tiedon määrä ei puuduttaisi liikaa. Tavoitteena oli sellainen opas, joka olisi mahdollisimman ymmärrettävä ja toivottavasti jopa kiinnostava. Kunnon sisältöä, eikä markkinointijorinoita.

Mitä oppaaseen oikein kuuluu? Sisällysluettelo kertoo se varmaankin parhaiten.

1. Tarvitsenko työajanseurantajärjestelmää?

Esimerkkejä, mihin työajanseurantajärjestelmää voi käyttää.
Lakipykälät työajanseurannasta. Onko se oikeasti pakollista? (On.)

2. Mitä vaihtoehtoja työajanseurannan toteuttamiseen on?

Yksityiskohdat kahdesta tavallisimmasta tavasta tehdä leimauksia: työaikapääte tai leimaukset nettiselaimella.
Niiden hyödyt ja yleisimmät käyttökohteet.

3. Mihin työajanseurantaa voi käyttää?

Kuinka työajanseuranta voi auttaa eri käyttäjäryhmiä. Esimerkiksi palkanlaskennan automatisointi, projektiseuranta ja liitynnät ulkoisiin järjestelmiin.
Esimerkkejä erilaisista raporteista, joita työajanseurantajärjestelmästä voi saada.

4. Mitä osia työajanseuranta­järjestelmän tarjouksesta löytyy?

Tyypillisimmät tarjouksen osat: laitteet, ohjelmistot ja erityyppiset työveloitukset.
Eri laskutusmalleja, joihin saatat törmätä.

5. Kannattaako työajanseuranta­järjestelmän hankinta taloudellisesti?

Säästöjä, joita työajanseurannalla voi tuoda. Myös esimerkkilaskelma.
Muita hyötyjä, joita työajanseurannasta saa.

6. Kuinka työajanseuranta­järjestelmä otetaan käyttöön?

Työajanseurannan automatisoinnin vaiheet.
Henkilöryhmien määrittely, työvuoron automaattinen valinta, työajanlaskenta palkkalajeittain.

7. Tärkeimpien henkilöiden koulutus

Pääkäyttäjän koulutuksen tavoitteet, työntekijöiden tehtävät.

8. Työajanseuranta­järjestelmän käyttö

Työajanseuranta jatkuvassa käytössä, esimerkit käyttäjätyypeittäin.
Käytössä olevan järjestelmän parannus ja räätälöinti.

9. Yhteenveto

Ideoita niin uusille kuin kokeneillekin käyttäjille

Oppaassa on paljon hyödyllistä asiaa uuden järjestelmän hankkijoille.

Ja vaikka sinulla olisikin jo järjestelmä, johon olet tyytyväinen, opas kannattaa silti lukea. Saatat saada uusia ideoita, kuinka järjestelmääsi voisi hyödyntää entistäkin paremmin.

Esimerkiksi työvaiheiden ja projektien seurannan saa suhteellisen helposti lisättyä työajanseurantajärjestelmään. Myös läsnäoloseurannasta, eli siitä, että näkee missä työntekijät ovat, voi olla apua bisneksen pyörittämisessä.

Deltabitin järjestelmässä työajanseuranta on vielä naitettu kulunvalvonnan kanssa. Jos sinulta löytyy ohjelmamme, niin ei muuta kuin Deltabit Dooris oven pieleen ja kulkeminen helpottuu.

Tarvitsetko apua?

Tässä vielä linkki oppaaseen, kannattaa lukea:
Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas.

Jos et jaksa lukea opasta, ei se mitään. Voimme auttaa myös muuten.

Soita tai laita sähköpostia, niin saat koko osaamisemme käyttöösi.

 

Varaa esittely tai kysy lisääinfo@deltabit.fi

Tai soita
010 8358500

 

Ovien etäohjaus ja ovivalvonta näppärästi tietokoneella

Ovien ja lukkojen hallinta ja valvonta ovat arkinen asia, joka yleensä hoidetaan samalla tavalla kuin se on aina hoidettu, eli jalkatyöllä tai ei mitenkään.

Tietokoneella hoidettavalla ovivalvonnalla saat apua moniin tavallisiin oviongelmiin. Tässä muutamia esimerkkejä tilanteista, joihin olet saattanut joutua.

Pidättekö ulko-ovianne lukittuna?
Mitä teette, jos ovikello soi tai joku on tulossa tapaamiseen?

Onko teillä ovenavausvastaava?
Vai lompsiiko ovea lähin henkilö avamaan oven? Tai ensin selvitetään, kuka odottaa vierasta ja sitten hän singahtaa ovelle?

Miten tiedät, että ovet ovat lukittu?
Säännöllisesti kokeilemalla? Luottamalla tuuriin?

Parhailla nykyaikaisilla kulunvalvontajärjestelmillä (kuten Deltabit Gatekeeperillä) sekä ovien etävalvonta että ovien etäohjaus hoituu suoraan työpisteestäsi ilman, että sinun tarvitsee lähteä paikan päälle. Tekniikan avulla säästät aikaasi ja samalla turvallisuus lisääntyy.

Ovivalvonta – lukkojen ja ovien tilan seuranta

Ovivalvonta tarkoittaa yleensä lukkojen tilan seurantaa, eli ovatko lukot kiinni vai auki. Usein siihen liitetään myös ovien tilan seuranta. Näistä tiedoista saadaan jo neljä erilaista yhdistelmää:

  • Ovi ja lukko kiinni
  • Ovi ja lukko auki
  • Ovi kiinni ja lukko auki
  • Ovi auki ja lukko kiinni

Toisinaan ovi on jaettu kahtia pääoveen ja ns. vasikkaoveen. Tällöin samassa paikassa pitää seurata kahden oven tilaa ja yhdistelmiä tulee entistäkin enemmän.

Tiedot näytetään keskitetysti tietokoneen avulla, jotta valvonta on mahdollisimman helppoa. Visuaalisessa näkymässä ovien ja lukkojen tila näkyy graafisina kuvina. Siinä mahdolliset ongelmat näkyvät yhdellä vilkaisulla ja niihin on helppo reagoida.

Kuva Deltabit Gatekeeper ovivalvonta pohjapirrosnäkymä

Lukkojen valvonta releiden kautta

Verkkopohjaisella ovivalvonnalla näet koko ajan lukkojen tilan. Esimerkiksi Deltabit Dooris tarvitsee tavallisen sähkölukon toimiakseen. Se ohjaa lukkoa auki ja kiinni releiden välityksellä. Samalla Dooris voi päätellä releen tilasta lukon aukiolotilanteen. Deltabit Dooris välittää tiedon keskitetylle palvelimelle, josta sitä sitä voidaan tarkkailla valvontaohjelmalla.

Pelkällä lukon tilan valvonnalla pääsee jo pitkälle. Lukkojen valvonnan etuna on, että se tulee järjestelmän mukana kuin itsestään sähkölukon ansiosta.

Ovien valvonta tilatietoantureilla

Ovien aukiolon valvonta vaati hieman lisätyötä. Ovien valvonta vaatii erillisiä tunnistimia, jotka asennetaan pareina oveen ja karmiin. Näinä tilatietoantureina käytetään usein magneettikytkimiä, jotka liitetään ohjausyksikön tilatietoliityntöihin.

Tunnistinten avulla järjestelmä tietää valittömästi, kun ovi avataan tai suljetaan. Kun ovi avataan, yhteys anturiparin välillä katkeaa ja kun ovi suljetaan, yhteys palaa.

Näitä tunnistimia käytetään yleisesti myös murtohälytysjärjestelmissä. Jos rakennuksessa käytetään murtohälytintä, voi hyvinkin olla, että ovissa on jo ovivalvonnan tarvitsemat anturit.

Etäohjaus – ovien (eli lukkojen) aukaisu tietokoneelta

Kun käytössäsi on verkkopohjainen kulunvalvontajärjestelmä kuten Deltabit Gatekeeper, voit käyttää sitä myös lukkojen avaamiseen etänä. Näin säästät aikaa ja jalkojasi, kun ovelle ei tarvitse mennä joka kerta erikseen.

Jos ovessa kaksi lukkoa, kuten käyttölukko ja turvalukko, niin ohjaus ohjaa molempia samalla lailla. Jos ohjaat lukon auki, molemmat lukot aukeavat.

Lukkoja voi etäohjata monella eri tavalla. Tässä ne tavallisimmat tavat.

1. Kerta-aukaisu (tai -sulku)
2. Toistaiseksi auki tai kiinni
3. Ajastetusti auki tai kiinni

Käydään seuraavaksi läpi tarkemmin, kuinka nämä toimivat ja mihin niitä voi käyttää.

1. Kerta-aukaisu hetkeksi

Kertaohjaus on yleisin tapa hallita lukkoa. Se tarkoittaa, että ovelle lähetetään avaussignaali, joka avaa lukon hetkeksi. Avausaika on sama, kuin jos lukko avataan kulunvalvontatunnistimelta.

Tätä käytetään normaalisti kun henkilö, jolla ei ole kulkuoikeuksia tai -tunnistetta halutaan päästää sisään. Hän voi olla esimerkiksi vieras, tavarantoimittaja tai vaikka uusi työntekijä ensimmäisenä päivänä. Tai työntekijä, joka on jättänyt kulkulätkänsä kotiin. (Onneksi sormenjälkeä käytettäessa sitä ei pääse tapahtumaan.)

Lukon voi ohjata etänä myös kiinni hetkeksi. Niitä tilanteita ei tosin usein satu, juuri nyt ei tule mieleen yhtään. Mutta jos keksit, niin käytä sitä ihmeessä!

2. Lukko auki tai kiinni toistaiseksi

Toiseksi yleisin tapa ohjata lukkoa on avata tai sulkea se toistaiseksi. Se tarkoittaa, että lukko pysyy auki tai kiinni kunnes sitä ohjataan seuraavan kerran ”normaalisti” eli joko etänä, ajastetusti tai ovella olevalla kulunvalvontatunnistimella sisään tai ulos kulkiessa.

Seuraavan ohjauskomennon myötä etäohjaus nollautuu ja järjestelmä palaa normaalien ohjausmäärittelyjen piiriin. Jos määrittelyjä lukon ohjaukseen ei ole tehty, niin lukko jää turvallisesti kiinni.

Missä tilanteissa lukkoa ohjataan toistaiseksi auki tai kiinni? No, vaikka kun

  • ovesta kuljetaan edestakaisin useita kertoja esimerkiksi tavaroita sisään kannettaessa
  • lukko on auki päiväsaikaan ja väki haluaa pitää kunnon kahvitauon vaikka oikein täytekakun kera

3. Lukko auki tai kiinni halutuksi ajaksi

Viimeisenä vaihtoehtona lukon voi asettaa etukäteen menemään auki tai kiinni haluttuna aikana halutun pituiseksi ajaksi. Sekä alku- että loppuaika määritellään minuutin tarkkuudella, joten ajan saa määritettyä tarkasti.

Tätä mallia voi käyttää esimerkiksi kun yritykseenne on illalla tulossa ryhmä vieraita ja heidän saapumisensa ajan oven halutaan olevan avattavissa, jotta sitä ei tarvitse erikseen avata jokaiselle tulijalle. Tai samalla toiminnolla voit avata myymälän lukon joka päivä aukioloajaksi, jos et halua tehdä sitä jostakin syystä tehdä automaattiajastuksella.

Kuva Deltabit Gatekeeper ovivalvonta lukon ohjaus

Valvo muita kriittisiä tietoja tilatiedoilla

Ovivalvontanäkymää voi käyttää myös muuhun, kuin pelkkien ovien ja lukkojen tilan valvomiseen. Kosteus, lämpötila, paine – mahdollisuuksia on tolkuttoman paljon.

Onko huoneen lämpötila riittävä? Onko kosteus hallinnassa? Onko lattialla tavaraa? Tilatiedoilla saadaan näkyvyys kriittisiin tietoihin yhdessä näkymässä.

Teknisesti toteutus on sama kuin ovien tilatiedoilla. Deltabit Dooriksen ohjausyksikössä on kokonaiset 13 paikkaa erilaisille tilatiedoille. Jokaiselle tilatiedolle voi määrittää kaksi tilaa, joilla on oma symbolinsa.

Saman tilatiedon kahta eri tilaa esittävät symbolit voivat esimerkiksi olla samat, mutta ne voi erotella toisistaan värin avulla. Näin poikkeukselliset tilanteet erottuvat selkeästi kokonaiskuvasta.

Yhteenveto

Ovivalvonta on monipuolinen työkalu päivittäiseen käyttöön. Saat lukon hallinnan ja valvonnan käyttöösi hyvin pienellä vaivalla. Myös oven tilatietojen lisäys onnistuu kätevästi Deltabit Dooriksen asennuksen yhteydessä.

Oviin liittyvien tietojen lisäksi Deltabit Gatekeeper taipuu virittelemällä todella moneen käyttöön. Kunhan anturista saa reletiedot, niin lopun pitäisi olla helppoa.

Deltabit Gatekeeperistä löytyy paukkuja ja siksi haluaisimme, että siitä otettaisiin kaikki irti. Jos sinulla on idea ja mietiskelet onnistuisiko sen toteuttaminen, neuvomme sinua mielellämme!

Kysy lisää tai varaa esittely

Sähköposti: info@deltabit.fi
Puhelin: 010 8358500

Voit lukea lisää Deltabit Gatekeeper -kulunvalvontajärjestelmästä täältä:

Deltabit kulunvalvonta