Työajanseuranta ja laki: työaikakirjanpito kuntoon, niin työ­suojelu­tarkastus sujuu

Työajanseuranta on pakollista joka yritykselle. Työajanseurantalaki on sen puolesta harvinaisen selvä, keplottelu ei onnistu oikein millään.

Eikä se kannatakaan, hyvin hoidettuna firman toiminta pyörii työaikalainkin puolesta kuin rasvattuna.

Lakisääteinen työajanseuranta on mahdollista todella monella eri tavalla. Vaikka lähes automaattisesti tai Sulo Vilenmäisesti (eli kun sain halvalla…).

Jos pakollinen työajanseuranta tuntuu rasittavalta, niin ei hätää. On olemassa myös helppoja (ja jopa mukavia) tapoja hoitaa työajanseuranta.

Tässä jutussa kerromme sinulle vaihtoehtosi työaikakirjanpidon hoitamiseen, vaikeasta helppoon ja halvasta mukavaan.

. . .

Työaikalaki sanoo: työaikakirjanpito kuntoon

Kertauksena vielä kerran:

Työajanseuranta on pakollista jokaiselle yritykselle.

Työaikalaissa lukee, että työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritettavat korvaukset työntekijöittäin.

Korvaukset tarkoittavat selkosuomella yleensä palkkaa tai vapaata, jos työt ovat menneet ylitöiden puolelle.

Kirjanpitoon (eli yksinkertaisemmin johonkin, vaikka ruutuvihkoon) on merkittävä säännöllisten työtuntien lisäksi myös esimerkiksi ylityötunnit.

Vaikka työaika ei olisi säännöllinen, on tunnit on silti kirjattava. Vaikka tekisit satunnaista keikkatyötä tai sinulla ei ole säännöllistä työaikaa, työmäärää pitää silti valvoa.

kuva mies pitelee herätyskelloa
Kuva: Tristan Gassert

Ylimääräistä ei saa tehdä edes sopimalla

Mitä jos sinulla olisi intoa tehdä töitä reilumminkin? Raha kun tulee aina tarpeeseen.

Liikaa töitä ei silti saa tehdä. Siitä ei edes saa sopia yhdessä työntekijän ja työn­antajan kanssa.

Mukavan joustavasti laki ei kerro, kuinka tuntien kirjaaminen tehdään. Tekemisen voi antaa työntekijälle itselleen tai esimies saa kysellä niiden perään.

Yrityksellä on silti vastuu seurata, että töitä tehdään lain mukaan. Viimeinen vastuu on tässäkin asiassa toimitus­johtajalla.

Tietojen kirjaamisen pitää olla myös säännöllistä. Ei riitä, että tunnit kirjataan kerran vuodessa. Eikä niitä tietenkään voi raapustaa paperille etukäteen.

Työsuojelutarkastuksessa tarkastetaan myös työaikakirjanpito

Työaikojen valvonta tehdään useimmiten samalla, kun yritykseen tehdään työsuojelutarkastus.

Työsuojelutarkastuksen sattuessa työnantajan on pyydettäessä esitettävä työntekijöitä koskeva työaikakirjanpito, eli päivittäiset työtunnit.

Täydellistä työaikakirjanpitoa on hankala taikoa tyhjästä. Se vaatii systemaattisuutta ja pitkäjänteisyyttä.

Työntekijäkin voi tarkastaa kirjauksensa

Työsuojelutarkastajan lisäksi myös työntekijällä on oikeus tietää hänestä tehdyt kirjaukset. Vastauksien antaminen voi olla joskus aika kimuranttia, jos työajat ovat kovin epäsäännölliset.

Tärkeimmät tiedot näkyvät yleensä palkkakuitilla, joten kerran kuussa työntekijä näkee työaikakirjanpidon tilanteensa.

Tässä ote työsuojeluviranomaisten ohjeesta:
Näin valmistaudut työsuojelutarkastukseen. 

Kuva työsuojelutarkastuksen tarkistuslista

Kuulostaako tutulta? Työsuojelu­tarkastuksessa tarvitaan työaika­kirjanpito. Eli se on automaattisesti pakollinen.

Asiaa voi miettiä myös toisin päin:
Mitä jos työajanseuranta olisikin työkalu firman tekemisen parantamiseen? Sekin on mahdollista.

Kunnon järjestelmällä lakisääteinen työajanseuranta on teoriassa helppoa. Kaikki riippuu kuitenkin työntekijöiden sitoutumisesta tuntien kirjaamiseen. Jos motivaatio ei ole kohdallaan, yrittäjälle tulee tuntien setvimisestä paljon ylimääräistä hommaa.

Jos työajanseuranta tehdään huolellisesti, siitä on oikeaa hyötyä sinullekin. Ja onhan se hyvä, että tämäkin lakisääteinen asia on teillä hoidossa.

Eikä sen tarvitse olla vaikeaa.

Työaikakirjanpito säästää hermoja

Työajanseurannasta voi saada paljon irti, jos sen tekee oikein. Pakollisuus ei tarkoita, että se olisi turhanpäiväistä ajan tuhlaamista.

Työaikakirjanpidon hyötyjä on paljon

  • Työntekijät eivät pala loppuun, kun työtunnit ja vapaat ovat sopivassa suhteessa.
  • Palkat maksetaan oikein toteutuneiden tuntien mukaan.
  • Tasapuolinen kaikille, kun kaikkien työtä seurataan samalla lailla.
  • Työhyvinvointi paranee, sillä turha vertailu jää pois.
  • Raportointi ja palkanlaskenta helpottuvat, kun tiedot ovat tallessa.

Hyvä työajanseuranta säästää aikaa ja rahaa. Ja hermoja. Sen lisäksi se parantaa ainakin tunnollisten työntekijöiden viihtyvyyttä.

Koska työajanseuranta on pakollista, se kannattaa hoitaa kerralla kunnolla, eikä jättää ”sitten joskus” tehtäväksi.

Työsuojelutarkastuksistakin tulee ylpeilyn aiheita, kun hommat on tehty esimerkillisesti. Pienellä vaivalla saa suuren hyödyn.

Työaikalain rikkomisen seuraukset: korjaus­kehotus, sakko tai vankila

Yrityksiin tehdään työsuojelu­tarkastuksia työsuojelu­viranomaisten toimesta. Työhön liittyvien lakisääteisten asioiden tulisi olla kunnossa, jotta tarkastuksesta pääsee läpi.

Myös työajanseuranta syynätään tarkastuksessa.

Tarkastuksessa tarkastajat voivat pyytää nähtäväkseen työaikakirjanpidon. Jos se löytyy ja ylityöt ja vapaat ovat lain mukaisia, kaikki on kunnossa.

Pienistä puutteista pääsee helpolla. Riittää, kun ongelman korjaa kehotuksen mukaisesti.

Jos epäkohtaa ei kuitenkaan korjata, asia voi edetä työsuojeluviranomaisen käsiteltäväksi ja johtaa jatkotoimen­piteisiin.

Kuva lehtijuttuja tuomioista

Seurauksia tulee myös silloin, jos lakia on rikottu oikein reilusti. Ylitöitä on tehty enemmän kuin laki sallii (kerrankin kirjaimellisesti 😊). Tai viikkovapaista ei ole huolehdittu.

Seuraukset riippuvat tilanteesta. Sakkoa voi napsahtaa enemmän tai vähemmän.

Erittäin vakavissa tapauksissa on mahdollista joutua jopa vankilaan ja liiketoimintakieltoon. Se on kuitenkin erittäin harvinaista, sillä silloin toiminnan on pitänyt olla todella törkeää.

Työaikalain rikkominen ei tee hyvää firman maineelle. Siksi työajan seuraaminen kannattaa.

Työajan kirjaamisen ja seuraamisen voi hoitaa sähköisesti tai käsin

On monta tapaa toteuttaa työajanseuranta niin, että se täyttää lain vaatimukset. Laki ei määrittele toteutustapaa. Riittää, kun homma hoituu.

  • Työntekijät arvostavat helppoa tuntien kirjaamista.
  • Työnantajalle tärkeää on tietojen vaivaton seuranta.

Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas

Vaihtoehtoja toteutukselle riittää. Jopa niin paljon, että teimme hankinnasta oikein oppaan. Saat luettua sen täältä:

Työajanseurannan hankintaopas – e-kirja
Työajanseurannan hankintaopas – netissä

Helpoin ja luotettavin: sähköinen työajan­seuranta­järjestelmä

Kätevimmin työaikakirjanpito onnistuu hyvällä työajanseurantajärjestelmällä.

Työtuntien seuranta tapahtuu kahdessa vaiheessa:

1. Työntekijät kirjaavat työtunnit joko työaikapäätteellä tai internet-selaimella.
2. Työaikavastaava seuraa työaikaa automaattisesti luotujen raporttien perusteella.

Näiden kahden vaiheen välissä automaattinen laskenta tekee ihmeitään seuraamalla etukäteen tehtyjä automatiikkamäärityksiä.

Raportteja voi lakisääteisen työaikakirjanpidon lisäksi käyttää myös palkanlaskennan apuna ja työn sisällön analysointiin. Työtunnit voi eritellä palkkalajeihin ja työajan lajitella eri tehtäviin kuluneen ajan mukaan.

Halvempi, mutta vaivalloinen: käsin hoidettu työaikakirjanpito

kuva paljon kansioita hyllyssä
Kuva: Samuel Zeller

Perinteinen tuntilapun täyttökin käy. Kätevää se ei välttämättä ole, mutta täyttää työaikalain vaatimukset.

1. Työntekijät kirjaavat tunnit käsin esimerkiksi paperille tai Excel-taulukkoon.
2. Työaikavastaava laskeskelee tunteja ja katsoo vastaavatko ne lakia (ja työehtosopimuksia).

Tässä tapauksessa välivaiheen tehtäviin kuuluu lappujen keräily. Hieman luovaakin työtä saatetaan tarvita, jos lappuja on hukassa tai käsiala ei ole aivan priimaa.

Kirjaaminen, seuranta ja raportointi onnistuvat, kun siihen käyttää aikaa. Jos käytetyn työajan jättää pois, niin tämä on edullisin vaihtoehto.

kuva käsintehty työtuntilista

Valmiit Excel-pohjat käyttöösi ilmaiseksi

Jos ”ilmainen” työajanseuranta kiinnostaa, meiltä löytyy valmiita pohjia käyttöösi täältä:
Ilmainen työajanseuranta: tuntilista- ja Excel-pohjat käyttöösi

Deltabitin tuotteilla työaikalain seuraaminen käy helpommin

Yritykset ovat erilaisia. Siksi vaihtoehtojakin pitää olla, sekä työajan kirjauksiin että työajan seurantaan.

Kirjaukset sormenjäljellä, leimaustunnisteella tai koodilla

Tietyssä paikassa tehdylle säännölliselle työlle sopii parhaiten työajanleimaus päätteellä. Jos työtä tehdään tietokoneella tai matkustetaan paljon, selaimella tehtävä työaikakirjaus toimii parhaiten.

Toteutamme haluamasi leimaukset haluamallasi tavalla: sormenjäljellä, leimaustunnisteella tai koodilla. Projekti- tai työtehtäväkohtainen kirjaaminen onnistuu myös.

Kerro vain, mitä haluat ja tarvitset.

kuva tyttö pitelee deltabit idistä

Raporteille tunnit, palkkalajit, poissalolot ja projektit

Raportit voidaan suunnitella toiveidesi mukaisiksi.

Riittävätkö pelkät tehdyt työtunnit lakisääteiseen seurantaan? Haluatko nähdä myös poissaolot?

Voimme myös lajitella tunnit palkka­lajeittain palkanlaskennan avuksi.

Haluaisitko tietää, miten paljon työaikaa on käytetty yhteen projektiin?

Kaikki käy.

Ammattilaisemme hoitavat automatisoinnin

Tulo- ja lähtökirjausten ja valmiin raportin välillä automatisointi hoitaa (lähes) kaiken puolestasi. Saat reaaliaikaisen ja tarkan raportin muutamalla klikkauksella kun tarvitset.

Mahdolliset ongelmatilanteetkin on helpompi ratkaista, kun on mustaa valkoisella.

Me hoidamme automatisoinnin puolestasi ja räätälöimme raportit tarpeisiisi sopivaksi. Riittää, kun kerrot meille työvuorot tulo- ja lähtöaikoineen sekä palkkalajit ja poissaolotyypit laskentasääntöineen.

Käyttöönotto sujuu nopeasti. Toisinaan yksi puhelu riittää ja saamme tehtyä kaiken valmiiksi puhelun aikana. Joskus tarvitaan enemmän hommia.

Lakisääteinen pakko muuttuu hetkessä helpoksi ja mukavaksi työajan­hallinnaksi. Työsuojelutarkastaja saa tulla!

 

Varaa esittely tai kysy lisääinfo@deltabit.fi

Tai soita
010 8358500

Nettidemokin onnistuu
Pyydä live-esittely

Kulunvalvonta­järjestelmät vertailussa – kulunhallinta huterasti vai järeästi?

Kulunvalvontajärjestelmien avulla voit valvoa tietyllä alueella tai rakennuksessa liikkuvien henkilöiden kulkua. Sen voi tehdä kevyesti helppouteen tai järeästi turvallisuuteen keskittyen. Perinteinenkin vaihtoehto löytyy: halvalla, mutta hankalammin.

Haaveissa kulunvalvonta­järjestelmä?

Oletko halukas paneutumaan kulunvalvontaan vai onko se vain välttämätön paha? Riittävätkö perinteiset avaimet vai haluatko kulunhallintaan enemmän ulottuvuuksia?

Tässä artikkelissa vertaillaan eri kulunvalvontajärjestelmien hyviä ja huonoja puolia. Saat hyvän katsauksen erilaisten systeemien ominaisuuksiin ja siihen, kuinka ne sopivat eri tyyppisille käyttäjille.

Mitä kulunvalvonta­järjestelmät tekevät?

Kulunvalvonnasta tulevat monelle ensimmäisenä mieleen vartijat ja valvontakamerat. Mutta kulunvalvonnan voi hoitaa kevyemminkin.


Kuva: Alexandre Godreau

Kevyin ratkaisu kulunvalvontaan on hyvin yksinkertainen: lukko. Avaimen haltijalla on kulkulupa tietylle alueelle, jonne avaimeton henkilö ei pääse.

Perinteisellä lukolla ja avaimella pääset alkuun. Jos haluat pidemmälle viedyn ratkaisun, markkinoilla olevat kulunvalvontajärjestelmät tulevat apuun. Niiden avulla kulunhallinta on entistä helpompaa ja turvallisempaa.

Sähköiset kulunvalvontajärjestelmät helpottavat arkeasi. Sinun ei tarvitse palkata vartijaa vahtimaan yrityksesi toimitiloja vuorokauden ympäri eikä tarkkailla valvontakameroita koko työpäiväsi ajan – eikä varsinkaan enää kotisohvalla istuskellessasi.

Voit antaa tekniikan paiskoa hommia puolestasi ja keskittyä itse tärkeämpiin hommiin.

Mihin tarvitsen kulunvalvonta­järjestelmää?

mies juoksee
Kuva: Andy Beales

Usein tärkein syy käyttää kulunvalvontajärjestelmää on turvallisuus. Voit estää ulkopuolisten pääsyn esimerkiksi yrityksen tuotantotiloihin. Samalla se on hyvä tapa ehkäistä ilkivaltaa, kun turha maleksiminen häviää.

Järjestelmien avulla on myös mahdollista yksinkertaistaa kulkemista työpaikalla. Työntekijät pääsevät kulkemaan ovista omaan tahtiin, eikä tarvitse palkata ketään ovenavaajan hommiin.

Voit seurata ihmisten kulkemista, jotta tiedät, missä tietty henkilö on. Voit esimerkiksi tarkistaa, onko työkaveri paikalla vastaanottaakseen puhelun tai asiakkaan. Tai onko hän lähtenyt lounaalle ilman sinua.

Kulunvalvontajärjestelmät säästävät myös aikaa. Kun kerran ohjelmoit avaimen, tunnisteen tai sormenjäljen, henkilö voi kulkea annetuilla oikeuksilla juuri niin kuin olet kulkuoikeudet hänelle määritellyt.

Olipa syy kulunvalvontaan mikä tahansa, kulunvalvonta on tärkeä osa yrityksen turvallisuutta.

Vaikka käytössä olisivat vain normaalit avaimet, voit (yleensä) luottaa siihen, että vain hän, jolle olet antanut avaimen, käyttää avainta. Näin perusturvallisuus on kunnossa.

Kun kulkijoilla on avaimet, sinun ei tarvitse olla jatkuvasti avaamassa ovia. Pääsy lukittujen ovien taakse on melko hyvin rajattu, jos kaikki sujuu suunnitelmien mukaan.

Kulunvalvontajärjestelmät tuovat lisää turvallisuutta niin työnantajalle kuin työntekijöillekin. Niiden avulla on myös mahdollista tehdä kulkemisesta helppoa ja nopeaa.

Riittääkö kulunhallinta, vai haluatko myös kulunseurantaa?

Kulunhallintaa on mahdollista toteuttaa useilla eri tavoilla. Tutuin tapa on käyttää perinteisiä avaimia. Kodeissa avain jyrää edelleen, mutta yrityksessä sen käyttö vähenee lujaa vauhtia.

Avainten tilalle on tullut erilaisia sähköisiä kulunvalvontajärjestelmiä, joko verkkopohjaisia tai enemmän manuaaliseen oikeuksien siirtoon perustuvia systeemeitä.

Kulkemiseen voi käyttää avaimia, avaimenperätunnisteita, kulkukortteja tai vaikka sormea.

Kolme tärkeintä kulunvalvontajärjestelmän tyyppiä ovat

  • Avaimen omistajuuteen perustuva kulunhallinta
  • Ennalta määritettyihin kulkuoikeuksiin perustuva kulunhallinta
  • Ajantasainen kulunhallinta ja kulunvalvonta

Avaimen omistajuuteen perustuva kulunhallinta

Avaimet ovat halpa ja yksinkertainen tapa hoitaa yrityksesi kulunvalvonta. Jos sinulla on avain, pääset kulkemaan. Jos taas ei, niin et pääse. Aika yksinkertaista.

Avaimen käyttö ei myöskään vaadi erityisosaamista. Se sujuu ilman opastusta.

Mutta mitäs sitten, kun avaimet unohtuvat kotiin tai häviävät kokonaan? Kesätyöntekijä lopetti, mutta ei palauttanutkaan avaimia?

Ylläpidon kannalta avainten käyttö ei ole aina helppoa. Mitä isompi yritys, sitä enemmän avaimia, jotka voivat unohtua, kadota tai jotka voidaan jopa varastaa.

Kotiin unohtuneiden avainten tilalle tarvitaan myös ylimääräisiä avaimia, joita voidaan lainata päivän ajaksi. Pelkkä avainten säilyttäminen sikin sokin pöytälaatikossa ei ehkä ole optimaalisin tapa hallinnoida avaimia.

Avaimet eivät ole kalliita, mutta yhdenkin avaimen hävitessä pitää päättää, mitä tehdään.

Otatko riskin, että hävinnyt avain löytyy, mutta löytäjän aikeet eivät ole hyviä? Jos haluat välttää riskejä, lukot pitää sarjoittaa uudelleen. Yhdelle ovelle se ei paljoa maksa, mutta isommassa talossa se voi tulla kalliiksi.

Käytännössä avaimet ovat perusvarma, halpa ja helppo tapa hoitaa kulunhallinta, mutta varsinaista kulunvalvontaa ei pelkällä avaimella saa.

Avain voi kuitenkin olla paras vaihtoehto pienelle yritykselle, jossa työntekijöiden vaihtuvuus on pientä eikä lukkojen takana säilytetä mitään todella arvokasta.

Ajantasainen kulunhallinta ja kulunvalvonta

Jos avainten jatkuva hukkuminen ja metsästäminen kyllästyttää, kannattaa kokeilla verkkopohjaista kulunvalvontajärjestelmää.

Sen avulla voit tallentaa käyttäjät järjestelmään ja antaa heille yksilöllisen tunnisteen tunnistusta varten. Tunniste voi olla avaimenperätunniste tai jos haluat päästä helpolla, sormenjälki. Ovella oleva kulunvalvontalaite lukee tunnisteen ja päästää henkilön ovesta, mikäli oikeudet sen sallivat.

Myös kulunseuranta on helppoa ja voit tehdä sitä reaaliaikaisesti. Näet, kuka on kulkenut mistäkin ovesta ja voit seurata, onko ovi lukossa.

Deltabit Dooris kulunvalvonta sormenjälkitunnistimella

Sormenjälkitunnistukseen perustuvien kulunvalvontajärjestelmien avulla on mahdollista päästä eroon ylimääräisistä avaimista tai korteista. Se tekee kulunhallinnasta helppoa hallinnoijalle ja kulkemisesta kätevää käyttäjälle.

Verkkopohjaisissa järjestelmissä voit käyttää myös RFID-kulkutunnisteita, kuten kulkukortteja tai -lätkiä. Myös pääsykoodeja voi käyttää. Jos haluat olla todella varma ovesta pääsevän henkilön henkilöllisyydestä, voit vaatia kahta eri tunnistustyyppiä, kuten sormenjälkeä ja koodia.

Jos haluat, että joku pääsee kulkemaan ovesta vain tietyllä aikavälillä – sekin onnistuu.

Järjestelmän avulla voit määritellä kulkuoikeuksia niin tarkasti kuin haluat.

Verkkopohjaisten kulunvalvontajärjestelmien hallintaa on mahdollista helpottaa hankkimalla se pilvipalveluna.

Palveluntarjoaja hoitaa järjestelmän ylläpidon ja sinulle jää enemmän aikaa kaikelle muulle. Ylläpitäjä huomaa ja korjaa ongelmat usein jo ennen kuin olet niistä edes tietoinen.

Sähköisen kulunvalvonnan käyttöönotto vaatii enemmän työtä, kuin avainten hankinta. Mutta kun se on käytössä, käyttäminen on paljon vaivattomampaa. Järjestelmä vaatii toimiakseen yleensä sähköä ja verkkoliitynnän joka ovelle. Se ei ole monimutkaista, mutta vaatii hieman vaivaa.

Mikäli lukittuja ovia on paljon, kulunvalvontalaitteita ei välttämättä kannata laittaa jokaiselle ovelle. Useimmiten rakennuksen ulkokuoren suojaaminen riittää. Hyvällä suunnittelulla voi säästää pitkän pennin.

Mikäli arvostat erityisesti helppoutta etkä välttämättä juurikaan halua olla tekemisissä kulunvalvonnan kanssa (tai haluat seurata sitä paljonkin), tämä on sinun valintasi.

Ennalta määritettyihin kulkuoikeuksiin perustuva kulunhallinta

Jos perinteisestä avaimesta luopuminen samalla sekä houkuttelee että hirvittää, on olemassa vielä yksi vaihtoehto. Sähköinen kulunvalvonta on mahdollista myös avaimen kanssa.

Miten?

Tässä vaihtoehdossa avaimet ja lukot keskustelevat keskenään, jolloin lukot toimivat avaimen saamien ”ohjeiden” mukaisesti.

Avaimien digitaalisia oikeuksia voidaan lisätä ja poistaa tarpeen mukaan. Näin ollen esimerkiksi hävinneen avaimen oikeudet voidaan poistaa, jolloin väärinkäytön riski on pienempi.

Oikeudet siirtyvät ja päivittyvät avainten tai kulkutunnisteiden mukana ihmisten kulkiessa, joten joka ovelle ei tarvita verkkoliitäntää, eikä usein edes verkkovirtaa.

Jos lukossa pidettäviä ovia on paljon, tämä ratkaisu voi olla toimiva.

Reaaliaikaista kulunseurantaa ei kuitenkaan voi tässä vaihtoehdossa tehdä. Avaimien oikeuksia onkin mahdollista muuttaa halutessaan pilvipalvelun kautta, mutta muutosten siirtyminen ovelle voi kestää hetken.

Parhaiten tämä vaihtoehto sopii niille, joilla avainten tarve ja käyttö ovat suurta ja käyttäjät vaihtuvia. Esimerkiksi jotkut taloyhtiöt ovat ottaneet käyttöönsä tällaisen kulunhallintaratkaisun.

Avainta käyttäjän on kuitenkin edelleen kannettava tunnollisesti mukana.

Eikä siinä vielä kaikki…

On myös mahdollista synkata kulunvalvontajärjestelmä murtohälytysjärjestelmään.

Aamulla ensimmäisen työntekijän leimattua itsensä sisään, hälytykset menevät pois päältä. Vaihtoehtoisesti voit ajastaa hälytyksen haluamallasi tavalla.

Helposti unohtuvia pääsykoodeja ei tarvitse jaella enää ympäriinsä. Kätevää, eikö?

Valinta on sinun!

kuva mies osoittaa ilmoitustaulua
Kuva: Alvaro Reyes

Mitkä ovat sinun kriteerisi kulunvalvontalaitteelle tai -järjestelmälle?

Kulunvalvontajärjestelmät ovat ominaisuuksiltaan erilaisia, mutta niitä yhdistää sama päämäärä: kulku sallitaan vain luvan saaneille henkilöille.

Turvallisuuden lisääminen on kulunvalvontajärjestelmien selkeä tavoite, mutta järjestelmän käytön ei tarvitse olla rakettitiedettä. Hyvin tehdyllä järjestelmällä pääset helpolla.

Lopullisen päätöksen joutuu tekemään helppouden ja kustannusten välillä. Kustannuksia tulee sekä hankinnan yhteydessä että käytettäessä. Helppous näkyy koko ajan.

Tee päätös huolella. Valitsemasi järjestelmä voi olla käytössäsi vuosikymmeniä.

Jos sinun on vaikeaa valita, ota yhteyttä. Me autamme mielellämme.

Varaa esittely tai kysy lisääinfo@deltabit.fi

Tai soita
010 8358500

Nettidemokin onnistuu
Pyydä live-esittely

Työajanseuranta ja kulunvalvonta huolettomasti pilvipalveluna vai omilla koneilla?

Kunnon yrittäjä koittaa aina päästä mahdollisimman helpolla rutiinihommista. Tai ainakin hänen pitäisi. Pakolliset hommat täytyy tehdä, mutta mieluiten ne hoituisivat itsestään.

Sama pätee myös työntekijöihin. On turha tehdä asioita monimutkaisemmin kuin on pakko. Mielummin tehdään oikeita töitä kuin junnataan rutiinien kanssa.

Oikeat valinnat järjestelmiä hankittaessa voivat säästää reilusti vaivoja myöhemmin – ja erityisesti hermoja.

Tässä jutussa kerromme, mitä hyötyjä saat, kun hoidat työajanseurannan ja kulunvalvonnan pilvipalveluna.

Kerromme myös, missä tapauksissa sinun kannattaa vastata itse laitteiden ja ohjelmien hallinnasta. Sekin on joskus järkevää!

Kuva työntekijä rentoutuu
Kuva: Hutomo Abrianto

Automatisoi työajanseuranta ja kulunvalvonta – ja unohda ne

Deltabitin osaaminen keskittyy toistuivien tehtävien sujuvoittamiseen: kuinka saat hoidettua pakolliset rutiinihommat työajanseurannassa ja kulunvalvonnassa mahdollisimman yksinkertaisesti ja helposti.

Toteutamme yksinkertaisuutta monipuolisesti ja helppoutta jatkuvasti parantaen. Mutta kuitenkin siten, että emme rajoita valinnan mahdollisuuksiasi.

Se voi tarkoittaa esimerkiksi näitä asioita:

  • Henkilöt tunnistetaan sormenjäljellä, jotta heidän ei tarvitse muistaa ottaa mitään mukaan eikä kenenkään tarvitse huolehtia unohduksista. Mutta myös avaimenperätunnisteita ja koodia voi käyttää.
  • Voit automatisoida koko työajanseurannan leimauksesta siihen asti, että työtunnit ilmestyvät raportille valmiiksi laskettuna. Automatisointi hoituu vaivatta, kun teemme määrittelyt puolestasi minimiajassa.
  • Ajasta lukot aukeamaan automaattisesti haluamaasi aikaan ja salli kulku muina aikoina tietyille henkilöille. Jos tarvitaan käsisäätöä, voit hoitaa lukkojen tilan seurannan ja satunnaiset availut etänä omalta koneelta.

Älykäs hallinta keskitetysti

Jotta hommat toimivat helposti ja huolettomasti, tarvitaan taustalle yllättävän osaava järjestelmä. Äly, joka tekee monimutkaisesta yksinkertaista.

Luotettavuuden takaa keskitetty palvelin, joka hoitaa viestinnän järjestelmän eri osien kanssa, tallentaa tiedot ja seuraa toimintaa. Se on järjestelmän aivot.

Kun taustalla pyörivä järjestelmä on päällä, kaikki toimii hienosti. Mutta kun sen kanssa on ongelmia, se alkaa pikkuhiljaa näkyä käytössä. Tai toisinaan saman tien.

Pienetkin ongelmat ärsyttävät. Isot voivat pahimmillaan estää käytön kokonaan.

Tavoitteena on tottakai, että näin ei kävisi koskaan. Jotta kaikki toimii jatkuvasti kunnolla, järjestelmän toimintaa pitää valvoa, ammattimaisesti ja säännöllisesti.

Näin huomaat ajoissa, jos esimerkiksi verkkoyhteyden kanssa on ongelmia tai ukkosen aiheuttama sähköpiikki on rikkonut tietokoneen osia.

Pilvipalvelu vai omat koneet?

Järjestelmässä pitää siis olla älyä. Ohjelmoitu älykkyys ei kuitenkaan riitä, vaan myös ihmisten osaamista tarvitaan.

Mitä vaihtoehtoja sinulla on?

Käytännössä kysymys on siitä, kuinka hoidat keskitetyn palvelimen pyörityksen ja kuka siitä vastaa. Sen voi hoitaa kahdella tavalla:

  1. Pilvipalveluna Deltabitin toimesta
  2. Omilla koneilla omassa verkossa

Molemmilla on faninsa. Toinen on huoleton ja toinen tarjoaa kontrollia. Tässä lyhyesti näiden vaihtoehtojen vertailu.

Pilvipalvelu – huoletonta meininkiä

  • Deltabit vastaa täysin palvelimesta – sekä laitteista että ohjelmista
  • Ohjelmat ja laitteet ovat yhteydessä palvelimeen internet-yhteyden kautta
  • Deltabit valvoo järjestelmän toimintaa ja korjaa ongelmia

Järjestelmäkuva Deltabit tyoajanseuranta- ja kulunvalvontajärjestelmä pilvipalveluna

Omat koneet – tee se itse -yrityksille

  • Vastaat itse täysin palvelimesta tietokoneen hankinnasta ohjelmien ylläpitoon
  • Yleensä koko järjestelmä on yrityksenne sisäverkossa
  • Valvot itse järjestelmän toimintaa ja reagoit ongelmiin

Järjestelmäkuva Deltabit tyoajanseuranta- ja kulunvalvontajärjestelmä omalla koneella

Kumpi on sinulle parempi vaihtoehto?

Kun kulunvalvonta tai työajanseuranta on pilvipalveluna, voit keskittyä tekemiseen, eivätkä tietokoneiden hallintahommat rasita. Omia tietokoneita käytettäessä olet taas riippumattomampi ulkopuolisista, mutta sinun pitää vastata myös ylläpidosta.

Pilvipalvelu tarjoaa helppoutta ja luotettavuutta. Omilla koneilla saat hallintaa ja vastuuta.

Yksinkertaistettuna voisi sanoa, että jos teillä ei ole yrityksenne palkkalistoilla ATK- tai IT-vastaavaa, pilvipalvelu on ehdottomasti oikea ratkaisu.

Jos teiltä löytyy oma ATK-guru, niin pilvipalvelu on silti useimmiten kätevämpi. Kun Deltabit huolehtii palvelun pyörittämisestä ja päivityksistä, niin luotettavuus on tasaisesti hyvällä tasolla.

Oma asennus on paras vaihtoehto silloin, kun haluatte kaiken toimivan omassa verkossanne ja omassa hallinnassanne. Tässä tapauksessa teidän pitää varautua käyttämään enemmän aikaa toiminnan seuraamiseen.

Miten vaihtoehtojen erot näkyvät päivittäisessä tekemisessä?

Pilvipalvelu

Pilvipalvelussa Deltabit seuraa järjestelmän toimivuutta ja katsoo, että yhteydet ovat kunnossa. Tavoitteena on, että työajanseuranta ja kulunvalvonta toimivat teidän näkökulmastanne kuin itsestään.

Jos ongelmia tulee, ne havaitaan usein ennen kuin ne näkyvät käyttäjille millään tavalla. Ongelmien sattuessa Deltabit joko korjaa sen itse tai ottaa teihin yhteyttä, jos se vaatii teidän toimenpiteitänne.

Tällainen tilanne voi tulla esimerkiksi, jos verkkoyhteys jollekin laitteelle on jostakin syystä poikki.

Jos huomaatte ongelman omissa tiloissanne, ettekä saa sitä korjattua voitte ottaa yhteyttä Deltabitiin. Ilmoituksen jälkeen voimme analysoida tilannetta itsenäisesti ja korjata ongelman usein etänä ilman, että teidän tarvitsee tehdä mitään muuta kuin ilmoittaa meille ongelmasta.

Asennus omalle koneelle omassa verkossa

Tässä tapauksessa Deltabit ei valvo järjestelmää, vaan se on teidän vastuullanne. Koska ongelmia tulee harvoin, useimmiten ongelma huomataan vasta, kun jokin ei toimi.

Silloin ongelmaan pitää yleensä reagoida välittömästi, koska tilanne on päällä.

Jos ette saa ratkaistua ongelmaa itse, voitte ottaa yhteyttä Deltabitiin, jolloin voimme antaa ohjeita ongelman ratkaisemiseksi.

Seuraava askel on, että sovimme ajan etätapaamiselle. Siinä käynnistätte etäyhteysohjelmiston halutulla tietokoneella ja otamme etäyhteyden analysoidaksemme ongelmaa paremmin ja mahdollisesti myös ratkomme sitä saman tien.

Kun ongelma on ratkaistu, teidän kannattaa valvoa tilannetta vielä hetki, jotta on selvää, että se ei toistu.

Mikä on käyttäjien valinta?

Kuva mies levittelee käsiään blogiKuva: Elevate

Ei ole kovin yllättävää, että kun esitämme vaihtoehdot, niin likipitäen kaikki valitsevat pilvipalvelun. Koska kulunvalvonta- tai työajanseurantajärjestelmä muutenkin hankitaan yleensä vaivattomuuden vuoksi, niin myös ylläpito ja valvonta halutaan tehdä mahdollisimman helpoksi.

Kun Deltabitin ammattilaiset valvovat järjestelmän toimintaa ja ratkovat ongelmia ennakoivasti, on käyttäminen helpompaa ja ennen kaikkea huolettomampaa.

Kuten kaikessa muussakin toiminnassamme, koitamme tehdä asiat helposti, mutta ilman, että rajoitamme vaihtoehtoja. Jos omatoiminen järjestelmän pyörittäminen sopii teille paremmin, sekin onnistuu.

Kysy, niin me vastaamme

Pilvi vai omat koneet? Jos et osaa päättää, niin kysy vinkkejä. Me autamme aina mielellämme.

 

Ota yhteyttä

Varaa esittely tai kysy lisääinfo@deltabit.fi

Tai soita
010 8358500

 

 

Maatalouden ja elintarvikealan työajanseuranta ja kulunvalvonta

Ruoan saaminen pöytään asti vaatii paljon osaamista ja tekijöitä.

Raaka-aineet pitää kasvattaa ja korjata. Eläimet pitää ruokkia ja hoitaa. Raaka-aineista pitää jalostaa jotakin, mistä ihmiset ovat kiinnostuneita. Ruoat pitää pakata ja ne pitää saada kauppoihin ja ravintoloihin.

Kilpailu on armotonta ja tämä kaikki pitää tehdä todella tehokkaasti. Muuten homma ei kannata.

Jotta nälkäiset ihmiset saisivat vatsansa täyteen, ruoan tekijöillä on paljon tehtävää. Tärkeitä, tuottavia hommia.

Mutta myös paljon niitä, jotka eivät tuota mitään, mutta jotka kuitenkin pitää saada tehtyä alta pois.

Jotta elintarvikkeiden tekijät saisivat keskittyä niihin tärkeämpiin asioihin, Deltabit Gatekeeper koittaa hoitaa pari pakollista asiaa alta pois mahdollisimman vähällä vaivalla, nimittäin työajanseurannan ja kulunvalvonnan.

Kuluntavalvonta ja työajanseuranta maataloudessa ja elintarviketeollisuudessa

Työajanseuranta

Työajanseuranta on lain mukaan pakko hoitaa jokaisessa yrityksessä. Työtunnit pitää kerätä talteen, niitä pitää seurata ja tarkastuksen tullessa ne pitää pystyä myös raportoimaan.

Työtä pitäisi tehdä tarpeeksi, jotta työnantaja saa vastinetta palkalleen. Mutta sitä ei kuitenkaan saa tehdä liikaa.

Vaikka intoa työntekoon riittää, niin taukoja pitää pitää ja niiden pitämistä valvoa. Muuten tulee tupenrapinat työsuojelutarkastuksen osuessa kohdalle.

Työaikaa voi seurata käsipelillä, eli kirjoittaa lapuille tunnit. Kuukauden jälkeen käyt laput läpi ja kasaat niistä yhteenvedon. Tai hieman kehittyneemmin voit käyttää siihen myös Exceliä. Jos tällainen ”ilmainen” työajanseuranta kiinnostaa, kannattaa lukea juttumme täältä: Ilmainen työajanseuranta: tuntilista- ja Excel-pohjat käyttöösi.

Kuva Deltabit - Käsin tehty tuntilistapohja

”Ilmainen” on lainausmerkeissä, koska käsin tehtävä työajanseuranta on vain näennäisesti ilmaista.

Siihen kuluu työaikaa, joskus paljonkin, jos lappuja hukkuu tai käsialasta ei saa selvää. Päälle tulee vielä tietojen jalostus, vaikka palkkojen laskemista varten. Jokainen lappu pitää käydä erikseen läpi ja laskea, paljonko työtunteja tuli ja menikö ylitöiksi.

Toinen vaihtoehto on, että työajanseurannan hoitaa sähköisesti. Sähköisessä työajanseurannassa tunnit kirjataan työajanseurantalaitteella tai mobiilisti puhelimella keskitettyyn järjestelmään. Sen jälkeen työajanseurantaohjelma pureskelee ne automaattisesti etukäteen määritettyjen sääntöjen perusteella tuntiraporteiksi.

Sähköisessä työajanseurannassa on vielä sekin etu, että se helpottaa paperihommia työajanseurannan lisäksi myös palkkojen maksussa. Kun tunnit on eritelty palkkalajeittain, palkat saa laskettua ja maksettua paljon kätevämmin.

Kulunvalvonta

Ruoan tuotannossa turvallisuus on yllättävän tärkeässä osassa. Säädöksiä on paljon. Tiloihin saa mennä vain puhtaana ja varusteet pitää olla kunnossa. Kulkua pitää pystyä valvomaan ja hallitsemaan.

Vaihtoehtoja on käytännössä kaksi:

  1. Avaimet
  2. Kulunvalvontajärjestelmä

Kun annat avaimet kaikille työntekijöille, jotka niitä tarvitsevat, niin homma on sillä hoidettu. Mutta avaimien hallitsemisessa on oma vaivansa. Vaiva ei ole suuri, jos töitä tekevät isäntä, emäntä ja pari muuta.

Mutta kun siirrytään suuremmalle tilalle tai tehtaaseen, niin aikaa alkaa kulua reilusti enemmän. Plus huolet lisääntyvät, kun avaimia hukkuu. Tilakoot ovat koko ajan suurenemassa ja jalostamoidenkin pitäisi kasvaa, jotta saadaan tulosta aikaiseksi. Kausityövoimaakin on pilvin pimein.

Vaikka hygienia ja turvallisuus ovat tärkeitä, niin kulkemisen pitäisi silti olla helppoa. Mieltä ei paljoa lämmitä, kun kulkulätkä tai avaimet putoavat kymmenennen kerran lietealtaaseen. Tai kun ne ovat pukuhuoneessa juuri sen väärän takin taskussa.

Maatalous kulunvalvonta epätoivoinen mies

Deltabit tekee kulkemisesta ja työajan seurannasta helpompaa

Deltabit on vääntänyt tuotteita pitkään. Matkan varrella kyytiin on tullut yllättävän suuri määrä firmoja, jotka ovat jollakin tavalla ruoan kanssa tekemisissä.

Olemme päässeet heidän kanssaan parantamaan tuotteitamme vuosi vuodelta paremmin ruoan tuotantoon ja jalostukseen sopiviksi. Siksi tuotteidemme hankinta, käyttöönotto ja käyttö sujuvat yllättävänkin kätevästi.

Tuotteet ja osaaminen työajanseurantaan

Työajanseurannassa meiltä löytyy valmiiksi laskentasääntöjä ja osaamista, jotta saamme laitettua systeeminne laskemaan työajan automaattisesti oikein. Etenkin työajan kanssa pelatessa käyttöönotto käy nopeammin ja helpommin, kun kaikkea ei tarvitse selittää ja suunnitella alusta asti.

Tämän päälle voimme vielä tarjota helppokäyttöiset työaikapäätteet. Sormenjälkitunnistus tarjoaa niihin helppouden lisäksi myös varmuuden siitä, että leimaukset menevät aina oikealle henkilölle.

Mobiilikirjaus puhelimella puolestaan sopii mainiosti liikkuvaan työhön. Mukana tallentuu haluttaessa myös paikkatieto leimauksesta, jolloin raporteista voi nähdä, missä leimaukset on tehty.

Deltabit Idis -kellokorttilaite RFID-tunnisteella

Kulunvalvontalaitteet ja ohjelmistot

Kulunvalvonnassa ei sormenjälki­tunnistuksen ansiosta mukana tarvitse kanniskella mitään, minkä voisi hukata tai hävittää. Koska tuotteet on kehitetty Suomessa suomalaisiin olosuhteisiin, ne toimivat kesät talvet.

Tai jos haluat, niin oven voi avata myös avaimenperätunnisteella tai koodilla. Se sopii hyvin esimerkiksi vaihtuville tavarantoimittajille.

Kausityöntekijöiden kulkeminen on tehty helpoksi. Kun kulkemiseen käytetään sormenjälkeä, niin riittää, kun jäljet tallennetaan kerran.

Kun hommat loppuvat, ei tarvitse keräillä mitään takaisin. Riittää, kun klikkaa kulkuoikeudet päättyneeksi. Sen voi tehdä jo etukäteen, jos tiedät, milloin työsuhde päättyy. Jos sama työntekijä tulee myöhemmin uudestaan, niin voit taas vain klikata oikeudet päälle.

Kuva kolme Deltabit Dooris -kulunvalvontalukijaa

Luotettava ja nopea tuki

Entä sitten, jos jotakin menee pieleen? No, koska teemme tuotteemme omakätisesti itse, meidän on helppo auttaa sinua, kun tiedämme täydellisesti, kuinka ne toimivat. Meitä on kiitetty erityisesti nopeasta reagoinnista ja ystävällisestä palvelusta

Tuki toimii, emmekä jätä sinua pulaan.

Kuva tandem-laskuvarjohyppääjästä

Käyttäjiä sikaloista suussa sulaviin leivonnaisiin

Ketkä kaikki käyttävät Deltabitin tuotteita ruoan toimittamiseen pöytiin?

Listaa on kertynyt. Valitsimme alle muutaman maukkaan esimerkin.

Maatalous

Heikkilän tila on Suomen suurin sikatila. Eläintila työllistää kymmeniä henkilöitä, jotka huolehtivat muutamien tuhansien sikojen hyvinvoinnista.

Öströmin Perunatuote on elintarvikealan perheyritys, joka tuottaa erilaisia ruokaperunasta jalostettuja tuotteita. Päätuotteita ovat eri tarkoituksiin soveltuvat veitsikuoritut perunat sekä esikeitetyt perunatuotteet.

Farmi Nummela kasvattaa broilereita niin myytäväksi kuin jalostettavaksi omassa Zici-kanapikaravintolaketjussa.

Jalostus

Munax on Suomen innovatiivisin kananmunatalo. Munax Oy tarjoaa kaikki munatuotteet mm. kananmunat, salaattivalkuaisen, sinkkumunan, smoothiet ja munamassat saman katon alta.

Kalaneuvos on kotimaisten kalamarkkinoiden suurin toimija. Kalaneuvos harjoittaa kalanjalostusta ja kalan tukkukauppaa, maahantuontia sekä vientiä.

T & T Food tekee kakkupohjia ja karjalanpiirakoita aidoista ja puhtaista raaka-aineista, ilman lisäaineita, tuoreista, omalla tilalla tuotetuista kananmunista.

Vanajan Keksit on perinteikäs, innovatiivinen ja kehittyvä vohveli-, keksi- ja korpputehdas, joka jatkaa Kantolan vuosikymmenien leivontaperinteitä.

Mikon Leipä on perheleipomo, joka pitää yllä lähileipomoperinnettä. Mikon Leipä toimittaa tuoreita ja perinteisiä ruokaleipiä kuten he ovat tehneet jo yli 100 vuoden ajan.

Orat palvelee elintarviketeollisuutta maahantuomalla ja markkinoimalla teollisuuden tarvitsemia koneita ja laitteita, materiaaleja sekä tarvikkeita.

Kauppa

JH Vihannes on erikoistunut tuoreiden hedelmien, vihannesten, sienten, marjojen sekä esikäsiteltyjen tuotteiden toimittamiseen.

Elintarviketukku Rikainen on tamperelainen täyden palvelun elintarvikkeiden tukkuliike. Rikainen tarjoaa hyvän tuotevalikoiman, nopeat ja luotettavat toimitukset sekä edulliset hinnat.

Liedon Lihakauppa myy laadukasta, taidokkaasti leikattua lihaa. Kaupan omassa keittiössä valmistetaan lisäksi lihapullia, kiusauksia, laatikoita, salaatteja ja muita valmisruokia.

Haluatko sinäkin päästä helpolla? Pyydä meidät paikalle.

Autamme mielellämme sinuakin pääsemään helpommalla tylsien hommien kanssa.

Pyydä eksperttimme paikalle, niin katsotaan, kuinka voimme auttaa.

 

Varaa esittely tai kysy lisääinfo@deltabit.fi

Tai soita
010 8358500

 

DELTABIT GATEKEEPERTYÖAJANSEURANTA    DELTABIT GATEKEEPERKULUNVALVONTA

 

Ilmainen työajanseuranta: tuntilista- ja Excel-pohjat käyttöösi

Deltabit ilmainen työajanseuranta

Useimmissa yrityksissä työajanseurantaa käytetään kahteen asiaan:

  1. työaikatietojen keräämiseen ja
  2. työtuntien laskemiseen palkanlaskentaa varten.

Minimivaatimuksena työajanseurantalaki vaatii, että työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Eli ilman työajanseurantaa ei yksikään yli yhden hengen yritys voi toimia.

Tässä jutussa annamme muutamia esimerkkejä siitä, mitä vaihtoehtoja sinulla on, jos haluat päästä halvalla. Samalla listaamme myös minkälaisia rajoituksia kussakin tapauksessa on.

Mukana on myös ilmaisia tuntilista- ja Excel-mallipohjia työajanseurantaan, joita voit muokata ja käyttää vapaasti.

Pohjat ovat esimerkkejä ja aina kun niissä on laskentaa, haluamasi laskentaehdot voivat olla erilaisia kuin pohjassa olevat kaavat. Siksi emme voi ottaa vastuuta laskennan toimivuudesta juuri sinun käytössäsi. Mutta kannattaa silti kokeilla sopisivatko ne sinulle.

Ilmainen työajanseuranta yksinkertaiselle firmalle

Jos firmassasi työajan määrittelyt ovat yksinkertaistettu minimiin, saattaa hyvinkin olla, että löydät käyttöösi ilmaisia työkaluja työajan seurantaan. Voit ulkoistaa tuntien kirjauksen suoraan työntekijöille ja saat tarvittaessa näytettyä, että kirjaukset ovat kunnossa.

Mitä vaaditaan, että tämä onnistuu? Aloitetaan yksinkertaisimmasta tapauksesta:

Kiinteä työaika, lounastauko vähennetään automaattisesti työajasta eikä ylitöitä tehdä

Kaikkein helpoimmalla pääset, jos kaikki nämä säännöt täyttyvät suurimman osan ajasta:

  • kaikilla työntekijöillänne on kiinteä työaika
  • lounastauko vähennetään automaattisesti työajasta eikä muita taukoja seurata
  • teillä ei tehdä ylitöitä, sunnuntaitöitä eikä muita perustyöajan päälle tulevia töitä
  • palkan päälle ei makseta lisiä.

Silloin sinun tarvitsee ainoastaan kirjata tehdyt työtunnit ja seurata, että kukaan ei tee liikaa tai liian vähän töitä.

Kun sinulla on tuntikirjanpito, niin lain lisäksi vaatima lista suoritetuista korvauksista (eli palkasta) työntekijöittäin muodostuu palkkakuiteista tai palkkayhteenvedosta.

Kolme vaihtoehtoa

Tässä tapauksessa sinulla on kolme ilmaista vaihtoehtoa tuntien seuraamiseen:

  1. Jokainen työntekijä kirjaa itse tunnit paperille
  2. Työntekijä kirjaa tunnit tietokoneella taulukkoon.
  3. Työntekijä käyttää nettipohjaista työkalua tuntien kirjaukseen.

Käymme seuraavaksi nämä vaihtoehdot läpi yksityiskohtaisemmin. Löydät myös joka kohdasta ilmaiset esimerkkipohjat, jotka voit ladata omaan käyttöösi.

1. Jokainen työntekijä kirjaa itse tunnit paperille

Tämä on klassinen tapa hoitaa työajanseuranta. Vastuu on työntekijöillä, eikä turhaa automaatiota käytetä.

Työntekijä kirjaa tunnollisesti tunnit paperille joka päivä ja kuun lopussa esimies vilkaisee ne läpi ja kiittää hyvästä työstä. Sitten palkanlaskija katsoo, että taas meni kaikki hienosti, laskee palkan ja toteaa, että laitetaan palkka maksuun.

Tähän riittää yksinkertainen paperinen tuntilappu, jota sitten monistetaan jokaiselle työntekijälle kuukausittain. Tässä yksi esimerkki, miltä tuntilistapohja voisi näyttää.

Deltabitin ilmainen tuntilistapohjaLataa tuntilistapohja

Teimme tästä myös toisen version oikein vanhanaikaisesti käsityönä, jos kaipaat persoonallisempaa otetta. Sillä voi saada rennomman olon kun täyttää tunteja…

Kuva Deltabit - Käsin tehty tuntilistapohja

Lataa tuntilistapohjaKäsin tehty 🙂

Tämä tapa toimii hienosti, kun luottamus työntekijöihin ja heidän tunnollisuuteensa lappujen täyttämisessä on kunnossa. Se on kuitenkin aika työläs muistettava työntekijöille, eikä tietoja voi suoraan käyttää mihinkään muuhun kuin tietojen katseluun.

2. Työntekijä kirjaa tunnit tietokoneella taulukkoon

Seuraavassa kehitysversiossa työntekijä kirjaa tiedot taulukkolaskentaohjelman työaikataulukkoon tietokoneella tai verkossa esimerkiksi Microsoft Excelillä tai Google Sheetsissä.

Ero paperisiin tuntilappuihin on se, että tyhjiä tuntilappuja ei tarvitse kopioida kopiokoneella, vaan tiedosto kopioidaan joka kuukausi tietokoneella jokaiselle työntekijälle. Bonuksena tietoja on mahdollista käyttää muuhunkin, koska ne ovat sähköisessä muodossa.

OIkein aktiivinen työajan hallintomestari voi helpottaa työntekijöiden hommaa täyttämällä päivämäärät taulukkoon jo valmiiksi, jotta paperilappujen täyttämiseen verrattuna säästyy taas muutama sekunti.

Tämä malli ei sovi jokaiseen työpaikkaan, sillä se vaatii, että työntekijöillä on pääsy tietokoneelle tietojen täyttämistä varten. Hommia, joissa tietokonetta ei käytetä löytyy yllättävän paljon.

Alla on tätä tarkoitusta varten ladattava ilmainen työaika-Excel-pohja.

Deltabit ilmainen tuntilista Excel-pohjaLataa Excel-pohja

Taulukossa ei ole mitään laskentaa, vaan se on tarkoitettu ainoastaan tehtyjen tuntien kirjaukseen käsin.

Periaate on se, että jos vaikka työaika jää jostakin syystä vajaaksi, työntekijä voi itse laskea taulukkoon kyseisen päivän työajan. Työajan voi tottakai myös laskea ja vahvistaa normaalitapauksessakin.

Yksinkertainen laskentataulukko päivittäisen työajan laskentaan

Jos sinulla on tarve laskea työaika tarkasti tulosta lähtöön tai lounastaukoa seurataan toteutuneen ajan mukaan, voit käyttää alla olevaa taulukkoa. (Alkuperäinen Microsoftin tekemä taulukko, josta tämä taulukko on muokattu, löytyy täältä.)

Siinä lasketaan tulo- ja lähtöajan erotus ja siihen voi lisätä yhden tauon (oletuksena lounas) tulo- ja lähtöajan. Taukoon käytetty aika vähennetään työajasta.

Huomaa, että lasketut työtunnit näytetään desimaalilukuna, eli tunteina ja minuutteina. Näin sitä voi tarvittaessa käyttää muussa laskennassa. Esimerkiksi 7 tuntia 30 minuuttia on desimaalilukuna 7,50 tuntia.

Deltabitin ilmainen työajanseuranta Excel-pohjaLataalaskentataulukkopohja

Tämä on siis hieman edistyneempi versio edellisestä taulukosta, koska siihen on mahdollista kirjata myös yksi tauko pelkän tulo- ja lähtöajan lisäksi ja päivittäinen työaika lasketaan automaattisesti.

3. Työntekijä käyttää nettipohjaista työkalua tuntien kirjaukseen.

Tunnit voi kirjata myös nettipalveluun taulukkolaskentaohjelman sijasta. Tällöin ei tarvita muuta kuin selain ja kirjaus onnistuu yleensä myös älypuhelimella.

Nettityökaluja tuntien kirjaamiseen löytyy paljon. Useimmat niistä ovat englanninkielisiä. Ne ovat yleensä tarkoitettu laskutettavien tuntien kirjaamiseen ja siksi kohderyhmänä ovat freelancerit ja alihankintatyötä tekevät. Siksi ominaisuuksia löytyy jopa turhankin paljon.

Hinta on pienille käyttäjämäärille yksinkertaisilla ominaisuuksilla ilmainen. Siksi se on toimiva vaihtoehto, jos tarpeet ovat yksinkertaiset, eikä sinun tarvitse välittää Suomen työaikalainsäädännöstä tai työehtosopimuksista.

Yksi edustava esimerkki on Toggl. Siitä löytyy eritasoisia versioita, joista yksinkertaisin on ilmainen (jos sitä osaa etsiä 😊). Tuntien kirjaus onnistuu sekä selaimella että puhelimella ja raportteja löytyy monenlaisia. Tiedot voi myös siirtää muihin järjestelmiin.

Esimerkkipohjia ylitöiden laskentaan

Tässä on pari esimerkkiä siitä, kuinka ylitöiden laskentaa voi helpottaa yksinkertaisimmissa tapauksissa.

Kiinteä tai liukuva työaika, vuorokautiset ylityöt, ei lisiä.

Jos työpaikallasi tehdään yksinkertaisia ylitöitä, sen hallinta saattaa olla mahdollista yksinkertaisella Excel-mallilla. Taulukkoon kirjataan päivämäärä, tulo- ja lähtöajat sekä päivän aikana pidetyt palkattomat tauot, kuten lounastauko.

Näiden pohjalta joko työntekijä itse, esimies tai palkanlaskija voi laskea työajan ja 50% sekä 100% ylityöt.

Jotta laskenta pysyy yksinkertaisena, niin työehtojen tulee olla jopa hieman yksinkertaisempia kuin laissa sallitaan. Esimerkiksi viikkoylitöitä ja päivittäisiä ylitöitä on hankala yhdistää samaan taulukkoon. Näiden yhdistäminen yhteen taulukkoon tekisi siitä sekavan jommallekummalle käyttäjäryhmälle.

Alla oleva taulukko on päittäisten ylitöiden käsin kirjaamiseen. Siihen on helppo laskea itse päivittäiset ylityöt ja sunnuntaiylitöiden 100% lisät. Sitä voi myös käyttää yksinkertaiseen joustavan työajan saldon laskemiseen.

Deltabitin ilmainen tuntilista pohja joustava työaika ja ylityöt

Lataa tuntilistapohja(pdf) Lataa tuntilistapohja(Excel)

Taulukossa ei ole laskentaa, vaan työ pitää tehdä itse. Laskenta puuttuu, koska siitä tulee helposti niin monimutkaista, että jos joillakin käyttäjillä on erilaiset ehdot, niin laskenta menee väärin ilman, että käyttäjä edes huomaa sitä.

Säännöllinen työaika ja viikkoylityöt

Jos yrityksessänne on käytössä viikkoylityöt päivittäisten ylitöiden sijaan, alla olevasta taulukosta voi olla teille apua. (Alkuperäinen Microsoftin tekemä taulukko, josta tämä taulukko on muokattu, löytyy täältä.)

Taulukkoon voi määrittää jakson oletustuntimäärän, jonka perusteella taulukko laskee sen yli menevät tunnit ylityötunneiksi.

Deltabitin ilmainen työajanseuranta Excel-pohja viikkoylityötLataalaskentataulukkopohja

Tätä taulukkoa käytettäessä jokaiselle ylitöiden seurantajaksolle pitää tehdä oma taulukko, jotta laskenta menee oikein. Jonkin verran käsityötä siis tarvitaan.

Työpaikat, joissa seurataan tietyn alan työehtosopimusta

Jos yrityksessäsi on käytössä työehtosopimus, hommasta tulee yleensä paljon monimutkaisempaa.

Jo pelkästään se, jos työehtosopimuksissa on sovittu erityyppisistä erikoislisistä, aiheuttaa sen, että laskenta tuskin onnistuu ilmaiseksi. Rahaa menee joko palkanlaskijalle tai työajanlaskentajärjestelmään.

Tässä tapauksessa sinulla on (ainakin) kolme vaihtoehtoa:

  1. Kerää tunnit joko manuaalisesti tai työajanseurantajärjestelmällä (esimerkiksi Deltabit Gatekeeper) ja lähetä ne palkanlaskijalle.
  2. Kerää tunnit ja erittele ne työaikalajeihin työajanseurantajärjestelmässä ja lähetä ne palkanlaskijalle.
  3. Kerää tunnit työajanseurantajärjestelmällä ja siirrä ne sähköiseen palkanlaskentajärjestelmään.

Jokaisen vaihtoehdon suhteellinen edullisuus vaihtelee riippuen yrityksesi koosta ja työehtosopimuksen ehdoista. Kun teet päätöksiä, kannattaa verrata sähköisen järjestelmän hintaa palkanlaskijan palkkakustannuksiin. Kaikilla vaihtoehdoilla on kustannuksensa.

Toinen pohdittava asia on luotettavuus. Sähköisten järjestelmien virittely kohdalleen on oma taiteenlajinsa, mutta kun se on tehty, laskenta toimii joka kerta samalla lailla. Ihmisten tekemänä poikkeukset on helpompi hallita, mutta rutiineissa tapahtuu helpommin virheitä.

Voiko työajanseurannan hoitaa ilmaiseksi?

Hyviä uutisia! Tietyn tyyppisissä on mahdollista hoitaa työajanseuranta ilmaiseksi (jos työntekijöiden käyttämää aikaa ei lasketa).

Se vaatii, että työaikaehdot ovat todella yksinkertaiset. Silloin yksinkertainen taulukko tietokoneella tai vaikka paperillakin riittää täyttämään työaikalain vaatimukset työaikakirjanpidolle. Palkanlaskija hoitaa korvausten kirjauksen, koska palkkaa pitää maksaa joka tapauksessa.

Yllä on useampia esimerkkitaulukoita käyttöösi. Ne ovat kuitenkin vain esimerkkejä, sillä työaikalaskennasta saa helposti todella monimutkaista, jos sen haluaa automatisoida. Jokaisen yrityksen vaatimukset ovat hieman erilaiset, jopa työntekijäryhmittäin. Siksi yleispätevää taulukkoa on mahdotonta tehdä.

Kiinnostaisiko kuitenkin työajanseurantajärjestelmä?

Jos taulukon teko tuntuu monimutkaiselta, kannattaa harkita yksinkertaisen työajanseurantajärjestelmän hankkimista. Pienissäkin firmoissa työajanseurantajärjestelmä helpottaa työtä, vaikka se hieman maksaakin.

Raportoinnin automatisointi säästä vaivaa ja vähentää samalla inhimillisiä virheitä. Ja se saattaa loppujen lopuksi tulla halvemmaksi, jos työntekijöiden työajan kirjaamiseen käyttämä aika lasketaan mukaan. Puhumattakaan epäselvyyksien selvittelyyn käytetystä ajasta.

Kun hankit työajanseurantajärjestelmän, saat toimittajan koko asiantuntemuksen käyttöön. Silloin sinun ei tarvitse huolehtia monimutkaisesta laskenta-automatiikasta, vaan spesialistit hoitavat sen kuntoon.

Meilläkin on reilusti kokemusta työajan hallinnan helpottamisesta ja autamme mielellämme sinuakin. Ota yhteyttä, niin katsotaan kuinka voimme auttaa.

 

Varaa esittely tai kysy lisääinfo@deltabit.fi

Tai soita
010 8358500

LUE TYÖAJANSEURANTA-JÄRJESTELMÄN HANKINTAOPAS