Työvuorojen suunnittelu on iso osa monien yritysten arkea. Työvuorosuunnitteluun panostaminen kannattaa, sillä hyvin suunniteltujen työvuorolistojen ansiosta työt sujuvat ja tehokkuus kasvaa. Kun takataskusta löytyvät työvuorosuunnittelun perusteet, pääsee jo pitkälle.
Vinkkivitonen työvuorosuunnitteluun – näin onnistut!
Mitä hyvä työvuorosuunnittelu tarkoittaa? Kokosimme viisi vinkkiä, miten saat työvuorosuunnittelun perusteet haltuusi ja suunnittelet työvuorot onnistuneesti:
- Kartoita työvuorojen tarpeet.
- Määrittele työvuoroille tarvittava osaaminen.
- Varaudu työvuorolistan muutoksiin.
- Noudata työaikalakia ja huomioi työntekijäsi.
- Siirry digitaaliseen työvuorosuunnitteluun.
1. Kartoita työvuorojen tarpeet
Työvuorojen suunnittelu alkaa kartoittamalla yrityksesi työvuorojen tarpeet. Kuinka monta vuoroa yrityksessäsi on? Kuinka monta työntekijää ja minkälaista osaamista vuoroille tarvitaan? Näiden tietojen avulla pääset rakentamaan työvuorosuunnittelulle pohjan.
Esimerkki: Metallipaja Valoksessa tehdään kolmivuorotyötä seitsemänä päivänä viikossa. Jokaiselle vuorolle tarvitaan kymmenen työntekijää. Työtehtäviä ovat koneistus, hitsaus, pintakäsittely ja tuotteiden kokoonpano.
2. Määrittele työvuoroille tarvittava osaaminen
Usein työvuoroille tarvitaan erilaisia osaamisia. On tärkeää, että työntekijäsi pääsevät tekemään töitä omilla vahvuusalueillaan.
Osaaminen voi olla sisäistä, kuten tietyn koneen käyttämistä. Tai se voi olla luvanvaraista, kuten työturvallisuuskortti tai lääkeluvat. Luvanvaraisella osaamisella on yleensä voimassaoloaika.
Esimerkki: Essin työturvallisuuskortti on umpeutumassa. Esimiehen on pidettävä huoli siitä, että Essi uusii korttinsa hyvissä ajoin, jotta työt voivat jatkua entiseen malliin.
3. Varaudu työvuorolistan muutoksiin
Muutoksiin ja poissaoloihin on helppo varautua – jos tiedät ne etukäteen. Tällaisia poissaoloja ovat esimerkiksi lomat. Usein poissaolot tulevat kuitenkin yllättäen, kuten sairaspoissaolot.
Flunssa-aallon iskiessä muutoksia on tehtävä, vaikka työvuorolistat olisivat jo taputeltuina. Siksi listojen on hyvä olla helposti muokattavissa myös julkaisun jälkeen.
Esimerkki: Jaakon vilustuessa hänet on merkittävä jo tehtyyn työvuorolistaan poissaolevaksi sekä varmistettava, ettei hänelle suunnitella poissaoloaikana vuoroja. Tarvittaessa hänen tilalleen on etsittävä tuuraaja.
4. Noudata työaikalakia ja huomioi työntekijäsi
Suunnitellessasi työvuoroja tärkeintä on, että suunnittelet ne työaikalakia ja työehtosopimuksia noudattaen. Ota huomioon työajan tasoittuminen, tauot ja lepoajat sekä lomat.
Ergonominen työvuorosuunnittelu lisää merkittävästi työntekijöidesi hyvinvointia. Suunnittele työvuorolistat tarpeeksi pitkälle, pidä työntekijöidesi vapaat ennemmin yhtenäisinä kuin ripoteltuina sekä kuuntele heidän toiveitaan. Kun työntekijäsi voivat satsata vapaa-aikaansa, jaksavat he paremmin töissä. Se vaikuttaa positiivisesti myös yritykseesi.
Esimerkki: Metallipaja Valoksen työvuorolistat on suunniteltu kolmeksi kuukaudeksi eteenpäin. Näin Essi tietää, milloin hän voi pitää tupaantuliaiset ja Jaakko voi varata lomamatkan Tallinnaan.
5. Siirry digitaaliseen työvuorosuunnitteluun
Voit suunnitella työvuoroja Excelillä tai paperille lyijykynällä raapustaen. Jos kuitenkin haluat hallita työvuorojen suunnitteluun vaadittavia kokonaisuuksia vaivattomasti, on sähköinen työvuorosuunnittelu oikea ratkaisu.
Esimerkiksi Deltabitiltä löytyy helppokäyttöinen ohjelma työvuorosuunnitteluun.
Sähköisen työvuorosuunnittelun hyödyt:
- Lisäät helposti työntekijöitä suunniteltuihin vuoroihin.
- Tiedät, onko vuoroissa tarpeeksi tekijöitä.
- Määrittelet työntekijöillesi osaamisia.
- Asetat osaamisille voimassaoloaikoja.
- Työntekijäsi näkevät vuoronsa heti, kun olet julkaissut ne.
- Saat tehtyä muutoksia jo julkaisemaasi vuoroon.
- Et vahingossa suunnittele vuoroja poissaolevalle työntekijälle.
- Suunnittelet vuoroja niin pitkälle kuin on tarpeen.
Näppärä työvuorosuunnittelu käyttöösi meiltä
Työvuorosuunnittelu on osa Deltabit Gatekeeper -järjestelmää, johon kuuluu myös helppo ja monipuolinen työajanseuranta. Pääset siis yhdellä kirjautumisella käyttämään molempia.
Haluaisitko työvuorosuunnittelun käyttöösi? Ota meihin yhteyttä!
Sähköposti: [email protected]
Puhelin: 010 8358550