Smidiga reseräkningar

Skapa, granska och godkänn reseräkningar smidigt i mobilen eller på datorn! Registrera dagtraktamenten, kilometerersättningar och övriga kostnader, bifoga kvitton och skicka reseräkningen för godkännande. Deltabit samlar reseräkningarna i en och samma vy för godkännaren, så att handläggningen går smidigt utan pappersarbete.

Så här gör och hanterar du reseräkningar

Börja med resans grunduppgifter

Gör reseräkningen i mobilen eller på datorn. Ange när resan började och slutade, rutt och syfte.

Fyll i tilläggsinformation och ange om det gäller en utrikesresa. När grunduppgifterna är klara kan du lägga till dagtraktamenten, kilometerersättningar och övriga resekostnader. Då hålls alla uppgifter om resan samlade och du kan komplettera reseräkningen senare.

Beräkna dagtraktamenten

Du kan lägga till dagtraktamenten manuellt eller automatiskt. Vid manuell inmatning anger du dagtraktamenten per land och dag.

Vid automatisk beräkning anger du start- och sluttid, resmål och mellanliggande orter. Systemet beräknar dagtraktamentena utifrån resans längd och resmål. Du kan också ange fria måltider och nattresepenning.

Registrera kilometerersättningar

Välj fordonstyp, till exempel bil, och ange hur många kilometer du har kört. Vid behov kan du också lägga till tilläggsersättningar enligt Skatteförvaltningens anvisningar, till exempel för medpassagerare.

Ersättningarna visas i reseräkningens sammanfattning tillsammans med övriga resekostnader. Då hålls uppgifterna i god ordning.

Lägg till kostnader och bifoga kvitton

Registrera inrikes och utrikes kostnader i reseräkningen. Bifoga kvittot som en fil eller ta en bild med kameran. Då hålls kostnader och kvitton samlade på ett ställe.

Systemet läser automatiskt av kostnadstyp, antal och pris från kvittot. För inrikes kostnader sparas även momsuppgifterna. För utrikes kostnader kan du välja valuta och ändra kurs eller moms vid behov.

Färdigställ reseräkningen

Du kan spara en påbörjad reseräkning som utkast och återvända till den senare. Registrera resekostnader efter hand som uppgifterna blir tillgängliga.

När reseräkningen markeras som slutförd skickas den till godkännaren för granskning. Kontrollera ännu sammanfattningen, så säkerställer du att reseräkningen innehåller alla uppgifter som behövs.

Granska och godkänn

Som administratör ser du alla reseräkningar och deras status på sidan Reseräkningar. Du kan avgränsa vyn till utkast, slutförda, godkända eller exporterade reseräkningar.

I den detaljerade vyn granskar du reseräkningens sammanfattning och godkänner den. Du ser samtidigt de viktigaste uppgifterna och kan vid behov öppna reseräkningen för redigering.

Exportera uppgifter till betalning

Du kan exportera godkända reseräkningar till betalningssystemet. Vid behov kan du också skriva ut reseräkningen eller spara den som PDF.

Alla uppgifter som behövs hålls samlade från resans början tills reseräkningen har godkänts. Du kan kontrollera reseräkningen senare i samma vy och se beloppen och bilagorna.

Behöver du få ordning på reseräkningarna?

När reseräkningarna görs i samband med resan hålls uppgifterna samlade och handläggningen går smidigt. Kontakta oss gärna – vi berättar mer om hur reseräkningar fungerar i Deltabit!