Det elektroniska arbetstidsuppföljningssystemet är ett utmärkt verktyg för säker och enkel arbetstidsuppföljning. Med den samlar du ihop arbetstimmar och skriver ut rapporter till löneräkningen. Du uppfyller lagstadgade skyldigheter och arbetsbördan för löneräkningen minskar.
Men det går att göra mycket mer med den. Exempelvis att följa upp och analysera arbetets innehåll. Du skulle kunna gå vidare från att bara räkna antalet timmar till det viktigaste. Det vill säga projektuppföljningen.
För vem passar projektuppföljning?
Om något av följande låter intressant kanske projektuppföljning vore något för dig:
- Ditt företag utför produktionsarbete och för att förbättra effektiviteten vill du ta reda på hur mycket tid som går åt till de olika arbetsfaserna.
- Ni utför mycket kundspecifikt arbete som du vill kunna följa upp antingen för att analysera lönsamheten eller för fakturering.
- Du vill förbättra uppföljningen av interna kostnader genom noggrann analys av arbetsfaserna.
- Du arbetar med ett projekt och vill kontrollera hur mantimmarna används under projektet.
Förhoppningsvis ger dessa exempel dig en uppfattning om vilka behov som projektuppföljning är lämplig för. Alla företag är dock olika och därför finns det också många fler användningssätt. Om ni skapar er egen tankesmedja, kommer ni säkert på fler användningsområden för projektuppföljning.
Vilka är fördelarna med att följa upp arbetets innehåll?
När du vet vad arbetstiden går åt till är du i stort sett garanterad att hitta massor av nya möjligheter att förbättra din verksamhet. Här är några exempel.
1. Effektivare verksamhet
Om ditt företag producerar varor eller annat innehåll för försäljning, kan du kontrollera den tid som spenderas på enskilda arbetsfaser och -uppgifter. Detta kommer att avslöja flaskhalsarna i din produktion och med lite finjusteringar, hjälpa dig att få ut mesta möjliga av ditt team.
2. Förbättrad bemanning av projekt
Gör du mycket projektarbete? När alla registrerar den tid som läggs på olika projektuppgifter kan du jämföra den mängd arbete som lagts ner med den planerade mängden. På så sätt vet du i god tid om projektets resursplan håller på att spåra ur eller om du är en superstjärna på planering.
3. Mer exakt uppföljning av kundernas lönsamhet
Den kundspecifika lönsamheten förbättras när du följer upp hur mycket arbete som har lagts på en kund som har krävt ett lågt pris. Du kan jämföra det med din fakturering och se om arbetet var lönsamt eller inte. Var timbedömningen adekvat eller behöver du vara striktare nästa gång?
4. Faktureringen blir automatiserad
Om alla registrerar timmar per uppgift när de utför jobbet blir faktureringen enklare. Det går att spara och följa upp timmar såväl kund- som projektspecifikt. På så sätt får du också detaljerade rapporter för kundernas fakturering.
Först behövs en noggrant definierad struktur
Deltabits arbetstidsuppföljningssystem behövs två delar för att göra tidregistreringar och rapportera innehållet i arbetet: Deltabits programvara för hantering och definitioner samt Deltabits stämplingsterminal eller mobil distansregistrering för stämpling.
I Deltabit-programmet kan du fritt definiera den projekt- eller uppgiftsstruktur du vill ha. Uppgifter kan exempelvis vara kundspecifikt arbete för olika kunder, arbetstyp eller till och med ett projekt eller kostnadsställe.
Här är några exempel som kan hjälpa dig att utforma din struktur:
- Vad är huvudprojektet och vilka delprojekt finns det?
- Vilka är arbetsfaserna och vilken utrustning används i varje fas?
- Vilket arbete utförs och vem är kunden?
- Eller tvärtom: vem är kunden och vilket arbete utförs åt kunden?
Den struktur som matas in i systemet avgör också vad användarna ser när de stämplar. Därför måste den vara logisk och lätt för dem att förstå.
I rapporteringen sammanfogas uppgifterna
Projektregistreringarna görs med Deltabit stämplingsterminal. Var och en stämplar sin egen arbetstid, men i rapporterna kan man även visa information per uppgift och persongrupp – eller som en kombination av dessa.
I rapporten kan man exempelvis ange hur många timmars arbete som utfördes för varje kund under den senaste veckan och vilka uppgifter arbetet bestod av. Eller vilket projekt tiden spenderades på och till vilket kostnadsställe arbetet bokförs.
Det finns således många möjliga kombinationer och det är bra om du redan i förväg har en god uppfattning om vilken information du vill få ut av systemet.
Det är bra att tänka igenom strukturen noggrant så att den blir både begriplig för användarna och praktisk för de administratörer som skriver ut rapporter.
Du behöver inte oroa dig för att det här blir för svårt. Vi hjälper dig att definiera och implementera strukturen i systemet.
Hur kan du fatta bättre beslut genom att kombinera data?
Du kan få ut ännu mer av informationen i projektuppföljningen när du kombinerar den med data från externa system.
Dessa inkluderar löneuppgifter, projektens planerade arbetsmängd, faktureringsuppgifter eller en karta över kostnadsställen.
Här är några exempel på de fördelar du kan få genom att kombinera data:
- När du kombinerar den tid som läggs på enskilda uppgifter med löneuppgifter kan du bättre se de faktiska kostnaderna för ett jobb per uppgift.
- Genom att analysera faktureringsuppgifter får du information om hur mycket arbete som ska faktureras kunden och kan avgöra om prissättningen är korrekt.
- Det är enkelt att övervaka produktionseffektiviteten och att hitta flaskhalsar när den tid som läggs på olika arbetsfaser kan följas upp systematiskt.
Med hjälp av Deltabits registreringsterminal kan du registrera arbetstiden för de uppgifter du önskar.
Med Deltabits stämplingsterminal som fungerar med fingeravtryck, registreras timmar enkelt och tillförlitligt utan någon telefon eller dator. Och när stämplingarna utförs med fingeravtryck går de alltid till rätt person.
Du anger enkelt i Deltabits program vilka knappar som ska visas för användarna. Därefter överförs uppgifterna automatiskt till Deltabits stämplingsterminal. Om projekten ändras är det enkelt att uppdatera registreringsknapparna.
Vad kostar det?
Projektuppföljningen är en del av Deltabits arbetstidsuppföljningssystem och kostar inget extra.
Sammanfattning
Deltabits arbetstidsuppföljning registrerar de arbetstimmar som lagen eller löneräkningen kräver. Den ger dig dessutom ett noggrant och tillförlitligt sätt att följa upp den tid som går åt till olika arbetsuppgifter.
Projektuppföljningen kan avslöja överraskande saker om din verksamhet. I takt med att effektiviteten och noggrannheten förbättras kan systemet betala sig förvånansvärt snabbt.
Fråga mer eller boka en demonstration
Skicka mejl: [email protected]
Telefon: 010 835 8550