Behöver du ibland snabbt ta reda på om en viss person har kommit till arbetsplatsen eller var de är någonstans? Eller kräver säkerhetsföreskrifterna på din arbetsplats att du alltid ska veta hur många personer som befinner sig i ett visst område?
Närvaroinformationen svarar på dessa frågor.
Med uppföljningsprogrammet ser du de senaste passerhändelserna eller arbetstidsstämplingarna. På så sätt får du koll på var alla befinner sig och hur många personer som vistas på en specifik plats.
Vad kan du använda närvaroinformationen till?
Det finns tre vanliga användningsområden för närvarouppföljning.
- Du kan kontrollera om personen är på plats, exempelvis när någon ringer till växeln.
- Du vet om en person som är avgörande för verksamheten har anlänt.
- I risksituationer kan du se vilka personer som befinner sig i ett visst område samt hur många de är.
1. Kontrollera om personen är på plats
Det kan vara svårt att veta var alla är när någon ringer ert företagsnummer eller kommer till receptionen för att fråga efter en viss person. Det är lätt hänt att man börjar gissa särskilt om det är många anställda som rör sig mellan olika platser.
Deltabits närvaroinformation är lösningen på detta problem. Den visar de senaste passer- eller arbetstidshändelserna för alla personer. Istället för att gissa, så vet du.
Om det finns många anställda kan du söka efter en person med namn. Eller om sökningen stämmer in på flera anställda, kan du se i listan vilka som är på plats.
2. Se om en viktig anställda har anlänt
Om företagets verksamhet kräver att en viss anställd ska vara på plats, men deras arbetsstation inte finns i närheten av dig, är närvaroinformationen ett praktiskt sätt att se om personen har anlänt. Sådana personer kan exempelvis vara busschauffören till morgonens första skift eller en butiksansvarig på en annan ort.
Deltabits närvaroinformation är enkel och stressfri för såväl dig som dina anställda. Allt som krävs är att den anställda öppnar dörren eller stämplar in sin ankomst i arbetstidsuppföljningen. Du ser genast informationen i närvaroprogrammet och de anställda behöver inte känna sig bevakade.
Om du börjar få samtal från kunder om att bussen inte går eller att det inte går att komma in i butiken, kan du börja lösa problemet med hjälp av närvaroprogrammet. Detta hjälper dig att eliminera åtminstone en möjlig orsak från listan.
3. Kontrollera antalet personer i området i enlighet med säkerhetsföreskrifterna
På platser där farliga ämnen hanteras eller produceras kräver säkerhetsföreskrifterna ofta realtidsövervakning av antalet anställda inom ett visst område.
Deltabit kan göra ännu mer än att bara följa upp antalet. Med närvarokontroll vet du inte bara antalet personer, utan även deras namn. Därigenom kan du exempelvis i händelse av brand, kontrollera så att alla är i säkerhet.
Jämfört med andra former av identifiering förbättrar fingeravtrycksigenkänning säkerheten på två sätt:
- Du kan alltid lita på identifieringen, eftersom fingeravtryck är något som inte kan lånas eller stjälas.
- Identifieraren (dvs. fingeravtrycket) kan inte glömmas bort, så även i kritiska situationer då en identifierare saknas kan stämplingen ändå genomföras.
Hur fungerar Deltabits närvaroinformation?
Vi har gjort Deltabits program för närvarouppföljning så enkelt som möjligt för optimal användarvänlighet. Men vi har inte kompromissat med funktionerna.
Här är de viktigaste funktionerna.
Senaste händelserna
Händelselistan visar alltid personens senaste händelse. När du använder Deltabits passerkontroll-läsare visas det senaste tillfället i listan då dörren öppnades. Arbetstidsuppföljningens stämplar visar typen av stämpel, såsom in, ut, rast eller kundmöte.
Tilläggsuppgifter
Du kan också lägga till förtydligande tilläggsuppgifter i händelserna när händelseinformationen inte är självklar. Det kan exempelvis vara längre frånvaro eller semester. Avgångshändelser hämtas från arbetstidsuppföljningen men information om frånvarons varaktighet erhålls först vid återkomsten.
Därför kan du lägga till returdatumet separat i tilläggsuppgifterna för dessa händelser. På så sätt behöver du inte upprätthålla en separat semesterlista för att se när folk är tillbaka på jobbet.
Andra vanliga tilläggsuppgifter är ankomsttider eller arbete utanför arbetsplatsen. Till exempel: ”Kundmöte, tillbaka kl. 11.00”. Du lägger enkelt till den här informationen antingen i närvaroprogrammet i genom att redigera händelsen i administrationsprogrammet.
Färgkodning visar tiden
För att förbättra läsbarheten är händelserna färgkodade. Dagens händelser har en annan färg än de äldre.
På så sätt ser du direkt om personen ännu inte har kommit till jobbet idag och i bästa fall ser du i tilläggsuppgifterna när personen väntas anlända.
Hur får du tillgång till närvaroinformationen?
Närvaroinformationen är en del av Deltabits arbetstidsuppföljningssystem och kostar inget extra. Inte heller implementeringen kräver något extra arbete. Du öppnar bara programmet och sedan är det klart.
Om du är intresserad av Deltabits system, kontakta oss via telefon eller e-post. Vi berättar gärna mer.
Boka en demonstration eller fråga mer
Skicka mejl: [email protected]
Telefon: 010 835 8550