Excel är bra för många ändamål, men den långt från ett bra system för arbetstidsuppföljning – inte åtminstone på en sådan arbetsplats som Joensuu stadsteater. En del av personalen arbetar normal kontorstid från måndag till fredag, men de som deltar i föreställningarna och repeterar kan ha en sex dagar lång arbetsvecka och deras arbetsdagar kan delas upp i två delar. Morgonrepetitionen börjar klockan 10, och efter en paus kommer de tillbaka till arbetsplatsen klockan 18.

– Vi ville att alla använder samma system och att det ska fungera för alla lika bra, säger driftschef Marko Pölönen som beslöt att ersätta exceltabellen med något nytt. – En arbetstidsuppföljning som fungerar endast på datorn är opraktisk, då man inte kan registrera arbetstiden omedelbart och uppgifterna blir oexakta.

Nu kan personalen registrera sin arbetstid med en arbetstidsterminal, sin mobil eller sin dator. Någon risk att en skådespelare skulle ha en tagg hängande från sina kläder finns inte, då registreringarna görs med fingeravtryck.

En fungerande arbetstidsuppföljning ligger i både arbetsgivarens och arbetstagarnas intresse

Käyttöpäällikkö on kouluttanut henkilöstöä niin samoissa työaikamuodoissa työskentelevien täsmäkoulutuksissa, tiedottanut henkilöstöä yleisesti kuin neuvonut yksilötasolla.

– De som var vana vid Excel tyckte att Deltabits system var bättre och pålitligare än vårt gamla system, och de började genast nvända det nya systemet. Det är dock ansträngande att ständigt påminna dem som inte tidigare registrerade sina timmar alls, säger Pölönen.

I Joensuu stadsteater finns två stämplingsterminaler och möjligheten att registrera tiderna på distans antingen via dator eller mobil. Möjligheten till distansregistreringen är nödvändig till exempel vid planeringsarbete som äger oftast rum utanför teatern.

När registreringarna gjordes baserat på minnet, var de inte lika exakta. Tidsenliga och korrekta registreringar ligger i både arbetsgivarens och arbetstagarnas intresse.

– Jag tror att jag har arbetat gratis en hel del när jag har glömt att registrera timmarna rätt, säger Pölönen, som lade märke till saken efter att han började använda Deltabits terminaler.

Varför valde ni just Deltabits system?

– Deltabit övertygade oss med deras funktionella egenskaper. Den anpassar sig till alla arbetstidsformer, säger Pölönen. – De nödvändiga uppgifterna samlades in via frågeformulär, och våra svar hjälpte dem identifiera vilken typ av beräkning vi behövde.

Under flytten till det nya systemet uppstod inga större tekniska problem. Arbetstidsinställningarna gjordes i samarbete med Deltabit, vilket gick effektivt och smidigt.

– Deltabits arbetstidsuppföljning är ett pålitligt system som ger aktuell information. Cheferna har bra verktyg för att följa upp och övervaka arbetstiden. Det är såhär det går till på moderna arbetsplatser, säger Pölönen.