Excelistä on moneksi, mutta työajanseurantajärjestelmänä se ei ole parhaimmillaan – ei ainakaan Joensuun kaupunginteatterin tapaisessa työpaikassa. Osa porukasta toki työskentelee normaaliin toimistotyöaikaan maanantaista perjantaihin, mutta esitys- ja harjoitustoiminnassa työviikko voi olla kuusipäiväinen ja työpäivä kaksiosainen. Aamun harjoitukset alkavat kello 10 ja tauon jälkeen työpaikalle palataan kello 18.
– Halusimme yhtenäisen työajanseurantajärjestelmän, joka toimii ja sopii kaikille, perustelee käyttöpäällikkö Marko Pölönen laatimansa Excelin syrjäyttämistä. – Vain tietokoneella käytettävä työajanseuranta oli hankala, ja kirjausten venymisen myötä kertynyt tieto ei aina pitänyt paikkaansa.
Nyt henkilöstö voi valintansa mukaan hoitaa kirjaukset näppärästi työaikapäätteellä, puhelimella tai tietokoneella. Riskiä tunnistuslätkän roikkumisesta rooliasun ylimääräisenä koristeena ei ole, sillä työaikapäätteellä tunnistautuminen hoituu sormenjäljellä.
Toimiva työajanseuranta on sekä työntekijän että työnantajan etu
Käyttöpäällikkö on kouluttanut henkilöstöä niin samoissa työaikamuodoissa työskentelevien täsmäkoulutuksissa, tiedottanut henkilöstöä yleisesti kuin neuvonut yksilötasolla.
– Exceliin tottuneiden mielestä Deltabitin järjestelmä on parempi ja luotettavampi kuin vanha systeemimme, ja he ottivat uuden järjestelmän käyttöön saman tien. Isompi urakka on muistutella niitä, jotka aiemmin unohtivat tuntien merkinnän kokonaan, Pölönen toteaa.
Joensuun kaupunginteatterissa on kaksi päätelaitetta sekä etäkirjausmahdollisuus tietokoneella tai matkapuhelimella. Etäkirjaus on tarpeen esimerkiksi tehtäessä suunnittelevaa työtä, joka tapahtuu usein muualla kuin teatteritalolla.
Kun kirjauksia aiemmin tehtiin muistinvaraisesti, täsmällisyys kärsi. Jämptit, ajallaan tehdyt kirjaukset ovat sekä työnantajan että työntekijän etu.
– Itse olen tainnut tehdä firmalle aika lailla ilmaisia, kirjaamatta jääneitä tunteja, kertoo Pölönen havainneensa Deltabitin työaikapäätteen käyttöön siirryttyään.
Minkä vuoksi työajanseurantajärjestelmän toimittajaksi valikoitui juuri Deltabit?
– Deltabit vakuutti lähinnä toiminnallisilla ominaisuuksillaan. Se mukautuu kaikkiin näihin työaikamuotoihin, Pölönen toteaa. – Tarvittavat tiedot kerättiin hyvien kyselypohjien avulla, ja vastaustemme perusteella selvisi, minkälaista laskentaa tarvitsemme.
Uuteen järjestelmään siirtymisen teknisessä puolessa ei ilmennyt kummempia kommervenkkeja. Työaikoihin liittyvien määrittelyjen teko sujui Deltabitin kanssa tehokkaasti ja vaivattomasti.
– Deltabitin työajanseuranta on luotettava ja tarjoaa ajantasaista tietoa. Esimiehillä on hyvät työkalut seurata ja valvoa työaikaa. Tämä on tätä päivää, Pölönen summaa.