Työaikakirjanpito on lakisääteinen tehtävä, joka sinun pitää työnantajana hoitaa. Ja hyvä niin – se hyödyttää sekä yritystäsi että työntekijöitäsi!

Käytännössä työaikakirjanpito tarkoittaa sitä, että sinun on kirjattava ylös jokaisen työntekijäsi työtunnit sekä niistä suoritetut korvaukset. Korvauksilla tarkoitetaan yleensä rahallista korvausta, kuten palkkaa. Tai lisä- ja ylitöiden kohdalla joskus myös vapaata, jos näin on sovittu.

Lisäksi sinun on sisällytettävä työaikakirjanpitoon työvuoroluettelo, josta käy ilmi jokaisen henkilön kohdalla, milloin työt päivittäin aloitetaan ja milloin lopetetaan. Liukuvassa työajassa työvuoroluetteloksi kelpaa sovitut raamit päivittäisessä liukumassa. Tähän sisältyvät taukoihin menevä aika sekä kokonaiskertymän raja.

Työaikakirjanpito ja sen tarkoitus

Työaikakirjanpitoa seurataan, jotta:

• Laissa määritelty enimmäistyöaika ei ylity.
• Työstä maksettu palkka on oikein.

Enimmäistyöaika tarkoittaa sitä, että työntekijän työaika ei saa ylittää keskimäärin 48 tuntia viikossa neljän kuukauden ajanjakson aikana. Vuodessa se tekee siis suunnilleen 2300 tuntia. Ota huomioon, että enimmäistyöaikaan lasketaan kaikki työtunnit, olivatpa ne sitten säännöllistä työaikaa, lisä- tai ylityötä.

Liukuvassa työajassa enimmäistyöaikaa säädellään liukumakertymän avulla. Päivittäinen liukuma-aika saa olla enintään 4 tuntia. Neljän kuukauden seurantajakson päättyessä ylitysten kertymä saa olla enintään 60 tuntia ja alitusten määrä enintään 20 tuntia. Seurantajakson aikana määrät voivat olla suuremmatkin. Rajat voidaan sopia myös pienemmiksi.

Työaikakirjanpidosta on lisäksi tultava ilmi, että tehdyt tunnit vastaavat maksettua palkkaa. Työaikakirjanpidolla varmistat epäselvissä tilanteissa, että palkka-asiat menevät oikein.

Mikä lasketaan työajaksi?

Työaikaa on se aika, jonka työntekijäsi käyttää työntekoon ja on käytettävissäsi. Alta voit tarkistaa, mitä kaikkea siihen kuuluu.

• Säännöllinen työaika on määritelty laissa siten, että työntekijä voi tehdä enimmillään viikossa 40 tuntia ja päivässä 8 tuntia töitä.
• Lisätyö on sovitun työajan lisäksi tehtyä työtä, joka ei ylitä lakisääteistä säännöllistä työaikaa. Jos sovittu työaika on 7,5 tuntia, lisätyötä on 7,5 ja 8 tunnin välinen työaika.
• Ylityö on työtä, joka ylittää lakisääteisen säännöllisen työajan. Ylityötä tehdään vain työnantajan aloitteesta ja työntekijän suostumuksesta.
• Joustotyöaika on käytössä tehtävissä, joissa työntekijän työnteko ei ole sidottu aikaan tai paikkaan. Kuten vaikkapa myyntityössä.
• Liukuva työaika on säännöllistä työaikaa, jossa työntekijä voi tehdä joko enemmän tai vähemmän työtä kuin mitä säännölliseen työaikaan on merkitty.
• Työaikapankki antaa työntekijälle joustavuutta ylityötuntien käyttöön. Myös sinne säästetyistä tunneista ja niiden pitämisestä vapaana on pidettävä kirjaa.
• Etätyö on yleensä kotoa käsin tehtävää työtä. Myös tällöin työntekijän on merkittävä työaikansa täsmällisesti ylös.

Lähes jokaisen työaikaa on seurattava

Aika usein oletetaan, että vain tunti- ja kuukausipalkkalaisten työaikaa pitää seurata. Urakkapalkalla tai provisiolla työskentelevät unohdetaan helposti. Mutta myös heidän työaikaansa on seurattava.

Toki poikkeuksiakin löytyy ihan työaikalakiin merkittynä. Yksi esimerkki tällaisesta on johdossa oleva henkilö, jonka asema on riittävän itsenäinen. Toimitusjohtaja esimerkiksi on lähes aina työaikalainsäädännön ulkopuolella.

Milloin työaikakirjanpito otetaan esille?

Työaikakirjanpito on tärkeä apu palkanlaskennassa. Työaikakirjanpidossa olevien tehtyjen tuntien perusteella palkanlaskijasi laskee rahapalkat. Kirjanpidosta näet myös tekevätkö työntekijäsi töitä sovitusti.

Lisäksi työsuojelutarkastuksen yhteydessä sinun on esitettävä työaikakirjanpito, jotta tarkastaja pystyy varmistamaan, että työaikalakia on varmasti noudatettu.

Myös työntekijällä ja luottamusmiehellä on oikeus halutessaan nähdä työaikakirjanpito.

Lisäksi sinun on säilytettävä työaikakirjanpitoa kahden vuoden ajan sen kalenterivuoden päättymisen jälkeen, kun oikeus palkkaan tai lomakorvaukseen on tullut tai kahden vuoden ajan työsuhteen päättymisestä.

Lue juttu: Työajanseuranta ja laki

Mitä tapahtuu, jos työaikaa ei seuraa?

Vähimmillään saatat päästä sillä, että työntekijöidesi palkoissa ilmenee epäselvyyksiä.

Mutta jos asiat menevät oikein kunnolla metsään, niin työaikakirjanpidon laiminlyönnistä voi napsahtaa sakot tai pahimmillaan jopa vankeusrangaistus.

Miten työaikakirjanpito toteutetaan?

Työaikojen seuraamisessa tyyli on vapaa. Pääasia on, että homma on sinulla hoidossa.

Voit antaa työntekijöidesi kirjata työaikojaan Exceliin tai vaikkapa ruutupaperiin. Se on ilmaista, mutta siihen hyvät puolet usein jäävätkin.

• Työntekijäsi saattavat kirjata tuntejaan ylös ulkomuistista ja epätäsmällisesti.
• Saatat joutua kyselemään työaikatietojen perään sekä täydentämään niitä.
• Työaikakirjanpidosta voi puuttua tärkeitä papereita tai tiedostoja.
• Tosipaikan tullen puuttuvia työaikatietoja ei voi keksiä päästään.

Tai sitten työntekijäsi voivat leimata työaikaa sähköisesti. Esimerkiksi Deltabitin työajanseuranta on loistava työkalu tähän.

• Työntekijäsi kirjaavat tunnit ylös oikein ja täsmällisesti.
• Löydät kaikki työaikakirjanpidon tiedot yhdestä paikasta.
• Historiatietojen tarkastelu käy sinulta nopeasti.
• Työaikakirjanpito on aina ajantasainen.
• Näet ylityöt ja lisät suoraan valmiiksi laskettuina.

Deltabitin työajanseuranta tehostaa toimintaa

Deltabitin työajanseurantaohjelma hoitaa työaikojen laskemiseen palkanlaskentaa varten. Järjestelmä laskee automaattisesti tunnit, lisät ja poissaolot. Tiedot saat siirrettyä palkanlaskijalle vain muutamalla klikkauksella.

Lisäksi voit käyttää Deltabitin työajanseurantaa mittaamaan työn tehokkuutta antamalla ohjelman laskea tehtäviin ja projekteihin kuluvan ajan.

Voit käyttää tietoja myös asiakasprojektien laskutuksessa. Kun projektitunnit on kirjattu sähköisesti, saat siirrettyä ne helposti laskutusohjelmiin.

Työntekijäsi voivat seurata työaikojaan, liukumiaan, lomiaan ja pekkasiaan jokaisen kirjauksen yhteydessä. Voit antaa heille oikeudet tehdä korjaukset itse, jolloin pääset itse helpommalla.

Katso videolta, miten mukavasti Deltabitin työajanseuranta toimii.

Kiinnostaako Deltabitin työajanseuranta?

Ota meihin yhteyttä, niin kerromme lisää!

Laita sähköpostia: [email protected]
Tai soita: 010 835 8550

Klikkaa itsesi takaisin blogiin! 👉

Sinua saattaisi kiinnostaa myös nämä jutut!

Työajanseuranta ja laki:
työaikakirjanpito kuntoon

Lakisääteinen työajanseuranta velvoittaa
yrityksiä seuraamaan työaikaa.
Lue lisää!

Työvuorosuunnittelun perusteet

Ota talteen vinkit, joilla saat
työvuorosuunnittelun perusteet haltuusi.
Lue lisää!