Työajanseuranta ja laki: työaikakirjanpito kuntoon, niin työ­suojelu­tarkastus sujuu

Työajanseuranta on pakollista joka yritykselle. Työajanseurantalaki on sen puolesta harvinaisen selvä, keplottelu ei onnistu oikein millään.

Eikä se kannatakaan, hyvin hoidettuna firman toiminta pyörii työaikalainkin puolesta kuin rasvattuna.

Lakisääteinen työajanseuranta on mahdollista todella monella eri tavalla. Vaikka lähes automaattisesti tai Sulo Vilenmäisesti (eli kun sain halvalla…).

Jos pakollinen työajanseuranta tuntuu rasittavalta, niin ei hätää. On olemassa myös helppoja (ja jopa mukavia) tapoja hoitaa työajanseuranta.

Tässä jutussa kerromme sinulle vaihtoehtosi työaikakirjanpidon hoitamiseen, vaikeasta helppoon ja halvasta mukavaan.

. . .

Työaikalaki sanoo: työaikakirjanpito kuntoon

Kertauksena vielä kerran:

Työajanseuranta on pakollista jokaiselle yritykselle.

Työaikalaissa lukee, että työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritettavat korvaukset työntekijöittäin.

Korvaukset tarkoittavat selkosuomella yleensä palkkaa tai vapaata, jos työt ovat menneet ylitöiden puolelle.

Kirjanpitoon (eli yksinkertaisemmin johonkin, vaikka ruutuvihkoon) on merkittävä säännöllisten työtuntien lisäksi myös esimerkiksi ylityötunnit.

Vaikka työaika ei olisi säännöllinen, on tunnit on silti kirjattava. Vaikka tekisit satunnaista keikkatyötä tai sinulla ei ole säännöllistä työaikaa, työmäärää pitää silti valvoa.

kuva mies pitelee herätyskelloa
Kuva: Tristan Gassert

Ylimääräistä ei saa tehdä edes sopimalla

Mitä jos sinulla olisi intoa tehdä töitä reilumminkin? Raha kun tulee aina tarpeeseen.

Liikaa töitä ei silti saa tehdä. Siitä ei edes saa sopia yhdessä työntekijän ja työn­antajan kanssa.

Mukavan joustavasti laki ei kerro, kuinka tuntien kirjaaminen tehdään. Tekemisen voi antaa työntekijälle itselleen tai esimies saa kysellä niiden perään.

Yrityksellä on silti vastuu seurata, että töitä tehdään lain mukaan. Viimeinen vastuu on tässäkin asiassa toimitus­johtajalla.

Tietojen kirjaamisen pitää olla myös säännöllistä. Ei riitä, että tunnit kirjataan kerran vuodessa. Eikä niitä tietenkään voi raapustaa paperille etukäteen.

Työsuojelutarkastuksessa tarkastetaan myös työaikakirjanpito

Työaikojen valvonta tehdään useimmiten samalla, kun yritykseen tehdään työsuojelutarkastus.

Työsuojelutarkastuksen sattuessa työnantajan on pyydettäessä esitettävä työntekijöitä koskeva työaikakirjanpito, eli päivittäiset työtunnit.

Täydellistä työaikakirjanpitoa on hankala taikoa tyhjästä. Se vaatii systemaattisuutta ja pitkäjänteisyyttä.

Työntekijäkin voi tarkastaa kirjauksensa

Työsuojelutarkastajan lisäksi myös työntekijällä on oikeus tietää hänestä tehdyt kirjaukset. Vastauksien antaminen voi olla joskus aika kimuranttia, jos työajat ovat kovin epäsäännölliset.

Tärkeimmät tiedot näkyvät yleensä palkkakuitilla, joten kerran kuussa työntekijä näkee työaikakirjanpidon tilanteensa.

Tässä ote työsuojeluviranomaisten ohjeesta:
Näin valmistaudut työsuojelutarkastukseen. 

Kuva työsuojelutarkastuksen tarkistuslista

Kuulostaako tutulta? Työsuojelu­tarkastuksessa tarvitaan työaika­kirjanpito. Eli se on automaattisesti pakollinen.

Asiaa voi miettiä myös toisin päin:
Mitä jos työajanseuranta olisikin työkalu firman tekemisen parantamiseen? Sekin on mahdollista.

Kunnon järjestelmällä lakisääteinen työajanseuranta on teoriassa helppoa. Kaikki riippuu kuitenkin työntekijöiden sitoutumisesta tuntien kirjaamiseen. Jos motivaatio ei ole kohdallaan, yrittäjälle tulee tuntien setvimisestä paljon ylimääräistä hommaa.

Jos työajanseuranta tehdään huolellisesti, siitä on oikeaa hyötyä sinullekin. Ja onhan se hyvä, että tämäkin lakisääteinen asia on teillä hoidossa.

Eikä sen tarvitse olla vaikeaa.

Työaikakirjanpito säästää hermoja

Työajanseurannasta voi saada paljon irti, jos sen tekee oikein. Pakollisuus ei tarkoita, että se olisi turhanpäiväistä ajan tuhlaamista.

Työaikakirjanpidon hyötyjä on paljon

  • Työntekijät eivät pala loppuun, kun työtunnit ja vapaat ovat sopivassa suhteessa.
  • Palkat maksetaan oikein toteutuneiden tuntien mukaan.
  • Tasapuolinen kaikille, kun kaikkien työtä seurataan samalla lailla.
  • Työhyvinvointi paranee, sillä turha vertailu jää pois.
  • Raportointi ja palkanlaskenta helpottuvat, kun tiedot ovat tallessa.

Hyvä työajanseuranta säästää aikaa ja rahaa. Ja hermoja. Sen lisäksi se parantaa ainakin tunnollisten työntekijöiden viihtyvyyttä.

Koska työajanseuranta on pakollista, se kannattaa hoitaa kerralla kunnolla, eikä jättää ”sitten joskus” tehtäväksi.

Työsuojelutarkastuksistakin tulee ylpeilyn aiheita, kun hommat on tehty esimerkillisesti. Pienellä vaivalla saa suuren hyödyn.

Työaikalain rikkomisen seuraukset: korjaus­kehotus, sakko tai vankila

Yrityksiin tehdään työsuojelu­tarkastuksia työsuojelu­viranomaisten toimesta. Työhön liittyvien lakisääteisten asioiden tulisi olla kunnossa, jotta tarkastuksesta pääsee läpi.

Myös työajanseuranta syynätään tarkastuksessa.

Tarkastuksessa tarkastajat voivat pyytää nähtäväkseen työaikakirjanpidon. Jos se löytyy ja ylityöt ja vapaat ovat lain mukaisia, kaikki on kunnossa.

Pienistä puutteista pääsee helpolla. Riittää, kun ongelman korjaa kehotuksen mukaisesti.

Jos epäkohtaa ei kuitenkaan korjata, asia voi edetä työsuojeluviranomaisen käsiteltäväksi ja johtaa jatkotoimen­piteisiin.

Kuva lehtijuttuja tuomioista

Seurauksia tulee myös silloin, jos lakia on rikottu oikein reilusti. Ylitöitä on tehty enemmän kuin laki sallii (kerrankin kirjaimellisesti 😊). Tai viikkovapaista ei ole huolehdittu.

Seuraukset riippuvat tilanteesta. Sakkoa voi napsahtaa enemmän tai vähemmän.

Erittäin vakavissa tapauksissa on mahdollista joutua jopa vankilaan ja liiketoimintakieltoon. Se on kuitenkin erittäin harvinaista, sillä silloin toiminnan on pitänyt olla todella törkeää.

Työaikalain rikkominen ei tee hyvää firman maineelle. Siksi työajan seuraaminen kannattaa.

Työajan kirjaamisen ja seuraamisen voi hoitaa sähköisesti tai käsin

On monta tapaa toteuttaa työajanseuranta niin, että se täyttää lain vaatimukset. Laki ei määrittele toteutustapaa. Riittää, kun homma hoituu.

  • Työntekijät arvostavat helppoa tuntien kirjaamista.
  • Työnantajalle tärkeää on tietojen vaivaton seuranta.

Työajanseurantajärjestelmän hankintaopas

Vaihtoehtoja toteutukselle riittää. Jopa niin paljon, että teimme hankinnasta oikein oppaan. Saat luettua sen täältä:

Työajanseurannan hankintaopas – e-kirja
Työajanseurannan hankintaopas – netissä

Helpoin ja luotettavin: sähköinen työajan­seuranta­järjestelmä

Kätevimmin työaikakirjanpito onnistuu hyvällä työajanseurantajärjestelmällä.

Työtuntien seuranta tapahtuu kahdessa vaiheessa:

1. Työntekijät kirjaavat työtunnit joko työaikapäätteellä tai internet-selaimella.
2. Työaikavastaava seuraa työaikaa automaattisesti luotujen raporttien perusteella.

Näiden kahden vaiheen välissä automaattinen laskenta tekee ihmeitään seuraamalla etukäteen tehtyjä automatiikkamäärityksiä.

Raportteja voi lakisääteisen työaikakirjanpidon lisäksi käyttää myös palkanlaskennan apuna ja työn sisällön analysointiin. Työtunnit voi eritellä palkkalajeihin ja työajan lajitella eri tehtäviin kuluneen ajan mukaan.

Halvempi, mutta vaivalloinen: käsin hoidettu työaikakirjanpito

kuva paljon kansioita hyllyssä
Kuva: Samuel Zeller

Perinteinen tuntilapun täyttökin käy. Kätevää se ei välttämättä ole, mutta täyttää työaikalain vaatimukset.

1. Työntekijät kirjaavat tunnit käsin esimerkiksi paperille tai Excel-taulukkoon.
2. Työaikavastaava laskeskelee tunteja ja katsoo vastaavatko ne lakia (ja työehtosopimuksia).

Tässä tapauksessa välivaiheen tehtäviin kuuluu lappujen keräily. Hieman luovaakin työtä saatetaan tarvita, jos lappuja on hukassa tai käsiala ei ole aivan priimaa.

Kirjaaminen, seuranta ja raportointi onnistuvat, kun siihen käyttää aikaa. Jos käytetyn työajan jättää pois, niin tämä on edullisin vaihtoehto.

kuva käsintehty työtuntilista

Valmiit Excel-pohjat käyttöösi ilmaiseksi

Jos ”ilmainen” työajanseuranta kiinnostaa, meiltä löytyy valmiita pohjia käyttöösi täältä:
Ilmainen työajanseuranta: tuntilista- ja Excel-pohjat käyttöösi

Deltabitin tuotteilla työaikalain seuraaminen käy helpommin

Yritykset ovat erilaisia. Siksi vaihtoehtojakin pitää olla, sekä työajan kirjauksiin että työajan seurantaan.

Kirjaukset sormenjäljellä, leimaustunnisteella tai koodilla

Tietyssä paikassa tehdylle säännölliselle työlle sopii parhaiten työajanleimaus päätteellä. Jos työtä tehdään tietokoneella tai matkustetaan paljon, selaimella tehtävä työaikakirjaus toimii parhaiten.

Toteutamme haluamasi leimaukset haluamallasi tavalla: sormenjäljellä, leimaustunnisteella tai koodilla. Projekti- tai työtehtäväkohtainen kirjaaminen onnistuu myös.

Kerro vain, mitä haluat ja tarvitset.

kuva tyttö pitelee deltabit idistä

Raporteille tunnit, palkkalajit, poissalolot ja projektit

Raportit voidaan suunnitella toiveidesi mukaisiksi.

Riittävätkö pelkät tehdyt työtunnit lakisääteiseen seurantaan? Haluatko nähdä myös poissaolot?

Voimme myös lajitella tunnit palkka­lajeittain palkanlaskennan avuksi.

Haluaisitko tietää, miten paljon työaikaa on käytetty yhteen projektiin?

Kaikki käy.

Ammattilaisemme hoitavat automatisoinnin

Tulo- ja lähtökirjausten ja valmiin raportin välillä automatisointi hoitaa (lähes) kaiken puolestasi. Saat reaaliaikaisen ja tarkan raportin muutamalla klikkauksella kun tarvitset.

Mahdolliset ongelmatilanteetkin on helpompi ratkaista, kun on mustaa valkoisella.

Me hoidamme automatisoinnin puolestasi ja räätälöimme raportit tarpeisiisi sopivaksi. Riittää, kun kerrot meille työvuorot tulo- ja lähtöaikoineen sekä palkkalajit ja poissaolotyypit laskentasääntöineen.

Käyttöönotto sujuu nopeasti. Toisinaan yksi puhelu riittää ja saamme tehtyä kaiken valmiiksi puhelun aikana. Joskus tarvitaan enemmän hommia.

Lakisääteinen pakko muuttuu hetkessä helpoksi ja mukavaksi työajan­hallinnaksi. Työsuojelutarkastaja saa tulla!

 

Varaa esittely tai kysy lisääinfo@deltabit.fi

Tai soita
010 8358500

Nettidemokin onnistuu
Pyydä live-esittely