Työntekijän työajan seuranta koskettaa jokaista työnantajaa. Se mielletään helposti vain velvoitteeksi, vaikka todellisuudessa työajanseuranta voi hyödyttää monin tavoin niin yritystä kuin työntekijää.
Oikein toteutettuna työajanseuranta:
- Vähentää virheitä työtuntien kirjaamisessa ja palkanmaksussa.
- Tuo läpinäkyvyyttä työnantajan ja työntekijän välille.
- Ehkäisee epäselvyyksiä ja toimii kaikkien osapuolten turvana.
- Tukee työntekijöiden hyvinvointia.
- Tehostaa yrityksen toimintaa.
Tässä blogijutussa pureudutaan tarkemmin, miten!
Työajan seuranta on yrityksen lakisääteinen tehtävä
Lähdetään perusasioista: Työntekijän työajan seuranta on määrätty laissa.
Lainsäädäntö edellyttää, että työnantajana sinun on pidettävä kirjaa työntekijöidesi päivittäisestä työajasta. Tämä koskee lähes kaikkia aloja ja työsuhteita. Työaikalain lisäksi on noudatettava työehtosopimuksia.
Työajanseurannan laiminlyönnistä voi napsahtaa sakkoja – tai joutua jopa raastupaan. Jo pelkästään siksi työajanseuranta kannattaa hoitaa kuntoon edes minimivaatimuksella.
Työnantajan on lain mukaan myös valvottava, ettei työntekijä tee liikaa töitä. Tästä ei voi joustaa edes silloin, vaikka työntekijä itse olisi halukas tekemään ylimääräistä.
Lue lisää työajanseurannasta ja laista
Työajan seuranta on työtuntien hallintaa
Yksinkertaisimmillaan työntekijän työajan seuranta on sitä, että työntekijäsi kirjaavat ylös töihin tulonsa ja sieltä lähtönsä. Tällä tavoin varmistetaan, että työntekijäsi tunnit kirjautuvat oikein ja jokainen tehty tunti näkyy myös palkassa.
Kun kuvioihin tulevat mukaan erilaiset lisä- ja ylityöt, homma hieman monimutkaistuu. Jos esimerkiksi työntekijäsi työskentelee sunnuntaisin, on se otettava huomioon työaikaa laskiessa ja suoritettava siitä asianmukainen korvaus.
Työntekijän työaikaa seuratessa pitää ottaa huomioon myös tauot ja mahdolliset lepoajat.
Työajan seuranta on kaikkien turva
Toisinaan työajan seuranta voi kalskahtaa valvonnalta. Kerro siis työntekijöillesi selkeästi, millä tavalla heidän työaikaansa seurataan, mitä tietoja kerätään ja mihin niitä käytetään.
Parhaimmillaan työajanseuranta onkin läpinäkyvää, oikeudenmukaista sekä lisää luottamusta työnantajaan.
Työajanseuranta auttaa esimerkiksi ehkäisemään väärinkäsityksiä. Epäselvissä tilanteissa voit yhdessä työntekijöidesi kanssa tarkistaa työaikakirjanpidosta, miten asian laita todellisuudessa on.
Työntekijöilläsi on myös oikeus nähdä omat työaikakirjauksensa ja siten mahdollisuus huomauttaa, jos tiedoissa on virheitä.
Lue lisää, mitä työaikakirjanpito tarkoittaa käytännössä
Työajan seuranta tukee työntekijän hyvinvointia
Hyvin toteutettu työajan seuranta on työntekijän etu. Tieto siitä, että tunnit kirjautuvat ylös oikein ja palkat tulevat tilille ajallaan, tuo mielenrauhaa.
Työajanseuranta auttaa pitämään kiinni työn ja vapaa-ajan välisestä rajasta. Kun työntekijäsi ovat perillä tekemistään tunneista, heidän on helpompi huomata, jos työpäivät jäävät liian lyhyiksi tai venyvät.
Työajanseuranta ennaltaehkäisee myös työuupumusta. Sen avulla on mahdollista havaita ajoissa, jos jonkun työntekijän työkuorma uhkaa kasaantua liian suureksi. Silloin on hyvä viheltää peli poikki ja jakaa tehtäviä tasaisemmin.
Lisäksi työajanseurantaa voi käyttää ennakoitavien poissaolojen kuten lomien ja pekkasten suunnittelussa. Näin työntekijäsi tietävät hyvissä ajoin, milloin on aika vaikkapa varailla matkoja.
Lue lisää, miten suunnittelet lomat ja muut vapaat
Työajan seuranta tehostaa yrityksen toimintaa
Onnistunut työajan seuranta on omiaan parantamaan yrityksen toimintaa.
Yksi selkeä syy tietenkin on, että saat palkat maksuun oikein ja ajallaan. Kun työntekijäsi työaika on kirjattu huolellisesti ylös, palkanmaksukin sujuu jouhevasti eikä aikaa mene työaikojen selvittelyyn jälkikäteen.
Työajanseurannasta saat myös arvokasta tietoa työn suunnitteluun. Kirjaukset auttavat hahmottamaan esimerkiksi sitä, mihin tehtäviin kuluu aikaa. Näin voit analysoida työn sisältöä, havaita ajoissa mahdolliset ongelmakohdat ja parantaa työn tehokkuutta.
Lue lisää työvaiheiden ja projektien seurannasta
Näin työajan seuranta hoituu käytännössä
Mutta miten sitten kirjata tunnit ylös? Tapoja on monia. Perinteisimmät tavat, kuten paperiset tuntilistat tai Excel-taulukot, voivat toimia pienessä yrityksessä. Mutta ne vaativat paljon käsin tehtävää työtä ja ovat lisäksi alttiita virheille.
Yhä suositumpi vaihtoehto on sähköinen työajanseurantajärjestelmä, joka automatisoi työaikojen kirjaamisen ja tuo kaikki tiedot yhteen paikkaan. Tällainen ratkaisu helpottaa yrityksen arkea ja tuo varmuutta siihen, että työajat kirjautuvat oikein ja seuranta sujuu ajantasaisesti.
Deltabitin sähköinen työajanseurantajärjestelmä
Jos mietit sähköisen työajanseurantajärjestelmän hankkimista, Deltabitiltä löytyy siihen tarvittavat ohjelmat ja laitteet.
Deltabitin avulla saat:
- Työtunnit ylös vaivattomasti. Leimaukset hoituvat työaikapäätteellä, mobiilisti puhelimella ja tietokoneella.
- Läpinäkyvyyttä työajan seurantaan. Työntekijäsi näkevät tehdyt tuntinsa sekä liukuma- ja muut saldonsa leimausten yhteydessä.
- Monipuoliset työaikaraportit. Virheiden korjaaminen käy näppärästi – voit myös antaa työntekijöillesi oikeudet korjata esimerkiksi unohtuneet leimauksensa itse.
- Palkat maksuun oikein ja ajallaan. Meiltä löydät liitännät palkanlaskentajärjestelmiin, joten tiedonsiirto on sujuvaa.
Selkeää ja suoraviivaista!
Tutustu Deltabitin työajanseurantaan
Kiinnostaako Deltabitin työajanseuranta?
Ota meihin yhteyttä, niin kerromme lisää!
Soita: 010 835 8550
Tai lähetä sähköpostia: [email protected]
Klikkaa itsesi takaisin blogiin! 👉
Sinua saattaisi kiinnostaa myös nämä jutut!
Työaikaseuranta ja laki:
työaikakirjanpito kuntoon
Lakisääteinen työajanseuranta velvoittaa
yrityksiä seuraamaan työaikaa.
Lue lisää!
Mitä työaikakirjanpito
sisältää käytännössä?
Näillä ohjeilla olet perillä siitä,
mitä kaikkea työaikakirjanpitoon kuuluu.
Lue lisää!