Työajanseuranta on keskeinen osa yritysten päivittäistä toimintaa. Se auttaa hallitsemaan työaikoja sekä varmistamaan, että työntekijöiden oikeudet toteutuvat.

Kun työajanseurannasta ryhtyy etsimään enemmän tietoa, se alkaa äkkiä tuntua monimutkaiselta. Ja sitä se onkin. Siksi kokosimme yhteen tärkeimmät pointit, joiden avulla saat työajanseurannan perusteet haltuusi.

1. Mitä työajanseuranta on?
2. Miksi työajanseuranta on tärkeää?
3. Mikä on paras tapa hoitaa työajanseuranta?

1. Mitä työajanseuranta on?

Työajanseuranta tarkoittaa yksinkertaisimmillaan, että työntekijäsi kirjaavat työaikansa ylös. Näin pystyt seuraamaan muun muassa

• kuinka monta tuntia työntekijäsi on tehnyt päivän aikana,
• milloin hänen työaikansa on alkanut ja päättynyt
• sekä onko hänelle kertynyt ylitöitä, lisiä tai muita korvauksia maksettavaksi.

Työajanseurannalla pidät huolen myös siitä, että työntekijäsi pitävät oikean määrän taukoja sekä viettävät hyvin ansaitut lomansa.

2. Miksi työajanseuranta on tärkeää?

Tie onnistuneeseen työajanseurantaan piilee sen tärkeyden ymmärtämisessä. Työajanseuranta ei ole vain velvoite — sen avulla saat yrityksesi arjen sujumaan ja parannat työntekijöidesi hyvinvointia. Kannattaa siis ottaa työajanseuranta osaksi yrityksesi strategiaa.

Työajanseuranta ja lainsäädäntö

Työajanseuranta on pakollista. Siksi yksi työajanseurannan tärkeimmistä syistä on lainsäädännön ja työehtosopimusten noudattaminen. Työaikalaissa on tarkkaan määritelty työntekijöiden enimmäistyöajat, ylityöt ja tauot.

Lisäksi työajanseurannassa on otettava huomioon paikalliset sopimukset sekä niitä koskevat säännöt ja rajoitukset.

Työajanseurannalla pidät huolen, että yrityksesi noudattaa näitä sääntöjä. Näin suojelet sekä työntekijöitäsi että yritystäsi.

Lue lisää, mitä laki sanoo työajanseurannasta
Tutustu yleissitoviin työehtosopimuksiin

Työajanseuranta ja palkanmaksu

Palkanmaksussa työajanseurannalla on erityisen tärkeä rooli, sillä palkka usein määräytyy tehtyjen tuntien mukaan. Kun jokainen on kirjannut tuntinsa huolellisesti ylös, saat maksettua työntekijöidesi palkat oikein.

Työajanseurannan merkitys korostuu vielä enemmän erilaisten lisäkorvausten kohdalla. Jos työntekijäsi tekevät esimerkiksi ylitöitä, kuuluu heille tekemistään ylimääräisistä tunneista asianmukainen korvaus.

Jämptisti hoidettu työajanseuranta on helpottaa myös palkanlaskijan työtä.

Työajanseuranta ja tehokkuuden seuranta

Työajanseuranta on myös erinomainen keino saada tietoa yrityksesi tuottavuudesta ja työn tehokkuudesta.

Yksi hyvä tapa on seurata, kuinka paljon työntekijäsi käyttävät aikaa erilaisiin työtehtäviin ja projekteihin. Tämä saattaa paljastaa mahdolliset pullonkaulat. Jos esimerkiksi johonkin työtehtävään kuluu yllättävän paljon aikaa, saattaa se antaa sinulle vihiä siitä, että joitakin parannuksia on tehtävä.

Työajanseuranta ja työntekijöiden hyvinvointi

Työajanseurannalla on iso merkitys työntekijöidesi hyvinvoinnin kannalta. Työajanseurannalla varmistat, että työntekijöitäsi kohdellaan tasapuolisesti. On tärkeää, että jokainen työntekijäsi voi luottaa siihen, että heidän työaikaansa seurataan oikeudenmukaisesti.

Kun työntekijäsi ovat perillä tekemistään työtunneista, tuo se ennakoitavuutta työhön. Myös selkeä käsitys taukojen ja lomien pitämisestä auttaa työntekijöitäsi löytämään tasapainoa työn ja vapaa-ajan välillä.

Työajanseurannalla on oma roolinsa työuupumuksen ehkäisemisessä. Seuraamalla työntekijöidesi työaikaa voit huomata ajoissa, jos jollakin työntekijälläsi on esimerkiksi liian kova työtahti.

3. Mikä on paras tapa hoitaa työajanseuranta?

Tapa, miten työajanseuranta hoidetaan, vaihtelee eri yrityksissä. Oleellista onkin valita sellainen tapa, joka palvelee parhaiten juuri sinun yrityksesi tarpeita.

Mieti, kuinka paljon haluat panostaa työajanseurantaan. Minkälainen työehtosopimus sinulla on käytössäsi? Onko paljon erilaisia työaikalajeja? Minkälaista tukea ja raportointia tarvitset?

Tuntien kirjaaminen paperiin tai Exceliin

Tämä vaihtoehto voi tuntua edulliselta ja houkuttelevalta etenkin silloin, jos yritykselläsi ei ole kovin isoja tarpeita työajanseurannan suhteen.

Käsin tehtyyn työajanseurantaan lipsahtaa kuitenkin helposti virheitä ja niistä saattaa puuttua työaikatietoja. Tästä syystä se saattaa lopulta muuttua hyvinkin työlääksi, jos joudut kyselemään puuttuvien tuntilappujen perään ja korjailemaan niistä virheitä. Pahimmassa tapauksessa palkkojen maksu saattaa viivästyä, mistä seuraa lisää hankaluuksia.

Lue lisää ilmaisesta työajanseurannasta

Sähköinen työajanseurantajärjestelmä

Paperisen tuntikirjanpidon haasteiden takia monet yritykset ovat siirtyneet sähköisen työajanseurantajärjestelmän käyttämiseen. Tämä tekee työntekijöiden työajan seurannasta huomattavasti helpompaa ja tarkempaa.

Työntekijäsi voivat syöttää työtunnit suoraan järjestelmään esimerkiksi leimauslaitteella tai puhelimella, jolloin pystyt seuraamaan työaikaa reaaliaikaisesti. Tämä vähentää myös huomattavan paljon virheitä verrattuna käsin tehtävään tuntikirjanpitoon.

4. Työajanseurantajärjestelmän valinta

Jos päädyt sähköiseen työajanseurantaan, Deltabitillä on tarjota sinulle siihen luotettava järjestelmä, joka ottaa huomioon työajanseurannan kaikki puolet. Ottaessasi sen käyttöösi, sinun ei tarvitse enää stressata työajanseurannan monimutkaisuudesta.

Homma hoituu näinkin mukavasti:

• Teemme järjestelmään tarvittavat määrittelyt työehtosopimusten mukaisesti.
• Työntekijäsi kirjaavat työaikansa ylös leimauslaitteella tai puhelimella.
• Leimaukset muuntuvat automaattisesti oikeaksi palkkalajeiksi järjestelmään.
• Saat ajantasaiset työaikaraportit ja siirrät tunnit palkanlaskentaan napin painalluksella.
• Asiakaspalvelu kuuluu kuukausimaksuun, joten saat tarvittaessa avun nopeasti.

Selkeää ja suoraviivaista!

Lue lisää Deltabitin työajanseurantajärjestelmästä

Kiinnostaako Deltabitin työajanseuranta?

Ota meihin yhteyttä, niin kerromme lisää!

Soita: 010 835 8550
Tai lähetä sähköpostia: [email protected]

Klikkaa itsesi takaisin blogiin! 👉

Sinua saattaisi kiinnostaa myös nämä jutut!

Mitä työaikakirjanpito
sisältää käytännössä?

Näillä ohjeilla olet perillä siitä,
mitä kaikkea työaikakirjanpitoon kuuluu.
Lue lisää!

Työvuorosuunnittelun perusteet

Ota talteen vinkit, joilla saat
työvuorosuunnittelun perusteet haltuusi.
Lue lisää!