Olemme tuoneet uusia hienoja ominaisuuksia Deltabit Gatekeeperiin:
- Työajanseurannan haku perustuu nyt vuoroihin. Näin esimerkiksi yövuoro lasketaan kuulumaan yhdelle päivälle, jolloin tiedonsiirto palkanlaskentaan selkiytyy.
- Arkistoi henkilöitä. Siinä missä jouduit aiemmin tekemään oman käyttäjäryhmän lopettaneille henkilöille tai jopa poistamaan heidät, voit nyt siististi arkistoida heidät.
- Valitse, mitkä tapahtumat näkyvät läsnäoloseurannassa. Voimme halutessasi määritellä näkyviin esimerkiksi pelkästään tulo- ja lähtöleimaukset.
- Tuo henkilöitä näppärästi toisista järjestelmistä. Pääset näpyttelemästä henkilöiden tietoja moneen kertaan.
- Saat työaikapäätteelle varmistusviestin, jos teet kaksi samaa leimausta peräkkäin. Voit korjata leimausvirheen saman tien.
Pureudutaan seuraavaksi tarkemmin siihen, mistä on kyse.
Vuoroihin perustuva haku työajanseurannassa
Työaikaraportin hakuun on tullut iso muutos. Voit tästä lähtien tehdä vuoroihin perustuvia hakuja, kun aiemmin haku perustui tapahtumiin.
Voit tehdä hakuja kahdella tavalla:
- Voit hakea kaikki hakupäiville kuuluvat vuorot riippumatta siitä, milloin ne alkavat tai päättyvät.
- Voit hakea vain ne vuorot, joiden kaikki tapahtumat ovat hakuaikavälillä.
1. Hae kaikki hakupäivien vuorot
Työajanseurannan haussa on oletuksena päällä valinta ”Vuoroihin perustuva haku”, jossa voit valita haulle aloitus- ja lopetuspäivän. Kellonajan valinta puuttuu yksinkertaisesti siitä syystä, että et tarvitse sitä.
Raporttiin tulee näkyviin kaikki vuorot, jotka ovat määritelty kuulumaan hakupäiville. Vuoro määritellään laskentamääritysten yhteydessä kuulumaan joko vuoron alkamis- tai loppumispäivälle.
Tämä helpottaa tietojen viemistä palkanlaskentaan etenkin silloin, jos haun ensimmäiselle tai viimeiselle päivälle osuu yövuoro. Esimerkiksi haun viimeisenä päivänä alkava yövuoro tulee kokonaan mukaan hakuun silloin, jos vuoro on määritelty kuulumaan sen alkamispäivälle. Sinun ei tarvitse alkaa säätää kellonaikoja, vaikka vuoro loppuukin haun ulkopuolella.
Lisäksi raportin ulkoasu on aiempaa ymmärrettävämpi, kun katkeava vuoro ei näy punaisena raportilla. Punainen huomioväri näkyy vain oikeiden virheiden kohdalla, esimerkiksi jos henkilö on unohtanut leimata itsensä ulos töistä.
2. Hae vuorot, joiden kaikki tapahtumat ovat hakuaikavälillä
Jos klikkaat pois valinnan ”Vuoroihin perustuva haku”, pääset valitsemaan haulle myös kellonajan.
Tällöin hakutuloksissa näytetään vain ne vuorot, joiden kaikki tapahtumat ovat hakuaikavälillä. Haun alussa tai lopussa katkeavan vuoron tapahtumat puuttuvat tästä lähtien kokonaan raportilta, kuten esimerkiksi haun viimeisenä päivänä alkavan yövuoron tapahtumat. Ennen raportille tuli mukaan kaikki hakujakson aikana tehdyt tapahtumat.
Aiemmin myös tällaisen oikein leimatun, mutta katkeavan vuoron tapahtumat aiheuttivat virheen. Nyt raportilla näkyy punaista vain silloin, jos tapahtumissa on oikeasti jotain häikkää. Kuten puuttuvia leimauksia.
Henkilöiden arkistointi
Aiemmin työsuhteen päättyessä henkilö piti joko poistaa kokonaan järjestelmästä tai siirtää erilliseen poistuneille henkilöille tehtyyn käyttäjäryhmään.
Tässä oli kuitenkin omat ongelmansa. Henkilön poistamisessa hänen tietonsa hävisivät kokonaan. Poistetuille henkilöille tehty käyttäjäryhmä taas jäi näkyviin vähintään Henkilöt-näkymässä.
Nyt voit arkistoida henkilön, jolloin poistamiselle tai erilliselle käyttäjäryhmälle ei ole enää tarvetta.
Henkilö ei näy turhaan järjestelmässä, mutta löydät hänen tietonsa helposti arkistosta. Saat arkistoidut henkilöt näkyviin klikkaamalla pientä suodatusnappia.
Ja jos kyseessä on esimerkiksi kausi- tai kesätyöntekijä, voit aktivoida hänet uudestaan näkyviin myöhemmin. Arkistoidut henkilöt ovat myös täysin erillään laskutettavista henkilöistä.
Tapahtumien näkyminen läsnäoloseurannassa
Ennen työntekijän tehdessä esimerkiksi projektikirjauksen tai ruokalaleimauksen, hänen paikallaolonsa saattoi näkyä läsnäoloseurannan puolella epävarmana. Siitä huolimatta, vaikka hän olisikin ollut paikalla.
Tästä lähtien voit pyytää meitä määrittelemään erikseen jokaisen tapahtumatyypin kohdalla, näkyykö se läsnäoloseurannassa. Voit esimerkiksi pyytää näkyviin vain tulo- ja lähtöleimaukset, jolloin muut tapahtumatyypit kuten projektikirjaukset tai ruokalaleimaukset pysyvät poissa näkymästä.
Henkilöiden tuonti toisesta järjestelmästä
Nyt on mahdollista tuoda palkanlaskentajärjestelmästä henkilöitä työajanseurantajärjestelmään. Pääset tällä tavoin näpyttelemästä henkilön tärkeitä tietoja kuten nimeä ja henkilönumeroa moneen kertaan eri järjestelmiin.
Tarvittaessa voit myös lukita tiedot, jolloin et vahingossa tee niihin muutoksia. Jos tuot tietoja käsin siirtotiedostolla, voit vielä tarkistaa, mitä henkilöitä olet tuomassa tai kenen henkilön tietoihin olet tekemässä muutoksia ja vahvistaa tuonnin.
Saman leimauksen tekeminen työaikapäätteellä
Jos teet kaksi kertaa peräkkäin saman leimauksen työaikapäätteellä, näet näytöllä viestin, jolla varmistetaan, että leimaus on oikein.
Leimauksen ollessa väärä, voit korjata sen saman tien. Säästät aikaa myöhemmin, kun ylimääräistä korjattavaa ei tule raportille.
Osaston valitseminen henkilön tiedoissa
Kun seuraavan kerran kirjoitat henkilön tietoihin osaston nimeä, saat jo kahden ensimmäisen kirjaimen jälkeen näkyviin sopivia vaihtoehtoja, joista voit valita oikean. Tällä tavalla vältyt ikäviltä kirjoitusvirheiltä tai nimeämästä osastoa eri tavalla kuin aiemmin.