Hallittua työvuorojen suunnittelua

Suunnittele työvuorot, varmista oikea miehitys ja julkaise vuorot työntekijöille ilman turhaa säätöä! Deltabitin työvuorosuunnittelu näyttää nopeasti, onko vuoroissa riittävästi tekijöitä, täyttyvätkö vuoroille tarvittavat tehtävät sekä pysyvätkö työntekijöiden tunnit hallinnassa.

Työvuorosuunnittelu, joka pysyy mukana

Työvuorosuunnittelu muuttuu nopeasti hankalaksi, jos tieto on hajallaan. Onko vuorossa varmasti riittävästi osaamista? Kenelle voi vielä suunnitella lisää vuoroja? Kuka on vapaalla?

Deltabit kokoaa vuorojen suunnittelussa tarvittavat tiedot yhteen näkymään. Näet vuorot, henkilöt, tehtävät, poissaolot, osaamiset ja tuntikertymät yhdellä silmäyksellä. Kun muutoksia tulee, voit päivittää suunnitelmaa ja julkaista työvuorot työntekijöille saman tien.

Deltabitin työvuorosuunnittelu pähkinänkuoressa

Rakenna vuorot, jotka sopivat tarpeisiisi

Työvuorosuunnittelu perustuu viikoittain toistuviin vuoropohjiin. Voit tehdä vuoroja suunnittelun pohjaksi sen verran kuin tarvitset. Voit myös lisätä yksittäisille päiville poikkeusvuoroja. Autamme vuoromallien tekemisessä.

Määrittelyissä voit päättää, kuinka monta työntekijää vuorolle tarvitaan ja mitä tehtäviä vuorossa pitää hoitaa. Näin näet suunnittelunäkymässä suoraan, täyttyykö tarve.

Lisää henkilöitä vuoroihin joustavasti

Kun suunnittelupohja on valmis, työntekijät lisätään vuoroihin suunnittelunäkymässä. Voit lisätä henkilöitä yksitellen, valmiina ryhminä tai monivalinnan avulla useita kerralla.

Kun lisäät ryhmän työvuorolle, myös vuorojen tehtävät päivittyvät automaattisesti. Toistuvissa tilanteissa voit kopioida edellisen siirron seuraaville vuoroille tai viikoille.

Varmista vuoroihin henkilöt oikealla osaamisella

Työntekijän nimen kohdalta saat näkyviin henkilön suunnittelujakson, suunnitellut vuorot, poissaolot ja osaamiset. Näin et joudu hyppimään eri näkymien välillä.

Sen lisäksi, että vuoroille ja työntekijöille voidaan määrittää tarvittavat tehtävät ja osaamiset, työntekijöiden osaamisille, esimerkiksi ensiapukortille, voidaan asettaa myös voimassaoloajat.

Seuraa tavoitetunteja suunnittelun aikana

Tavoitetunnit näkyvät suunnittelijalle suoraan työvuorosuunnittelussa. Näet, paljonko tunteja henkilölle on jo suunniteltu, paljonko tavoitteesta puuttuu tai onko tunteja tulossa liikaa.

Tuntitavoitteella voi olla vähimmäis- ja enimmäismäärä. Voit myös suodattaa näkyviin henkilöt, joiden tavoitetunnit eivät ole vielä täyttyneet ja joille voi suunnitella lisää vuoroja.

Suodata työvuorosuunnittelun näkymää mieleiseksesi

Työvuorosuunnittelun näkymää voi suodattaa sen mukaan, mitä juuri sillä hetkellä tarvitset. Voit piilottaa henkilöt tai tehtävät sekä rajata näkymää vuororyhmän tai työaikaryhmän mukaan.

Henkilöhaku taas auttaa löytämään etsimäsi työntekijän. Näkymä pysyy selkeänä, vaikka suunniteltava kokonaisuus olisikin monimutkainen.

Huomioi poissaolot ja pyhät työvuorosuunnittelussa

Työvuorosuunnittelussa voi ottaa huomioon poissaolot ja poikkeuspäivät. Esimerkiksi arkipyhä voi vähentää tavoitetuntimäärää, ja poissaolot voidaan laskea mukaan suunniteltuihin tunteihin.

Tämä helpottaa suunnittelua, kun viikolle osuu lomapäiviä, sairauspoissaoloja tai muita poikkeuksia. Suunnittelija näkee tilanteen jo vuoroja tehdessään.

Julkaise valmis työvuorolista työntekijöille

Kun suunnitelma on valmis, voit julkaista työvuorot työntekijöille. Julkaisu onnistuu vuoro kerrallaan tai viikoittain. Voit halutessasi lisätä työntekijälle viestin vuoron yhteyteen.

Työntekijä näkee julkaistut työvuoronsa puhelimestaan missä ja milloin tahansa. Vuorot voi käydä tarkistamassa myös tietokoneelta tai tulostetusta työvuorolistasta.

Hoida työvuorojen äkilliset muutokset hallitusti

Jos vuoroihin tulee muutoksia, älä huoli – voit muokata listaa suoraan suunnittelunäkymässä ja päivittää sitten muutokset työntekijöille.

Esimerkiksi sairaustapaukset eivät usein tule kello kaulassa. Koska poissaolot näkyvät suunnittelunäkymässä heti, ne on myös helpompi huomata ajoissa.