Työajanseuranta ja kulunvalvonta huolettomasti pilvipalveluna vai omilla koneilla?

Kunnon yrittäjä koittaa aina päästä mahdollisimman helpolla rutiinihommista. Tai ainakin hänen pitäisi. Pakolliset hommat täytyy tehdä, mutta mieluiten ne hoituisivat itsestään.

Sama pätee myös työntekijöihin. On turha tehdä asioita monimutkaisemmin kuin on pakko. Mielummin tehdään oikeita töitä kuin junnataan rutiinien kanssa.

Oikeat valinnat järjestelmiä hankittaessa voivat säästää reilusti vaivoja myöhemmin – ja erityisesti hermoja.

Tässä jutussa kerromme, mitä hyötyjä saat, kun hoidat työajanseurannan ja kulunvalvonnan pilvipalveluna.

Kerromme myös, missä tapauksissa sinun kannattaa vastata itse laitteiden ja ohjelmien hallinnasta. Sekin on joskus järkevää!

Kuva työntekijä rentoutuu
Kuva: Hutomo Abrianto

Automatisoi työajanseuranta ja kulunvalvonta – ja unohda ne

Deltabitin osaaminen keskittyy toistuivien tehtävien sujuvoittamiseen: kuinka saat hoidettua pakolliset rutiinihommat työajanseurannassa ja kulunvalvonnassa mahdollisimman yksinkertaisesti ja helposti.

Toteutamme yksinkertaisuutta monipuolisesti ja helppoutta jatkuvasti parantaen. Mutta kuitenkin siten, että emme rajoita valinnan mahdollisuuksiasi.

Se voi tarkoittaa esimerkiksi näitä asioita:

  • Henkilöt tunnistetaan sormenjäljellä, jotta heidän ei tarvitse muistaa ottaa mitään mukaan eikä kenenkään tarvitse huolehtia unohduksista. Mutta myös avaimenperätunnisteita ja koodia voi käyttää.
  • Voit automatisoida koko työajanseurannan leimauksesta siihen asti, että työtunnit ilmestyvät raportille valmiiksi laskettuna. Automatisointi hoituu vaivatta, kun teemme määrittelyt puolestasi minimiajassa.
  • Ajasta lukot aukeamaan automaattisesti haluamaasi aikaan ja salli kulku muina aikoina tietyille henkilöille. Jos tarvitaan käsisäätöä, voit hoitaa lukkojen tilan seurannan ja satunnaiset availut etänä omalta koneelta.

Älykäs hallinta keskitetysti

Jotta hommat toimivat helposti ja huolettomasti, tarvitaan taustalle yllättävän osaava järjestelmä. Äly, joka tekee monimutkaisesta yksinkertaista.

Luotettavuuden takaa keskitetty palvelin, joka hoitaa viestinnän järjestelmän eri osien kanssa, tallentaa tiedot ja seuraa toimintaa. Se on järjestelmän aivot.

Kun taustalla pyörivä järjestelmä on päällä, kaikki toimii hienosti. Mutta kun sen kanssa on ongelmia, se alkaa pikkuhiljaa näkyä käytössä. Tai toisinaan saman tien.

Pienetkin ongelmat ärsyttävät. Isot voivat pahimmillaan estää käytön kokonaan.

Tavoitteena on tottakai, että näin ei kävisi koskaan. Jotta kaikki toimii jatkuvasti kunnolla, järjestelmän toimintaa pitää valvoa, ammattimaisesti ja säännöllisesti.

Näin huomaat ajoissa, jos esimerkiksi verkkoyhteyden kanssa on ongelmia tai ukkosen aiheuttama sähköpiikki on rikkonut tietokoneen osia.

Pilvipalvelu vai omat koneet?

Järjestelmässä pitää siis olla älyä. Ohjelmoitu älykkyys ei kuitenkaan riitä, vaan myös ihmisten osaamista tarvitaan.

Mitä vaihtoehtoja sinulla on?

Käytännössä kysymys on siitä, kuinka hoidat keskitetyn palvelimen pyörityksen ja kuka siitä vastaa. Sen voi hoitaa kahdella tavalla:

  1. Pilvipalveluna Deltabitin toimesta
  2. Omilla koneilla omassa verkossa

Molemmilla on faninsa. Toinen on huoleton ja toinen tarjoaa kontrollia. Tässä lyhyesti näiden vaihtoehtojen vertailu.

Pilvipalvelu – huoletonta meininkiä

  • Deltabit vastaa täysin palvelimesta – sekä laitteista että ohjelmista
  • Ohjelmat ja laitteet ovat yhteydessä palvelimeen internet-yhteyden kautta
  • Deltabit valvoo järjestelmän toimintaa ja korjaa ongelmia

Järjestelmäkuva Deltabit tyoajanseuranta- ja kulunvalvontajärjestelmä pilvipalveluna

Omat koneet – tee se itse -yrityksille

  • Vastaat itse täysin palvelimesta tietokoneen hankinnasta ohjelmien ylläpitoon
  • Yleensä koko järjestelmä on yrityksenne sisäverkossa
  • Valvot itse järjestelmän toimintaa ja reagoit ongelmiin

Järjestelmäkuva Deltabit tyoajanseuranta- ja kulunvalvontajärjestelmä omalla koneella

Kumpi on sinulle parempi vaihtoehto?

Kun kulunvalvonta tai työajanseuranta on pilvipalveluna, voit keskittyä tekemiseen, eivätkä tietokoneiden hallintahommat rasita. Omia tietokoneita käytettäessä olet taas riippumattomampi ulkopuolisista, mutta sinun pitää vastata myös ylläpidosta.

Pilvipalvelu tarjoaa helppoutta ja luotettavuutta. Omilla koneilla saat hallintaa ja vastuuta.

Yksinkertaistettuna voisi sanoa, että jos teillä ei ole yrityksenne palkkalistoilla ATK- tai IT-vastaavaa, pilvipalvelu on ehdottomasti oikea ratkaisu.

Jos teiltä löytyy oma ATK-guru, niin pilvipalvelu on silti useimmiten kätevämpi. Kun Deltabit huolehtii palvelun pyörittämisestä ja päivityksistä, niin luotettavuus on tasaisesti hyvällä tasolla.

Oma asennus on paras vaihtoehto silloin, kun haluatte kaiken toimivan omassa verkossanne ja omassa hallinnassanne. Tässä tapauksessa teidän pitää varautua käyttämään enemmän aikaa toiminnan seuraamiseen.

Miten vaihtoehtojen erot näkyvät päivittäisessä tekemisessä?

Pilvipalvelu

Pilvipalvelussa Deltabit seuraa järjestelmän toimivuutta ja katsoo, että yhteydet ovat kunnossa. Tavoitteena on, että työajanseuranta ja kulunvalvonta toimivat teidän näkökulmastanne kuin itsestään.

Jos ongelmia tulee, ne havaitaan usein ennen kuin ne näkyvät käyttäjille millään tavalla. Ongelmien sattuessa Deltabit joko korjaa sen itse tai ottaa teihin yhteyttä, jos se vaatii teidän toimenpiteitänne.

Tällainen tilanne voi tulla esimerkiksi, jos verkkoyhteys jollekin laitteelle on jostakin syystä poikki.

Jos huomaatte ongelman omissa tiloissanne, ettekä saa sitä korjattua voitte ottaa yhteyttä Deltabitiin. Ilmoituksen jälkeen voimme analysoida tilannetta itsenäisesti ja korjata ongelman usein etänä ilman, että teidän tarvitsee tehdä mitään muuta kuin ilmoittaa meille ongelmasta.

Asennus omalle koneelle omassa verkossa

Tässä tapauksessa Deltabit ei valvo järjestelmää, vaan se on teidän vastuullanne. Koska ongelmia tulee harvoin, useimmiten ongelma huomataan vasta, kun jokin ei toimi.

Silloin ongelmaan pitää yleensä reagoida välittömästi, koska tilanne on päällä.

Jos ette saa ratkaistua ongelmaa itse, voitte ottaa yhteyttä Deltabitiin, jolloin voimme antaa ohjeita ongelman ratkaisemiseksi.

Seuraava askel on, että sovimme ajan etätapaamiselle. Siinä käynnistätte etäyhteysohjelmiston halutulla tietokoneella ja otamme etäyhteyden analysoidaksemme ongelmaa paremmin ja mahdollisesti myös ratkomme sitä saman tien.

Kun ongelma on ratkaistu, teidän kannattaa valvoa tilannetta vielä hetki, jotta on selvää, että se ei toistu.

Mikä on käyttäjien valinta?

Kuva mies levittelee käsiään blogiKuva: Elevate

Ei ole kovin yllättävää, että kun esitämme vaihtoehdot, niin likipitäen kaikki valitsevat pilvipalvelun. Koska kulunvalvonta- tai työajanseurantajärjestelmä muutenkin hankitaan yleensä vaivattomuuden vuoksi, niin myös ylläpito ja valvonta halutaan tehdä mahdollisimman helpoksi.

Kun Deltabitin ammattilaiset valvovat järjestelmän toimintaa ja ratkovat ongelmia ennakoivasti, on käyttäminen helpompaa ja ennen kaikkea huolettomampaa.

Kuten kaikessa muussakin toiminnassamme, koitamme tehdä asiat helposti, mutta ilman, että rajoitamme vaihtoehtoja. Jos omatoiminen järjestelmän pyörittäminen sopii teille paremmin, sekin onnistuu.

Kysy, niin me vastaamme

Pilvi vai omat koneet? Jos et osaa päättää, niin kysy vinkkejä. Me autamme aina mielellämme.

 

Ota yhteyttä

Varaa esittely tai kysy lisääinfo@deltabit.fi

Tai soita
010 8358500