Jotta työaika saadaan laskettua oikein, kirjatut työaikatapahtumat pitää tarkistaa ja mahdolliset virheet korjata. Virheitä voi olla kolmenlaisia.
- Puuttuva tai virheellinen tapahtuma
Työajanseuranta perustuu peräkkäisiin tulo-lähtöpareihin. Jos jompikumpi puuttuu, järjestelmä ei pysty laskemaan työaikaa oikein. Virhe näkyy työaikaseurantaikkunassa henkilön, päivän ja tapahtuman kohdalla punaisena taustavärinä. - Tapahtumalle ei löydy automaattisen laskennan määrityksiä
Laskentasäännöt määrittyvät yleensä tulotapahtuman ajan mukaan. Jos tapahtuma-ajalle ei ole määritetty laskentasääntöjä, järjestelmä ei pysty laskemaan työaikaa. Virhe näkyy päiväerittelynäkymässä työvuoron kohdalla kysymysmerkkinä. - Päivällä ei ole yhtään tapahtumaa
Jos normaalilta työpäivältä puuttuvat tapahtumat kokonaan, sitä ei näytetä virheenä, vaan kyseinen päivä näkyy Muu-sarakkeessa yhtenä poissaolopäivänä.
VIRHEIDEN KORJAUS
PUUTTUVA TAI VIRHEELLINEN TAPAHTUMA
Saat avattua haun jälkeen avautuvasta yhteenvetonäkymästä päiväerittelynäkymän kaksoisklikkaamalla henkilöä ja edelleen päiväerittelynäkymästä tapahtumanäkymän kaksoisklikkaamalla haluttua päivää.
Tapahtumanäkymässä virhekohta on merkitty punaisella taustavärillä.
Puuttuva tapahtuma
Tilanne, jossa esimerkiksi tulo- tai lähtötapahtuma puuttuu, jolloin puuttuvat tapahtumat pitää lisätä.
- Lisää puuttuva tapahtuma valitulle päivälle joko painamalla tapahtumaerittelyikkunan oikeassa alalaidassa olevaa +-nappia tai klikkaamalla ikkunassa hiiren kakkosnappia ja valitsemalla avautuvasta valikosta Lisää tapahtuma. Valitse haluttu tapahtumatyyppi ja syötä tapahtuma-aika.
- Voit myös lisätä Lisätieto-kenttään raportilla näytettävän selitteen.
- Älä muuta muita vaihtoehtoja kuin erikoistapauksissa, joissa olet varma tekemästäsi muutoksesta.
Voit lukea tarkemmat ohjeet tapahtuman lisäämiseksi täältä: Puuttuvan työaikatapahtuman lisääminen
Ylimääräinen tapahtuma
Tilanne, jossa samoja tapahtumia on useampi peräkkäin ja ylimääräiset tapahtumat pitää poistaa. Poistamisen voi tehdä joko pysyvästi tai vain piilottamalla tapahtuma.
- Poista tapahtuma pysyvästi joko painamalla näppäimistön Delete-nappia tai klikkaamalla tapahtumaerittelyikkunassa tapahtuman kohdalla hiiren kakkosnappia ja valitsemalla avautuvasta valikosta Poista tapahtuma.
- Poista tapahtuma laskennasta, mutta jätä se talteen klikkaamalla tapahtuman kohdalla hiiren kakkosnappia ja valitsemalla avautuvasta valikosta Poista tapahtuma työaikalaskennasta.
Virheellinen tapahtuma
Tilanne, jossa tallennettu tapahtumatyyppi on väärä. Esimerkiksi tulo, kun sen pitäisi olla lähtö tai lähtö, kun sen pitäisi olla lähtö/loma.
- Avaa tapahtuma muokattavaksi kaksoisklikkaamalla sitä tai klikkaamalla tapahtuman kohdalla hiiren kakkosnappia ja valitsemalla avautuvasta valikosta Muokkaa tapahtumaa. Vaihda tapahtumatyyppi haluamaksesi.
Hakuaikaväli ei sisällä lähtötapahtumaa
Tilanne, jossa työaikaa ei pystytä laskemaan, koska lähtötapahtuma ei näy haussa. Yleensä syy on se, että hakuvälin viimeisen päivän työvuoro jatkuu puolen yön yli hakuajan ulkopuolelle tai haku on tehty kuluvalle päivälle ja työpäivä on vielä kesken.
- Hakuaikavälille voi asettaa myös alkamis- ja loppumiskellonajan. Määritä hakuikkunassa haun Alkaen ja Asti-kenttiin sopiva kellonaika, johon myös puolen yön jälkeen tullut lähtökirjaus mahtuu tai jää pois.
TAPAHTUMALLE EI LÖYDY AUTOMAATTISEN LASKENNAN MÄÄRITYKSIÄ
Tapahtuma, jolle ei löydy automaattisen laskennan määrityksiä näkyy päiväerittelynäkymässä kysymysmerkkinä työvuoron kohdalla. Nämä ovat yleensä epänormaaliin aikaan, kuten öisin, viikonloppuisin tai arkipyhinä tehtyjä töitä.
Valitse oikea työvuoro
- Jos työvuorolle voidaan käyttää olemassa olevia määrittelyjä, voit vaihtaa työvuoron klikkaamalla päiväerittelyikkunassa kyseisen työvuoron kohdalla hiiren kakkosnappia ja valitsemalla avautuvasta valikosta Vaihda työvuoro.
Lisää uusi määrittely puuttuvalle työvuorolle
- Jos sopivaa työvuoromäärittelyä ei löydy, ota yhteyttä Deltabitiin määrittelyn tekemiseksi.
PÄIVÄLLÄ EI OLE YHTÄÄN TAPAHTUMAA
Jos päivän pitäisi olla työpäivä, mutta sillä ei ole tapahtumia, se näytetään oikeanpuolimmaisessa Muu-sarakkeessa yhtenä kappaleena poissaolopäiviä ja työvuoron kohdalla lukee Poissaolo.
Lisää koko päivän poissaolotapahtuma
- Päivälle voi lisätä poissaolotapahtuman joko painamalla ikkunan oikeassa alalaidassa olevaa +-merkkiä tai klikkaamalla alimmassa ikkunassa hiiren kakkosnappia ja valitsemalla avautuvasta valikosta Lisää tapahtuma.
- Valitse avautuvasta valikosta haluttu poissaolon Tapahtumatyyppi, kuten Loma tai Sairaus.
- Poissaolotapahtuman voi merkitä myös usealle päivälle samalla kerralla. Huomaa kuitenkin, että jos lisättävällä aikavälillä on päiviä, jotka eivät normaalisti ole työpäiviä, kuten viikonloput, nekin merkitään poissaolopäiviksi.
Aktivoi automaattinen poissaolokirjaus lähtötapahtuman avulla
Vaihtoehtona voit aktivoida automaattisen poissaolokirjauksen muuttamalla poissaolopäivää edeltävän päivän lähtötapahtuman halutuksi, kuten Lähtö/loma tai Lähtö/sairaus. Tällöin järjestelmä merkitsee seuraavaan tulotapahtumaan asti välissä olevat normaalit työpäivät kyseiseksi poissaoloksi.
- Avaa tapahtuma muokattavaksi kaksoisklikkaamalla sitä tai klikkaamalla tapahtuman kohdalla hiiren kakkosnappia ja valitsemalla avautuvasta valikosta Muokkaa tapahtumaa.
- Vaihda tapahtumatyyppi haluamaksesi.
Luvaton poissaolo
- Jos kyseessä on luvaton poissaolo, jolle ei ole sopivaa poissaolotyyppiä, voit jättää päivän halutessasi myös ilman tapahtumia.
- Voit myös tarvittaessa olla yhteydessä Deltabitiin sopivan määrittelyn tekemiseksi.