Deltabit Gatekeeperissä voi yksittäisille henkilöille antaa oikeuksia toisten henkilöiden tietojen käsittelyyn. Oikeuksia hallitaan hallintaohjelman Henkilöt-osassa.
Oikeudet perustuvat käyttäjäryhmiin. Jokaiselle henkilölle valitaan oma käyttäjäryhmä. Sen jälkeen valituille henkilöille voi antaa oikeuksia haluttuihin käyttäjäryhmiin.
Oikeudet koostuvat kolmesta osasta:
- Oma käyttäjäryhmä
- Kenen tietoja henkilö saa käsitellä = mihin käyttäjäryhmiin henkilöllä on oikeudet. Jos halutaan, että henkilö saa katsella tai muokata vain omia tietojaan, pitää käyttäjäryhmien valinnat jättää tyhjiksi.
- Mitä tietoja henkilö saa käsitellä = mitä oikeuksia henkilöllä on kyseisiin ryhmiin
Jotta tietoja pystyy käsittelemään, on määritettävä sekä mitä tietoja saa käsitellä että kenen tietoja saa käsitellä. Vain toisen osa-alueen oikeudet eivät siis riitä.
Kun järjestelmän ottaa käyttöön, vain pääkäyttäjätunnuksella on hallintaoikeudet. Siksi ensimmäiseksi kannattaa luoda pääkäyttäjätunnuksella järjestelmän hallinnoijalle henkilökohtainen tunnus ja antaa hänelle kaikki oikeudet.
Henkilön oman käyttäjäryhmän valinta
Henkilöt-ikkunassa henkilön kohdalla oleva Käyttäjäryhmä-valinta määrittää henkilön oman käyttäjäryhmän. Se ei vaikuta millään tavalla siihen, keiden tietoja kyseinen henkilö saa käsitellä, vaan sillä valitaan ainoastaan se, mihin ryhmään kyseinen henkilö kuuluu.
- Avaa Henkilöt-ikkuna ja valitse henkilö
- Valitse kohdassa Muut asetukset – Käyttäjäryhmä ryhmä, johon henkilö kuuluu
Tämä ryhmä pitää yleensä valita jokaiselle henkilölle. Jos ryhmää ei aseteta, vain järjestelmänvalvojatunnuksella on oikeus käsitellä hänen tietojaan.
Oikeuksien antaminen
Kenen tietoja saa käsitellä
Oikeus eri henkilöiden tietojen käsittelyyn määritellään käyttäjäryhmillä. Ryhmät voidaan rakentaa puumaiseen listaan, jossa oikeus johonkin ryhmään antaa automaattisesti oikeuden saman haaran alempiin ryhmiin.
Henkilöille, joilla on oikeus käsitellä muiden tietoja, annetaan oikeudet valittuihin käyttäjä- ja/tai kulkuoikeusryhmiin kohdassa Kenen tietoja saa käsitellä.
Käyttäjäryhmät-valintaikkunassa valitaan, kenen kyseisiä tietoja käyttäjä saa käsitellä.
Kulkuoikeusryhmät-valintaikkunassa annetaan käyttäjälle oikeudet hallinnoida tunnistautumisoikeuksia eri laitteilla, eli kulunvalvontaryhmillä.
- Avaa Henkilöt-ikkuna ja valitse henkilö
- Valitse kohdassa Hallintaoikeudet – Kenen tietoja saa käsitellä ryhmät, joiden tietoja henkilö saa käsitellä.
- Jos henkilölle halutaan antaa oikeudet vain omien tietojensa käsittelyyn, jätä valinnat tyhjiksi.
Mitä tietoja saa käsitellä
Nämä asetukset määrittävät ohjelmakohtaisesti mihin eri toimintoihin ja millä tasolla käyttäjällä on oikeus.
Oikeudet rajataan erikseen käyttäjän omiin tietoihin ja muiden henkilöiden tietoihin. Muut henkilöt tarkoittavat käyttäjäryhmiä, jotka on sallittu kohdassa Kenen tietoja saa käsitellä.
- Valitse ohjelma, johon haluat antaa oikeuksia
- Valitse oikeudet, jotka haluat antaa. Voit käyttää sinisiä pikavalintanappeja tai valita oikeudet yksi kerrallaan.
Usein käytetty valinta on kohta Muiden työaikaseuranta. Tällöin esimies pääsee katsomaan alaistensa työtunteja.
Jos haluat antaa hänelle lisäksi oikeudet myös korjata ja lisätä tapahtumia, salli myös Muiden tapahtumien muokkaus.
Ja jos haluat antaa hänelle oikeudet lisätä henkilöitä tai heille sormenjälkiä, kulkukoodeja, käyttäjätunnuksia jne., salli Muiden henkilötietojen muokkaus.
Vastaavasti, jos haluat antaa hänelle oikeudet omiin tietoihinsa, voit valita vastaavat oikeudet kohdista Oma työaikaseuranta, Omien tapahtumien muokkaus jne.
Jos haluat, että henkilöllä on oikeus vain omiin tietoihinsa, jätä kaikki käyttäjäryhmät valitsemattomiksi kohdassa Kenen tietoja saa käsitellä – Käyttäjäryhmät.
Jos henkilöllä on muokkausoikeudet, hänellä on automaattisesti myös katseluoikeudet.