Lisää tulojasi ja löydä säästöjä työvaiheseurannalla

Sähköinen työajanseurantajärjestelmä on mainio työkalu varmaan ja helppoon työajanseurantaan. Sillä saat kerättyä työtunnit talteen ja tulostettua raportteja palkanlaskentaan. Lakisääteiset velvoitteet hoituvat ja palkanlaskennan työ kevenee.

Mutta sillä voisi tehdä paljon enemmänkin. Kuten vaikka työn sisällön seurantaa ja analysointia. Voisit siirtyä pelkästä tuntien määrän laskennasta itse asiaan. Siihen, mihin työaika käytetään. Siis työvaiheseurantaan.

Kenelle työvaiheseuranta sopii?

Työvaiheseuranta voisi passata sinulle, jos joku seuraavista kuulostaa kiinnostavalta

  • Yrityksesi tekee tuotannollista työtä ja haluat saada selville eri työvaiheisiin kuluvan ajan toiminnan tehokkuuden parantamiseksi.
  • Teette paljon asiakaskohtaista työtä, jota haluat seurata joko kannattavuuden analysointia tai laskutusta varten.
  • Haluat parantaa sisäisten kustannusten seurantaa tarkalla työvaiheiden analysoinnilla.
  • Teet projektityötä ja haluat seurata henkilötuntien käyttöä projektin kuluessa.

Sait toivottavasti näistä esimerkeistä idean siitä, minkälaisiin tarpeisiin työvaiheiden seuranta sopii. Jokainen firma on kuitenkin omanlaisensa ja siksi käyttötapoja on paljon enemmän. Jos laitatte oman ideariihen pystyyn, niin keksitte varmasti vielä monta muutakin hommaa, johon työn sisällön seurantaa voi käyttää.

Kuva hitsaajasta työssäKuva Rob Lambert

Mitä hyötyä työn sisällön seurannasta on?

Kun tiedät, mihin työaika kuluu, löydät melko varmasti paljon uusia mahdollisuuksia yrityksesi toiminnan kehittämiseen. Tässä muutama esimerkki.

1. Toiminnan tehokkuus lisääntyy

Jos firmasi tuottaa tavaraa tai muita myytäviä juttuja, niin saat seurattua yksittäisiin työvaiheisiin ja -tehtäviin kuluvan ajan. Näin tuotantosi pullonkaulat tulevat näkyviksi ja tekemistä vähän viilaamalla saat kaikki tehot irti porukastasi.

2. Projektien miehitys paranee

Teetkö paljon projektityötä? Kun kaikki kirjaavat eri projektitehtäviin kuluvan ajan, voit verrata käytettyä työmäärää suunniteltuun. Niin tiedät hyvissä ajoin, menikö projektin resursointisuunnitelma ihan käsille vai oletko suunnittelun superstara.

3. Asiakkaiden kannattavuuden seuranta tarkentuu

Asiakaskohtainen kannattavuus paranee, kun seuraat tiukan hinnan vääntäneelle asiakkaalle kohdistetun työn määrää. Voit verrata sitä laskutukseen ja katsoa onko homma kannattavaa vai ei. Osuiko tuntiarvio kohdalleen vai pitääkö ensi kerralla olla tiukempi?

4. Laskutus automatisoituu

Kun jokainen laittaa tehtäväkohtaiset tunnit talteen jo työtä tehdessä, niin laskutus helpottuu. Tunteja saa tallennettua ja seurattua sekä asiakas- että projektikohtaisesti. Näin saat yksityiskohtaisetkin raportit asiakkaiden laskutusta varten.

Ensiksi tarvitaan tarkasti määritetty rakenne

Deltabitin työajanseurantajärjestelmässä työaikakirjausten tekoon ja työn sisällön raportointiin tarvitaan kaksi osaa: Deltabit Gatekeeper -ohjelmisto hallintaan ja määrittelyihin sekä Deltabit Idis -kosketuspääte leimausten tekoon.

Deltabit Gatekeeperissä voit vapaasti määritellä haluamasi projekti- tai tehtävärakenteen. Tehtäviä voivat olla esimerkiksi eri asiakkaille tehtävä asiakaskohtainen työ, työn tyyppi tai vaikka projekti tai kustannuspaikka.

Tässä muutama esimerkki, jotka voivat helpottaa rakenteen suunnittelua:

  • Mikä on pääprojekti ja mitä alaprojekteja sillä on?
  • Mitkä ovat työvaiheet ja mitä vehkeitä missäkin työvaiheessa käytetään?
  • Mitä työtä tehdään ja kuka on asiakas?
  • Tai toisin päin: kuka on asiakas ja mitä työtä hänelle tehdään?

Järjestelmään syötetty rakenne määrittää myös mitä käyttäjät näkevät leimausta tehdessä. Siksi sen pitää olla heille helposti ymmärrettävä ja looginen.

Kuva projektin suunnittelua pöydän ääressäKuva Štefan Štefančík

Raportoinnissa tehtävät liitetään toisiinsa

Työvaihekirjaukset tehdään Deltabit Idis -työaikapäätteellä. Jokainen leimaa työajan vain itselleen, mutta raporteissa tietoja voidaan näyttää myös tehtävittäin ja henkilöryhmittäin – tai vaikka niiden yhdistelminä.

Raportti voi listata esimerkiksi kuinka monta tuntia työtä kullekin asiakkaalle tehtiin viimeisen viikon aikana ja mistä tehtävistä työ koostui. Tai mihin projektiin aika oikein kului ja mille kustannuspaikalle työ kirjataan.

Mahdollisia yhdistelmiä on siis paljon ja siksi sinulla pitää olla jo etukäteen hyvä kuva siitä, mitä tietoa haluatte järjestelmästä ulos.

Rakenne kannattaa miettiä tarkasti, jotta saat siitä sekä ymmärrettävän käyttäjille että kätevän raportteja tulostaville hallinnoijille.

Määrittelyn vaikeudesta ei kannata kuitenkaan liikaa huolestua. Me olemme apunasi määrittelemässä ja hoidamme rakenteen toteutuksen järjestelmään.

Kuinka saat tehtyä parempia päätöksiä tietoja yhdistelemällä?

Saat työvaiheseurannan tuottamasta tiedosta vielä enemmän irti, kun yhdistät sen ulkopuolisten järjestelmien tuottamien tietojen kanssa.

Näitä ovat esimerkiksi palkkatiedot, projektien työmääräsuunnitelmat, laskutustiedot tai kustannuspaikkakartta.

Tässä muutama esimerkki siitä, mitä iloa tietojen yhdistelemisestä voit saada:

  • Kun yhdistät yksittäisiin tehtäviin kulutetun ajan palkkatietojen kanssa, näet paremmin työn todelliset kustannukset tehtäväkohtaisesti.
  • Laskutustietojen analysoinnin avulla saat tiedot asiakkaalta laskutettavan työn määrästä ja voit haarukoida hinnoittelun osuvuutta.
  • Tuotannon tehokkuutta on helppo seurata ja pullonkaulojen löytäminen helpottuu, kun eri työvaiheisiin kuluvaa aikaa voi seurata systemaattisesti.

Kuva nainen tekemässä laskelmia
Kuva rawpixel.com

Työaika tallennetaan haluamillesi tehtäville Deltabit Idis -kirjauspäätteellä

Sormenjäljellä toimivalla Deltabit Idis -työaikapäätteellä tuntien kirjaus käy luotettavasti ja helposti ilman puhelinta tai tietokonetta parilla kosketuksella. Ja kun leimaukset tehdään sormenjäljellä, niin ne menevät aina oikealle henkilölle.

Voit määritellä käyttäjille näytettävät nappulat helposti Deltabit Gatekeeper -ohjelmassa. Määrittelyn jälkeen tiedot siirtyvät automaattisesti Deltabit Idis -työaikapäätteelle. Jos projektit muuttuvat, niin kirjausnappien päivitys käy vaivattomasti.

Paljonko lysti maksaa?

Parhaiten se selviää, kun otat meihin yhteyttä. Käydään ideasi läpi ja tutkitaan, mitä se vaatii.

Yhteenveto

Deltabitin työajanseuranta tallentaa (tottakai) lain vaatimat tai palkanmaksua varten kerättävät työtunnit. Mutta niiden lisäksi se tarjoaa sinulle myös tavan seurata tarkasti ja luotettavasti eri työtehtäviin käytettyä aikaa.

Työvaiheseuranta voi paljastaa yllättäviä asioita yrityksesi toiminnasta. Tehokkuuden ja tarkkuuden parantuessa systeemi voi maksaa itsensä takaisin yllättävänkin nopeasti.

Kutsu meidät esittelylle

Jos harkitset hankintaa, niin paras tapa päästä päätökseen on nähdä systeemi käytössä.

Suomi on niin pieni maa, että voimme tulla esittelemään sitä paikan päälle. Vaikka Utsjoelle, jos tarvetta löytyy. Tai Hankoon.

Kysy lisää tai varaa esittely

Sähköposti: info@deltabit.fi
Puhelin: 010 835 8500

Tai lue lisää Deltabitin työajanseurantajärjestelmästä:

Deltabit työajanseuranta