Ilmainen työajanseuranta: tuntilista- ja Excel-pohjat käyttöösi

Deltabit ilmainen työajanseuranta

Useimmissa yrityksissä työajanseurantaa käytetään kahteen asiaan:

  1. työaikatietojen keräämiseen ja
  2. työtuntien laskemiseen palkanlaskentaa varten.

Minimivaatimuksena työajanseurantalaki vaatii, että työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Eli ilman työajanseurantaa ei yksikään yli yhden hengen yritys voi toimia.

Tässä jutussa annamme muutamia esimerkkejä siitä, mitä vaihtoehtoja sinulla on, jos haluat päästä halvalla. Samalla listaamme myös minkälaisia rajoituksia kussakin tapauksessa on.

Mukana on myös ilmaisia tuntilista- ja Excel-mallipohjia työajanseurantaan, joita voit muokata ja käyttää vapaasti.

Pohjat ovat esimerkkejä ja aina kun niissä on laskentaa, haluamasi laskentaehdot voivat olla erilaisia kuin pohjassa olevat kaavat. Siksi emme voi ottaa vastuuta laskennan toimivuudesta juuri sinun käytössäsi. Mutta kannattaa silti kokeilla sopisivatko ne sinulle.

Ilmainen työajanseuranta yksinkertaiselle firmalle

Jos firmassasi työajan määrittelyt ovat yksinkertaistettu minimiin, saattaa hyvinkin olla, että löydät käyttöösi ilmaisia työkaluja työajan seurantaan. Voit ulkoistaa tuntien kirjauksen suoraan työntekijöille ja saat tarvittaessa näytettyä, että kirjaukset ovat kunnossa.

Mitä vaaditaan, että tämä onnistuu? Aloitetaan yksinkertaisimmasta tapauksesta:

Kiinteä työaika, lounastauko vähennetään automaattisesti työajasta eikä ylitöitä tehdä

Kaikkein helpoimmalla pääset, jos kaikki nämä säännöt täyttyvät suurimman osan ajasta:

  • kaikilla työntekijöillänne on kiinteä työaika
  • lounastauko vähennetään automaattisesti työajasta eikä muita taukoja seurata
  • teillä ei tehdä ylitöitä, sunnuntaitöitä eikä muita perustyöajan päälle tulevia töitä
  • palkan päälle ei makseta lisiä.

Silloin sinun tarvitsee ainoastaan kirjata tehdyt työtunnit ja seurata, että kukaan ei tee liikaa tai liian vähän töitä.

Kun sinulla on tuntikirjanpito, niin lain lisäksi vaatima lista suoritetuista korvauksista (eli palkasta) työntekijöittäin muodostuu palkkakuiteista tai palkkayhteenvedosta.

Kolme vaihtoehtoa

Tässä tapauksessa sinulla on kolme ilmaista vaihtoehtoa tuntien seuraamiseen:

  1. Jokainen työntekijä kirjaa itse tunnit paperille
  2. Työntekijä kirjaa tunnit tietokoneella taulukkoon.
  3. Työntekijä käyttää nettipohjaista työkalua tuntien kirjaukseen.

Käymme seuraavaksi nämä vaihtoehdot läpi yksityiskohtaisemmin. Löydät myös joka kohdasta ilmaiset esimerkkipohjat, jotka voit ladata omaan käyttöösi.

1. Jokainen työntekijä kirjaa itse tunnit paperille

Tämä on klassinen tapa hoitaa työajanseuranta. Vastuu on työntekijöillä, eikä turhaa automaatiota käytetä.

Työntekijä kirjaa tunnollisesti tunnit paperille joka päivä ja kuun lopussa esimies vilkaisee ne läpi ja kiittää hyvästä työstä. Sitten palkanlaskija katsoo, että taas meni kaikki hienosti, laskee palkan ja toteaa, että laitetaan palkka maksuun.

Tähän riittää yksinkertainen paperinen tuntilappu, jota sitten monistetaan jokaiselle työntekijälle kuukausittain. Tässä yksi esimerkki, miltä tuntilistapohja voisi näyttää.

Deltabitin ilmainen tuntilistapohjaLataa tuntilistapohja

Teimme tästä myös toisen version oikein vanhanaikaisesti käsityönä, jos kaipaat persoonallisempaa otetta. Sillä voi saada rennomman olon kun täyttää tunteja…

Kuva Deltabit - Käsin tehty tuntilistapohja

Lataa tuntilistapohjaKäsin tehty 🙂

Tämä tapa toimii hienosti, kun luottamus työntekijöihin ja heidän tunnollisuuteensa lappujen täyttämisessä on kunnossa. Se on kuitenkin aika työläs muistettava työntekijöille, eikä tietoja voi suoraan käyttää mihinkään muuhun kuin tietojen katseluun.

2. Työntekijä kirjaa tunnit tietokoneella taulukkoon

Seuraavassa kehitysversiossa työntekijä kirjaa tiedot taulukkolaskentaohjelman työaikataulukkoon tietokoneella tai verkossa esimerkiksi Microsoft Excelillä tai Google Sheetsissä.

Ero paperisiin tuntilappuihin on se, että tyhjiä tuntilappuja ei tarvitse kopioida kopiokoneella, vaan tiedosto kopioidaan joka kuukausi tietokoneella jokaiselle työntekijälle. Bonuksena tietoja on mahdollista käyttää muuhunkin, koska ne ovat sähköisessä muodossa.

OIkein aktiivinen työajan hallintomestari voi helpottaa työntekijöiden hommaa täyttämällä päivämäärät taulukkoon jo valmiiksi, jotta paperilappujen täyttämiseen verrattuna säästyy taas muutama sekunti.

Tämä malli ei sovi jokaiseen työpaikkaan, sillä se vaatii, että työntekijöillä on pääsy tietokoneelle tietojen täyttämistä varten. Hommia, joissa tietokonetta ei käytetä löytyy yllättävän paljon.

Alla on tätä tarkoitusta varten ladattava ilmainen työaika-Excel-pohja.

Deltabit ilmainen tuntilista Excel-pohjaLataa Excel-pohja

Taulukossa ei ole mitään laskentaa, vaan se on tarkoitettu ainoastaan tehtyjen tuntien kirjaukseen käsin.

Periaate on se, että jos vaikka työaika jää jostakin syystä vajaaksi, työntekijä voi itse laskea taulukkoon kyseisen päivän työajan. Työajan voi tottakai myös laskea ja vahvistaa normaalitapauksessakin.

Yksinkertainen laskentataulukko päivittäisen työajan laskentaan

Jos sinulla on tarve laskea työaika tarkasti tulosta lähtöön tai lounastaukoa seurataan toteutuneen ajan mukaan, voit käyttää alla olevaa taulukkoa. (Alkuperäinen Microsoftin tekemä taulukko, josta tämä taulukko on muokattu, löytyy täältä.)

Siinä lasketaan tulo- ja lähtöajan erotus ja siihen voi lisätä yhden tauon (oletuksena lounas) tulo- ja lähtöajan. Taukoon käytetty aika vähennetään työajasta.

Huomaa, että lasketut työtunnit näytetään desimaalilukuna, eli tunteina ja minuutteina. Näin sitä voi tarvittaessa käyttää muussa laskennassa. Esimerkiksi 7 tuntia 30 minuuttia on desimaalilukuna 7,50 tuntia.

Deltabitin ilmainen työajanseuranta Excel-pohjaLataalaskentataulukkopohja

Tämä on siis hieman edistyneempi versio edellisestä taulukosta, koska siihen on mahdollista kirjata myös yksi tauko pelkän tulo- ja lähtöajan lisäksi ja päivittäinen työaika lasketaan automaattisesti.

3. Työntekijä käyttää nettipohjaista työkalua tuntien kirjaukseen.

Tunnit voi kirjata myös nettipalveluun taulukkolaskentaohjelman sijasta. Tällöin ei tarvita muuta kuin selain ja kirjaus onnistuu yleensä myös älypuhelimella.

Nettityökaluja tuntien kirjaamiseen löytyy paljon. Useimmat niistä ovat englanninkielisiä. Ne ovat yleensä tarkoitettu laskutettavien tuntien kirjaamiseen ja siksi kohderyhmänä ovat freelancerit ja alihankintatyötä tekevät. Siksi ominaisuuksia löytyy jopa turhankin paljon.

Hinta on pienille käyttäjämäärille yksinkertaisilla ominaisuuksilla ilmainen. Siksi se on toimiva vaihtoehto, jos tarpeet ovat yksinkertaiset, eikä sinun tarvitse välittää Suomen työaikalainsäädännöstä tai työehtosopimuksista.

Yksi edustava esimerkki on Toggl. Siitä löytyy eritasoisia versioita, joista yksinkertaisin on ilmainen (jos sitä osaa etsiä 😊). Tuntien kirjaus onnistuu sekä selaimella että puhelimella ja raportteja löytyy monenlaisia. Tiedot voi myös siirtää muihin järjestelmiin.

Esimerkkipohjia ylitöiden laskentaan

Tässä on pari esimerkkiä siitä, kuinka ylitöiden laskentaa voi helpottaa yksinkertaisimmissa tapauksissa.

Kiinteä tai liukuva työaika, vuorokautiset ylityöt, ei lisiä.

Jos työpaikallasi tehdään yksinkertaisia ylitöitä, sen hallinta saattaa olla mahdollista yksinkertaisella Excel-mallilla. Taulukkoon kirjataan päivämäärä, tulo- ja lähtöajat sekä päivän aikana pidetyt palkattomat tauot, kuten lounastauko.

Näiden pohjalta joko työntekijä itse, esimies tai palkanlaskija voi laskea työajan ja 50% sekä 100% ylityöt.

Jotta laskenta pysyy yksinkertaisena, niin työehtojen tulee olla jopa hieman yksinkertaisempia kuin laissa sallitaan. Esimerkiksi viikkoylitöitä ja päivittäisiä ylitöitä on hankala yhdistää samaan taulukkoon. Näiden yhdistäminen yhteen taulukkoon tekisi siitä sekavan jommallekummalle käyttäjäryhmälle.

Alla oleva taulukko on päittäisten ylitöiden käsin kirjaamiseen. Siihen on helppo laskea itse päivittäiset ylityöt ja sunnuntaiylitöiden 100% lisät. Sitä voi myös käyttää yksinkertaiseen joustavan työajan saldon laskemiseen.

Deltabitin ilmainen tuntilista pohja joustava työaika ja ylityöt

Lataa tuntilistapohja(pdf) Lataa tuntilistapohja(Excel)

Taulukossa ei ole laskentaa, vaan työ pitää tehdä itse. Laskenta puuttuu, koska siitä tulee helposti niin monimutkaista, että jos joillakin käyttäjillä on erilaiset ehdot, niin laskenta menee väärin ilman, että käyttäjä edes huomaa sitä.

Säännöllinen työaika ja viikkoylityöt

Jos yrityksessänne on käytössä viikkoylityöt päivittäisten ylitöiden sijaan, alla olevasta taulukosta voi olla teille apua. (Alkuperäinen Microsoftin tekemä taulukko, josta tämä taulukko on muokattu, löytyy täältä.)

Taulukkoon voi määrittää jakson oletustuntimäärän, jonka perusteella taulukko laskee sen yli menevät tunnit ylityötunneiksi.

Deltabitin ilmainen työajanseuranta Excel-pohja viikkoylityötLataalaskentataulukkopohja

Tätä taulukkoa käytettäessä jokaiselle ylitöiden seurantajaksolle pitää tehdä oma taulukko, jotta laskenta menee oikein. Jonkin verran käsityötä siis tarvitaan.

Työpaikat, joissa seurataan tietyn alan työehtosopimusta

Jos yrityksessäsi on käytössä työehtosopimus, hommasta tulee yleensä paljon monimutkaisempaa.

Jo pelkästään se, jos työehtosopimuksissa on sovittu erityyppisistä erikoislisistä, aiheuttaa sen, että laskenta tuskin onnistuu ilmaiseksi. Rahaa menee joko palkanlaskijalle tai työajanlaskentajärjestelmään.

Tässä tapauksessa sinulla on (ainakin) kolme vaihtoehtoa:

  1. Kerää tunnit joko manuaalisesti tai työajanseurantajärjestelmällä (esimerkiksi Deltabit Gatekeeper) ja lähetä ne palkanlaskijalle.
  2. Kerää tunnit ja erittele ne työaikalajeihin työajanseurantajärjestelmässä ja lähetä ne palkanlaskijalle.
  3. Kerää tunnit työajanseurantajärjestelmällä ja siirrä ne sähköiseen palkanlaskentajärjestelmään.

Jokaisen vaihtoehdon suhteellinen edullisuus vaihtelee riippuen yrityksesi koosta ja työehtosopimuksen ehdoista. Kun teet päätöksiä, kannattaa verrata sähköisen järjestelmän hintaa palkanlaskijan palkkakustannuksiin. Kaikilla vaihtoehdoilla on kustannuksensa.

Toinen pohdittava asia on luotettavuus. Sähköisten järjestelmien virittely kohdalleen on oma taiteenlajinsa, mutta kun se on tehty, laskenta toimii joka kerta samalla lailla. Ihmisten tekemänä poikkeukset on helpompi hallita, mutta rutiineissa tapahtuu helpommin virheitä.

Voiko työajanseurannan hoitaa ilmaiseksi?

Hyviä uutisia! Tietyn tyyppisissä on mahdollista hoitaa työajanseuranta ilmaiseksi (jos työntekijöiden käyttämää aikaa ei lasketa).

Se vaatii, että työaikaehdot ovat todella yksinkertaiset. Silloin yksinkertainen taulukko tietokoneella tai vaikka paperillakin riittää täyttämään työaikalain vaatimukset työaikakirjanpidolle. Palkanlaskija hoitaa korvausten kirjauksen, koska palkkaa pitää maksaa joka tapauksessa.

Yllä on useampia esimerkkitaulukoita käyttöösi. Ne ovat kuitenkin vain esimerkkejä, sillä työaikalaskennasta saa helposti todella monimutkaista, jos sen haluaa automatisoida. Jokaisen yrityksen vaatimukset ovat hieman erilaiset, jopa työntekijäryhmittäin. Siksi yleispätevää taulukkoa on mahdotonta tehdä.

Kiinnostaisiko kuitenkin työajanseurantajärjestelmä?

Jos taulukon teko tuntuu monimutkaiselta, kannattaa harkita yksinkertaisen työajanseurantajärjestelmän hankkimista. Pienissäkin firmoissa työajanseurantajärjestelmä helpottaa työtä, vaikka se hieman maksaakin.

Raportoinnin automatisointi säästä vaivaa ja vähentää samalla inhimillisiä virheitä. Ja se saattaa loppujen lopuksi tulla halvemmaksi, jos työntekijöiden työajan kirjaamiseen käyttämä aika lasketaan mukaan. Puhumattakaan epäselvyyksien selvittelyyn käytetystä ajasta.

Kun hankit työajanseurantajärjestelmän, saat toimittajan koko asiantuntemuksen käyttöön. Silloin sinun ei tarvitse huolehtia monimutkaisesta laskenta-automatiikasta, vaan spesialistit hoitavat sen kuntoon.

Meilläkin on reilusti kokemusta työajan hallinnan helpottamisesta ja autamme mielellämme sinuakin. Ota yhteyttä, niin katsotaan kuinka voimme auttaa.

 

Varaa esittely tai kysy lisääinfo@deltabit.fi

Tai soita
010 8358500

LUE TYÖAJANSEURANTA-JÄRJESTELMÄN HANKINTAOPAS